Sapere Aude to rodzinny projekt edukacyjny budowany przez ponad dwadzieścia lat — od jednego przedszkola w gminie Jabłonna, które ogłosiło likwidację, przez sieć placówek, aż po szkołę podstawową i liceum w Rajszewie pod Warszawą. Dziś Sapere Aude to trzy przedszkola, szkoła i liceum, do których uczęszcza kilkuset uczniów.

Współzałożyciel, pan Sławomir Karnowski, to człowiek ukształtowany przez zainteresowanie ekonomią i pracę w korporacji. Nieoczywisty zbieg okoliczności poskutkował założeniem firmy, która działa nieprzerwanie już ponad dwie dekady. Jego filozofia zarządzania gospodarką finansową opiera się na  pełnej zgodności danych. Przez lata tę precyzję zapewniał osobiście — przy pomocy Excela prowadzonego nieprzerwanie od 2006 roku. Istotnym impulsem do zmiany okazała się współpraca międzypokoleniowa. Córka, pani Monika, wnosząc doświadczenie z obszaru bankowości inwestycyjnej oraz perspektywę dalszego rozwoju organizacji, przyczyniła się do otwarcia firmy na nowe rozwiązania. Wspólnie z panem Sławomirem podjęli decyzję o modernizacji dotychczasowych procesów, kierując się potrzebą dalszego rozwoju, komfortu klienta i zwiększenia efektywności działania. W rezultacie zdecydowano o wsparciu manualnych metod pracy systemem automatycznym.

W marcu 2026 roku Sapere Aude weszło w nowy etap: pan Sławomir formalnie przekazał córce pani Monice współwłasność firmy i stanowisko członkini zarządu. pani Monika — z doświadczeniem z bankowości inwestycyjnej — przejmuje organizację już z Pagaspotem na pokładzie.

Opis sytuacji

Sapere Aude przez lata wypracowało własny, skuteczny system zarządzania finansami. Pięć dyrektorek aktualizowało dane swoich placówek. Skrupulatna pani Agata posiadająca doświadczenie w księgowości co miesiąc ręcznie wprowadzała wyciągi bankowe do arkusza i przesyłała go panu Sławomirowi. Ten weryfikował zgodność własnym arkuszem kontrolnym i przenosił dane do bazy analitycznej. Dopiero wtedy miał pewność, że liczby się zgadzają.

System był skuteczny i precyzyjny. Ale wymagał wielu rąk, wielu kroków i — co najważniejsze — pełnej koncentracji każdej osoby w łańcuchu. Jedno przeoczenie, jedna pomyłka przy przepisywaniu skutkowały godzinami wyjaśnień, żeby wrócić do zgodności.

Równolegle narastał problem, który widać było wyraźnie na wykresach: zadłużenie rodziców. Zaległości rosły przez cały rok szkolny, a spadały tylko latem, gdy pani Agata windykowała należności za pomocą licznych telefonów i maili. Firma wiedziała o problemie, nie miała jednak narzędzia, które rozwiązałoby go systemowo.

Wyzwania

Sapere Aude mierzyło się z trzema powiązanymi ze sobą wyzwaniami.

Kontrola oparta na ludziach, nie na systemie
Zgodność finansowa firmy spoczywała na barkach konkretnych osób — pani Agaty, pana Sławomira i dyrektorek placówek. To działało, dopóki każdy był skupiony i dostępny. Ale ten model nie skaluje się łatwo i nie wybacza błędów. Każda zmiana personalna, każde niedopatrzenie wymuszały ręczne wyjaśnianie rozbieżności.

Zadłużenie rodziców bez automatycznej reakcji
Rodzice spóźniali się z płatnościami - często po prostu o nich zapominali lub odkładali w czasie. Działo się tak, ponieważ musieli sami pamiętać o terminowym wykonaniu przelewu; nie mieli podglądu swojego salda i stanu rozliczenia płatności za edukację dziecka w danym roku szkolnym. W przypadku braku terminowej płatności, pani Agata musiała aktywnie, przypominać o zaległościach i brakach każdemu z osobna. Zabierało to czas i energię, a efekt był tymczasowy — każdy nowy rok szkolny zaczynał nowy cykl narastania zaległości.

