Campus Bemke w Wadowicach to powierzchnia 32 hektarów zaprojektowana jako spójne środowisko edukacji, rozwoju i codziennego funkcjonowania zaangażowanej społeczności. To fizyczna przestrzeń hubu edukacyjnego Bemke — modelu, który łączy edukację z rozwojem osobistym w inspirującej przestrzeni.

Na kampusie obecnie działają szkoła podstawowa oraz przedszkole, a w planach rozwojowych jest uruchomienie kolejnego poziomu edukacji. Przestrzeń tworzą powiązane ze sobą miejsca: historyczne Collegium Marianum, nowoczesna Wioska Edukacyjna, tereny zielone, park oraz codzienne przestrzenie nauki, pracy i spotkań. Dzięki temu Campus Bemke nie jest wyłącznie zapleczem infrastrukturalnym, ale środowiskiem, które wspiera rozwój kompetencji, charakteru, samodzielności i odpowiedzialności.

Istotnym elementem funkcjonowania kampusu jest własna kuchnia wraz z zapleczem gastronomicznym. Obsługuje ona uczniów, kadrę placówek i pozostałych pracowników, a równocześnie rozwija ofertę cateringu zewnętrznego dla szkół, przedszkoli i innych instytucji. Codziennie przygotowywanych jest tu ponad 500 posiłków — wydawanych na miejscu w dwóch lokalizacjach oraz dostarczanych do okolicznych placówek.

W Bemke żywienie traktowane jako część codziennego doświadczenia edukacyjnego: budowania dobrych nawyków, troski o zdrowie i budowania wspólnoty. Z tego powodu kuchnia i catering są ważnym obszarem infrastruktury wspierającej funkcjonowanie placówek oraz rozwój całego kampusu.

Wyzwania organizacji


Dynamiczny rozwój ma swoją cenę. Im więcej placówek, wydawanych posiłków, zewnętrznych odbiorców — tym więcej punktów, w których coś może pójść nie tak. W pewnym momencie zespół odpowiedzialny za usługi gastronomiczne zdał sobie sprawę, że dotychczasowe narzędzia przestały nadążać za tempem, w jakim rośnie organizacja.

Główny problem cateringu

Zewnętrzne placówki przesyłały zamówienia SMS-em, rodzice zgłaszali nieobecność dziecka za pomocą wewnętrznej aplikacji – na tej podstawie zespół ustalał liczbę posiłków do przygotowania.

„Zbierałam te dane wieczorami i ręcznie zestawiałam w Excelu – zajmowało to nawet 40–45 minut dziennie."
— Paulina, zespół cateringowy Fundacji Campus Bemke

Przy takiej skali operacji ręczne zarządzanie procesem generowało konkretne, narastające wyzwania:

  • Brak automatyzacji procesu – zbieranie zamówień, przepisywanie danych i przygotowywanie agendy dla kuchni odbywało się ręcznie, każdego dnia.
  • Dynamicznie rosnąca liczba wydawanych posiłków i rodzajów diet – im więcej placówek i indywidualnych potrzeb żywieniowych, tym większe ryzyko błędu przy ręcznym zarządzaniu.
  • Brak systemowego narzędzia do zarządzania sprzedażą i rozliczania opłat – należności od klientów indywidualnych były trudne do śledzenia i egzekwowania, co prowadziło do narastających zaległości płatniczych.
  • Nadprodukcja posiłków generująca straty finansowe – bez pewnych danych o liczbie jedzących kuchnia regularnie produkowała za dużo, a niesprzedane posiłki lądowały w koszu.

Kontrola, która wymykała się z rąk


Przy ponad 500 posiłkach dziennie i kilkunastu zewnętrznych odbiorcach ręczna weryfikacja zamówień stała się niemożliwa. Bez narzędzia pokazującego w czasie rzeczywistym kto zamówił, kto opłacił i co dokładnie wysłać — każdy błąd miał natychmiastowe konsekwencje. Kierowca dowoził brakujące posiłki, placówka czekała, a dzieci jadły z opóźnieniem. Każda taka sytuacja nadwyrężała wizerunek i generowała dodatkowe koszty.

  • Brak wglądu w czasie rzeczywistym — zespół nie wiedział na bieżąco kto zamówił, kto opłacił i co dokładnie powinno trafić do której placówki.
  • Błędy przy kompletowaniu zamówień — źle spakowane termoporty oznaczały dodatkowy kurs kierowcy, opóźnienie posiłku dla dzieci i sfrustrowanego klienta.
  • Brak kontroli nad wydawką wewnętrzną — posiłki odbierały osoby, które ich nie zamówiły lub nie opłaciły, bo nie było narzędzia do weryfikacji przy okienku.
  • Czas zespołu pochłaniany przez liczenie i przepisywanie — zamiast skupić się na gotowaniu, kuchnia traciła czas na ręczne zarządzanie informacją, którą powinien obsługiwać system.

