Szkoła, która odzyskała wgląd we własne finanse

Społeczna Szkoła Podstawowa Integracyjna nr 100 STO w Warszawie działa od 1996 roku. Założona z inicjatywy środowiska rodziców i nauczycieli skupionych wokół idei edukacji integracyjnej, przez blisko trzy dekady wypracowała silną pozycję wśród warszawskich szkół niepublicznych. Dziś funkcjonuje w dwóch lokalizacjach i kształci blisko 250 uczniów, w tym dzieci z orzeczeniami o potrzebie kształcenia specjalnego.

Szkoła należy do Społecznego Towarzystwa Oświatowego i od lat zajmuje wysokie miejsca w rankingach szkół podstawowych. To placówka z wypracowanymi tradycjami, certyfikatem ośrodka egzaminacyjnego University of Cambridge i szeroką ofertą zajęć dodatkowych. Zarządzanie taką organizacją – rozproszoną, wielooddziałową, z różnorodnymi strumieniami opłat – wymaga precyzji i bieżącego dostępu do danych finansowych.

Opis sytuacji

Nowa dyrekcja objęła placówkę w trudnym momencie – zastała chaos, który musiała szybko opanować. Nie było czasu na długie poszukiwania – wybrano dużą zewnętrzną firmę księgową, obsługującą wiele placówek. Firma była kompetentna merytorycznie. Problem polegał na czym innym.

Duże biuro rachunkowe oznacza wielu klientów, sformalizowane procedury, ograniczoną dyspozycyjność. Uzyskanie informacji o stanie rozliczeń uczniów wymagało mailowego zadania pytania oraz oczekiwania co najmniej tydzień, podczas gdy rodzice i dyrekcja potrzebują aktualnych danych finansowych na co dzień. Administracji szkoły brakowało wiedzy kto zapłacił, kto zalega i w jakiej kwocie. Firma kontaktowała się z rodzicami w sprawach zaległości bez wiedzy szkoły – nie wiadomo było kiedy i w jaki sposób przebiega komunikacja.

Dla pani Beaty – która w poprzedniej szkole przez lata samodzielnie zarządzała rozliczeniami i miała dane pod ręką w każdej chwili – był to stan nie do zaakceptowania. Potrzebowała narzędzia, które przywróci kontrolę nad stanem finansów szkoły. Szczególnie wrażliwym punktem był kontakt z rodzicami w sprawach zaległości. W jej przekonaniu to szkoła powinna jako pierwsza rozmawiać z rodzicem o problemie – zna kontekst, zna rodzinę, wie, jak poprowadzić rozmowę.

Wyzwania

Przed wdrożeniem Pagaspot szkoła mierzyła się z kilkoma konkretnymi problemami operacyjnymi:

• Brak bieżącego wglądu w płatności. Stan rozliczeń z rodzicami był dostępny dopiero po kontakcie z biurem księgowym – z opóźnieniem wynikającym z rytmu pracy zewnętrznego podmiotu
• Ograniczona kontrola nad komunikacją z rodzicami. Informacje o zaległościach trafiały do rodzin za pośrednictwem biura – szkoła nie wiedziała, co, kiedy i w jaki sposób zostało zakomunikowane
• Trudność w zarządzaniu wieloma strumieniami opłat. Czesne, świetlica, zajęcia dodatkowe, obozy – każda kategoria wymagała oddzielnego śledzenia, a całościowy obraz był trudny do uchwycenia bez przeznaczonego do tego narzędzia.Rozproszenie danych między dwiema lokalizacjami. Dwa budynki, dwie grupy klas, jeden system finansowy – bez centralnego narzędzia trudno było utrzymać spójność

Proces wdrożenia

Pani Beata wiedziała dokładnie, czego szuka – i wiedziała, że Pagaspot to właściwe narzędzie. Decyzja o wdrożeniu była dla niej oczywista.

Po podpisaniu umowy pani Beata przekazała niezbędne informację do Pagaspot. Zespół Pagaspot wprowadził dane, skonfigurował system pod specyfikę SSPI 100, dodał naliczenia i przygotował platformę. Z dnia na dzień system był gotowy do pracy.

Wdrożenie Pagaspot przebiega według prostego podziału: szkoła dostarcza dane – listy uczniów, kategorie opłat, stawki. Zespół Pagaspot konfiguruje system, importuje dane, naliczenia i przygotowuje platformę do pracy.

Rozwiązanie

Pagaspot pełni w SSPI nr 100 STO rolę centralnego systemu do zarządzania opłatami szkolnymi – dostępnego dla dyrekcji i administracji w czasie rzeczywistym, bez pośredników.

• Przejrzysty obraz płatności na żądanie. Dyrekcja w dowolnej chwili widzi, kto zapłacił, kto ma zaległości i za co – bez oczekiwania na raport z zewnątrz
• Zarządzanie wieloma kategoriami opłat w jednym miejscu. Czesne, świetlica, zajęcia dodatkowe, wyjazdy – wszystkie strumienie opłat są widoczne w jednym panelu, przypisane do konkretnych uczniów
• Kontrola nad komunikacją z rodzicami. Szkoła może samodzielnie zdecydować, kiedy i jak przypominać o płatnościach. Informacje mogą trafiać do rodziców bezpośrednio – we właściwym momencie.Integralność danych bez uzależnienia od jednej osoby. System jest dostępny dla uprawnionych pracowników, a dane nie znikają razem ze zmianą obsady w sekretariacie

Osiągnięte rezultaty

• Bieżący wgląd w finanse – stan rozliczeń dostępny od ręki, bez czekania na zewnętrzne zestawienia
• Skrócenie czasu obsługi płatności – mniej ręcznego śledzenia, brak zapytań do zewnętrznego biura
• Porządek w wielo-kategoriowych opłatach – różne typy płatności w jednym miejscu, przypisane do konkretnych uczniów
• Niezależność operacyjna – administracja samodzielnie zarządza danymi, bez uzależnienia od zewnętrznego podmiotu w codziennych sprawach
• Kontrola nad komunikacją z rodzicami – szkoła wie, kto ma zaległości i sama decyduje, kiedy i w jaki sposób reagować; automatyczne powiadomienia dla rodziców są gotowe do uruchomienia w dowolnym momencie

„Gdy rodzic pyta o rozliczenie, sprawdzenie zajmuje mi dwie minuty – nie muszę na nikogo czekać"
Pani Beata, kierowniczka administracji SSPI nr 100 STO

Efekt

Szkoła odzyskała podstawową wiedzę o stanie rozliczeń z rodzicami. Dyrekcja wie, co się dzieje z płatnościami w czasie rzeczywistym. Gdy nauczyciel przychodzi zapytać, kto zapłacił za wycieczkę – odpowiedź jest gotowa w kilka sekund.

„Komfort uzyskania odpowiedzi na pytanie »proszę mi powiedzieć, ilu rodziców zapłaciło« – w Pagaspot jest to kilka kliknięć"
Pani Beata