Związek Alternatywa w Krajowej Administracji Skarbowej jest dynamicznie rozwijającą się organizacją, do której co miesiąc dołączają dziesiątki nowych członków chcących ubiegać się o lepsze warunki zatrudnienia w sferze budżetowej, ale nie tylko.

Opis sytuacji

Związkowa Alternatywa w KAS zwróciła się do nas z zapytaniem o możliwość opracowania mechanizmu ułatwiającego księgowanie zbiorczych przelewów od poszczególnych Izb Urzędu Skarbowego. W odpowiedzi na tę potrzebę wdrożyliśmy nasz system Pagaspot oraz przygotowaliśmy nową funkcjonalność, która umożliwia rozliczenie dowolnej wielkości wpłat zbiorczych na setki pojedynczych osób przy pomocy kilku kliknięć.

Wyzwania Związku

Rozliczanie wpłat z tytułu składek prowadzone było ręcznie w excelu, co wymagało
pełnoetatowego zaangażowania dwóch osób w proces przenoszenia i identyfikacji wpłat z wyciągu bankowego do excela. Przy wątpliwości związanej z tym czy wszystkie wpłaty od danego członka zostały zaksięgowane, konieczne było ponowne zweryfikowanie wszystkich wpłat na rachunku bankowym z wprowadzonymi do excela. Jednocześnie ponaglenia do osób, które zapomniały o wpłacie wymagało manualnego pisania wiadomości lub dzwonienia do zalegających.

Rozliczanie wpłat u tego Klienta wiązało się z następującymi szczegółami:

  1. Wpłaty dzielą się na indywidualne, jak i zbiorcze, dokonywane przez pracodawców (potrącenie z pensji za zgodą pracownika),
  2. W ciągu miesiąca jest ich blisko 4 tysiące,
  3. Przy tak dużej liczbie członków, regularnie pojawiają się członkowie o tych samych imionach i nazwiskach co wymaga dodatkowej weryfikacji, na kogo powinny zostać rozliczone wpłaty.

Związkowa Alternatywa w KAS poszukiwała rozwiązania, które umożliwi:

  1. skrócenie czasu poświęconego na rozliczenie wpłat,
  2. wgląd w aktualny stan rozliczeń dla członków,
  3. zwiększenie precyzji rozliczeniowej – brak błędów,
  4. Poprawę ściągalności i systematyczność wpłat.
“Excel już nie wystarczał, był prymitywny. Pracowałam w urzędzie i wystawiałam upomnienie na zaległości i weryfikowałam czy należne zgadza się z wpłatą - miałam doświadczenie i widziałam, że potrzebujemy czegoś więcej niż excela. Potrzebowałam żeby nie było pomyłek - w excelu łatwo zrobić pomyłkę, a w programie te pomyłki nie występują.”
Iwona Promińska - skarbniczka ZA w KAS

Proces wdrożenia

Związkowa Alternatywa w KAS korzystała z własnego pliku excel, w którym znajdował się rejestr członków wraz z objaśnieniami. Podczas pierwszego spotkania omówiliśmy znaczenie poszczególnych informacji w pliku, tak aby właściwie skonfigurować Pagaspot i wprowadzić dane. Zespół Pagaspot skonfigurował system, wprowadził dane i uzupełnił należności, a następnie umówił się na stacjonarne spotkanie z ZA w KAS w sprawie wdrożenia i szkolenia. W
trakcie spotkania wprowadziliśmy niezbędne poprawki na podstawie uwag skarbniczki. W trakcie wdrożenia jak i pracy ZA w KAS otrzymało indywidualnego konsultanta, który pomógł rozwiązywać wątpliwości. Po trzech miesiącach od wdrożenia, spotkaliśmy się ponownie na żywo by omówić dotychczasową współpracę.

Rozwiązanie

W ciągu zaledwie 2 tygodni udało się skonfigurować, przetestować i wdrożyć system Pagaspot. Zgodnie z założeniami system pozwolił maksymalnie oszczędzić czas skarbniczek m.in. dzięki importowi wyciągów bankowych, który zautomatyzował najbardziej czasochłonną część pracy, czyli – rozliczanie wpłat. Po pierwszej konfiguracji w postaci przyporządkowania wpłat, obecnie po zaciągnięciu wyciągu bankowego, wszystkie wpłaty pojawiają się na liście do rozliczenia.

[na granatowym tle] Pagaspot uczy się rozpoznawania wpłat i po miesiącu automatycznie podpowiada, na kogo rozliczyć wpłatę i na jakie konkretnie składki.

Identyfikacja wpłat, przebiega na podstawie numeru rachunku bankowego osoby wpłacającej, dzięki czemu wyeliminowane zostały pomyłki w rozliczeniach wpłat osób o tych samych imionach i nazwiskach. Dodatkowo, zaimportowane wpłaty można rozliczać w kilka osób, na kilku urządzeniach w tym samym momencie. Jeśli nie zakończymy rozliczania, z łatwością można powrócić do ostatnich nierozliczonych wpłat by dokończyć pracę.

Ponadto wdrożony system Pagaspot umożliwia automatyczną wysyłkę wiadomości o nowej składce do wybranych członków oraz automatyczną wysyłkę ponagleń do zalegających. Dzięki temu członkowie są dobrze poinformowani, a jeśli zapomną o wpłacie składki, Pagaspot zawczasu im przypomni o zaległości. Każde powiadomienie z Pagaspot zawiera link do płatności nie wymagający logowania, który umożliwia w wygodny sposób opłacenie składki za pomocą szybkich płatności.

Członkowie wpłacający samodzielnie mają możliwość zalogowania się na swoje konto i wyświetlenia stanu rozliczeń wraz z możliwością dokonania płatności czy wysłania wiadomości do Związku.

Osiągnięte rezultaty

  • Skrócenie czasu potrzebnego na rozliczenia o ok. 90%
  • Podgląd aktualnego stanu rozliczeń 24/7
  • Redukcja błędów w rozliczeniach o 99%

Efekt

Oszczędność ponad 80 godzin skarbniczki miesięcznie, która dzięki uzyskanym dodatkowym godzinom może zająć się nowymi wyzwaniami. Zarząd zyskał narzędzie, dzięki któremu w dowolnym momencie może sprawdzić stan składkowy w całym Związku.

“Można powiedzieć, że ze 100% czasu na rozliczenia, teraz poświęcamy 10%. Wielka oszczędność.”
Iwona Promińska - skarbniczka ZA w KAS

Dowiedz się jak Pagaspot może usprawnić pracę administracji w Twoim Związku Zawodowym! W trakcie darmowej rozmowy z konsultantem zapytamy Cię o Twoją sytuację i na tej podstawie powiemy Ci czy i w jaki sposób jesteśmy w stanie Ci pomóc. Z tej możliwości skorzystało ponad 170 organizacji korzystających z Pagaspot.