Zaległości w płatnościach

Campus Bemke działa w strukturach fundacji, czyli organizacji non profit. Każda wypracowana nadwyżka jest przeznaczana na cele statutowe: rozwoju infrastruktury, oferty edukacyjno-rozwojowej oraz programów stypendialnych. Z tego powodu obszar gastronomii musi być zarządzany odpowiedzialnie, efektywnie i w oparciu o dane.

Przed wdrożeniem systemu brakowało narzędzi, które pozwalałyby na bieżąco kontrolować koszty, liczbę wydawanych posiłków i rozliczenia. Nadprodukcja generowała straty, korzystanie z wyżywienia nie zawsze było właściwie ewidencjonowane, a ręczne rozliczenia były czasochłonne i podatne na opóźnienia.

Zarząd postawił jasny cel: uporządkować funkcjonowanie usług gastronomicznych tak, aby ten obszar działał stabilnie, przejrzyście i możliwie efektywnie.

Świadoma decyzja o zmianie

Zespół potrzebował systemu, który obsłuży obecną skalę, uwzględni specyfikę i da przestrzeń do dalszego wzrostu. Takiego, który zastąpi ręczną pracę automatyzacją, da pełny wgląd w operacje w czasie rzeczywistym i pozwoli wreszcie podejmować decyzje na podstawie danych, a nie intuicji.

Rozpoczął się etap rozmów z dostawcami rozwiązań dostępnych  na rynku. Jednak duże systemy prezentowały zamknięty ekosystem — sztywne schematy, mało rozbudowane scenariusze dla użytkowników, brak możliwości integracji z własnymi narzędziami. Mniejsze z kolei były skomplikowane i technicznie niewystarczające. Tu potrzebna była elastyczność połączona z intuicyjnością, którą zapewniła Pagaspot.

„Pagaspot to nowoczesny i technologicznie otwarty system — nawet jeśli czegoś nie ma, modyfikacje i dostosowania nie stanowią problemu, nie trzeba czekać miesięcy na przebudowę. Pagaspot jest elastyczne i gotowe na różne scenariusze dla różnych użytkowników. Nie musimy dostosowywać się do systemu — to system umożliwia nam taką konfigurację, która jest dla nas odpowiednia. Na przykład nauczyciel może zamawiać na dowolny dzień, a dzieci korzystają z automatycznie generujących się zamówień subskrypcyjnych."
— Kasia, zespół IT w Fundacji Campus Bemke

Rozwiązanie

​​Każde z wyzwań, z którymi mierzył się zespół fundacji, miało swoje źródło w tym samym miejscu — braku jednego, spójnego systemu, który zaopiekuje całą operację od zamówienia po rozliczenie. Pagaspot jest takim systemem.

Pełna kontrola nad wydawką — koniec z posiłkami „w ciemno"

Przy wejściu na stołówkę stanął tablet z czytnikiem kart. Dziecko przykłada legitymację szkolną — system w ciągu sekundy pokazuje na drugim tablecie osoby wydającej, jaki i czy posiłek jest zamówiony i opłacony. Nauczyciel nie musi niczego weryfikować ręcznie, a kuchnia ma pewność, że talerz z odpowiednią dietą trafia do właściwej osoby. Dla najmłodszych dzieci, które łatwo gubią legitymacje, to nauczyciel odbija swoją kartę i oznacza, które dziecko jest.

“Na ekranie wydawki widzę wszystkie najważniejsze informacje – czy wydać dużą czy małą porcję, jaką dietę, czy zamówienie jest opłacone. Wyeliminowaliśmy pomyłki w wydawaniu, ponieważ wszystkie informacje o zamówieniach są podane w czytelny sposób.”
Wiktoria, zespół cateringowy w Fundacji Campus Bemke

Ekran kuchni — gotowanie zamiast liczenia

Zamiast zbierania zamówień z SMS-ów, ręcznego przepisywania ich do jednej zbiorczej tabeli i porannego rozpisywania na tablicy w kuchni — jeden ekran, który automatycznie zbiera wszystkie informacje w jednym miejscu. Wiktoria, która zajmuje się jadłospisami i wydawką, przychodziła do pracy wcześniej tylko po to, żeby przygotować kuchni plan produkcji na dany dzień. Teraz ekran w czytelny sposób przedstawia pełny stan zamówień — zarówno łącznie, jak i w podziale na poszczególne placówki. Ile posiłków przygotować, jakie diety uwzględnić, co i w jakiej gramaturze wydać. Kuchnia może skupić się na tym, co robi najlepiej.

Naklejki i termoporty — zero pomyłek przy cateringu zewnętrznym

Każde zamówienie wychodzące do zewnętrznej placówki jest teraz weryfikowane z systemem i oznaczane naklejką. Wcześniej naklejki pisano ręcznie — dziś system generuje je automatycznie na podstawie zamówień. Jeśli coś nie zgadza się z listą, ekran od razu to sygnalizuje. Efekt? Ponad 50% mniej pomyłek przy kompletowaniu zamówień, a telefony od sfrustrowanych klientów z placówek odeszły w przeszłość.

Subskrypcje — spokój głowy dla rodziców i przewidywalność dla kuchni

Rodzice notorycznie zapominali zamawiać posiłki na kolejny miesiąc. Pagaspot rozwiązał ten problem subskrypcjami — system automatycznie rezerwuje obiady na cały miesiąc, a rodzic dostaje powiadomienie i płaci jednym kliknięciem. Kuchnia z wyprzedzeniem wie, ile posiłków przygotować. Mniej marnowania jedzenia i nerwowych telefonów, więcej przewidywalności po obu stronach.

Automatyczne rozliczenia — koniec z zaległościami

Płatności, które wcześniej trzeba było ręcznie śledzić i windykować, przejęło Pagaspot. Campus Bemke wydaje jedynie opłacone posiłki – jeżeli rodzic nie opłaci zamówienia, system przypomni mu o opłacie. Jeśli rodzic nie ureguluje płatności, system automatycznie odwoła zamówienie i poinformuje o tym rodzica. Efekt jest wymowny:  100% ściągalności należności za posiłki u klienta indywidualnego.

Automatyczna fiskalizacja — zgodność z prawem bez dodatkowej pracy

Każda wpłata generuje paragon w czasie rzeczywistym — bez udziału księgowości, bez ręcznego wystawiania dokumentów. Jeśli drukarka napotka problem — brak papieru, prądu czy internetu — system natychmiast wysyła powiadomienie. Księgowość odetchnęła, a fundacja ma pewność, że każda transakcja jest udokumentowana zgodnie z prawem.

Otwartość na rozwój — system, który rośnie razem z organizacją

Najlepsze systemy powstają w bliskiej współpracy z klientem — to myśl, która przyświeca zespołowi Pagaspot. Pagaspot wyróżnia nie tylko to, co już potrafi — ale gotowość do tego, czego jeszcze nie ma. System integruje się przez API z innymi narzędziami, a mądre pomysły ze strony klientów są realnie rozważane i wdrażane. Tak powstał ekran kuchni, automatyczna fiskalizacja czy dedykowane widoki dla różnych grup użytkowników. System ma solidne fundamenty i szeroki wachlarz gotowych funkcji — a tam, gdzie pojawia się uzasadniona potrzeba, jest przestrzeń na rozwój.

Osiągnięte rezultaty

Przy tak złożonej organizacji, mimo niewielkiej ilości czasu, w zaledwie 3 miesiące udało się dostosować i wdrożyć rozwiązanie:

  • 100% ściągalności
  • skrócenie o 75% czasu poświęcanego na rozliczenia zewnętrznych placówek,
  • 15h pracy mniej przy przygotowaniu agendy dla kuchni — generuje się automatycznie,
  • jedno miejsce — wszystkie dane cateringowe zawsze pod ręką.

Efekt

Wdrożenie Pagaspot to nie tylko wymiana narzędzi — to zmiana sposobu działania organizacji. Fundacja wchodziła w projekt z wyzwaniami proceduralnymi wynikającymi z szybkiego wzrostu oraz potrzebą uporządkowania przepływu danych finansowych. Dziś działa na kompletnych danych, z zerowym zadłużeniem klientów i procesami, które skalują się razem z cateringiem.

Czas, który zespół tracił na ręczne przepisywanie, liczenie i weryfikowanie — zniknął. Plan dla kuchni generuje się automatycznie. Naklejki drukują się jednym kliknięciem. Rozliczenia z placówkami zewnętrznymi, które zajmowały cztery godziny miesięcznie, zamykają się w jednej.

Ale największa zmiana jest niewidoczna w tabelkach. Zarządzający po raz pierwszy mają pełny obraz tego, co dzieje się w kuchni — kto zamówił, kto zapłacił, co wychodzi do której placówki i ile to kosztuje. Decyzje, które wcześniej podejmowano na wyczucie, dziś opierają się na danych.

„Teraz opieramy się na konkretnych cyklach i danych. Wiemy, ile dzieci je danego dnia, analizujemy które pozycje jadłospisu cieszą się największym powodzeniem i na tej podstawie dopasowujemy menu, żeby zwiększyć sprzedaż."
— Maciej, szef usług gastronomicznych w Fundacji Campus Bemke