Brak wglądu w czasie rzeczywistym
Pan Sławomir wiedział, jakie są przychody — ale zawsze z opóźnieniem. Dane docierały do niego dopiero, kiedy pani Agata je uzupełniła, on sam zweryfikował płatności, a następnie porównał z wyciągami bankowymi i saldem. Odpowiedź na pytanie "na jaką kwotę zalegają rodzice?" nie była łatwo dostępna i szybko się dezaktualizowała.

Proces wdrożenia

Pagaspot pojawił się w Sapere Aude w grudniu 2025 roku. Wdrożenie było szybkie i proste, między innymi dlatego, że firma bardzo dobrze wiedziała, czego chce. Rodzice zareagowali pozytywnie na wprowadzenie nowej funkcjonalności. Pan Sławomir od lat zarządzał nią w oparciu o dane i miał precyzyjnie określone oczekiwania: Pagaspot musi się zgadzać ze stanem w banku.

Przez pierwsze miesiące oba systemy działały równolegle – nie rezygnował z Excela, sprawdzał, czy Pagaspot daje te same liczby. Grudzień, styczeń, luty, marzec. Miesiąc po miesiącu zgodność była pełna. To był moment, w którym jeden z arkuszy kontrolnych — ten służący do weryfikacji danych wprowadzanych przez panią Agatę — przestał być potrzebny. System robił to sam.

W ciągu czterech miesięcy od wdrożenia Pagaspot stał się głównym źródłem danych o przychodach firmy. Excel pozostał — ale jako narzędzie analityczne, zasilane już nie ręcznie wprowadzanymi danymi, a zagregowanymi raportami z Pagaspot.

Rozwiązanie

Pagaspot wziął na siebie powtarzalną, żmudną część pracy administracyjnej — tak żeby ludzie mogli skupić się na tym, czego żaden system nie zrobi za nich.

Automatyczne przypomnienia zamiast ręcznej windykacji
Pagaspot automatycznie informuje rodziców o zaległościach. Ci, którzy zarejestrowali się w aplikacji, przy każdym logowaniu widzą wyraźny sygnał: coś jest do opłacenia. Nie czekają na telefon. Aplikacja daje im przejrzysty wgląd w ich saldo oraz widoczne terminy płatności.

Jeden widok zamiast wielu arkuszy
Pan Sławomir przestał potrzebować złożonego procesu, żeby odpowiedzieć na pytanie o stan płatności. Dane, które wcześniej wymagały wyciągu bankowego, arkusza od pani Agaty i własnej weryfikacji, teraz są widoczne od razu po zalogowaniu do Pagaspot. Naliczenia, wpłaty, zaległości — wszystko w jednym miejscu, dostępne 24/7, bez filtrowania i przepisywania.

Weryfikacja zgodności bez dodatkowej pracy
Wyciąg bankowy w formacie CSV trafia bezpośrednio do Pagaspot. System porównuje wpłaty z naliczeniami. Pan Sławomir nie musi już prowadzić arkusza kontrolnego do weryfikacji danych wprowadzanych przez panią Agatę — Pagaspot robi to automatycznie. Jeden krok z procesu zniknął, a precyzja pozostała.

Zapisy na wycieczki i zajęcia dodatkowe w systemie
Pagaspot obsługuje też płatności oraz zapisy na zielone szkoły i wycieczki. Pan Sławomir po raz pierwszy może w czasie rzeczywistym śledzić, kto wpłacił pierwszą ratę, kto drugą, a kto żadnej. Wie dokładnie, ile dzieci jedzie — i może reagować na nieścisłości zanim wycieczka się rozpocznie, a nie dopiero po fakcie.

Osiągnięte rezultaty


Zadłużenie spadło
Rodzicom zostało przedstawione atrakcyjne rozwiązanie, które stanowi istotne usprawnienie ze względu na wygodę, przejrzystość oraz oszczędność czasu. Rodzic otrzymuje gotową informację o należności, a płatność może zostać zrealizowana szybko i bez ryzyka błędu System płatności porządkuje proces rozliczeń i pozwala ograniczyć formalności do minimum, co jest szczególnie istotne w przypadku regularnych, powtarzalnych opłat. Przez trzy poprzednie lata szkolne wykres zadłużenia rysował ten sam wzorzec: powolny wzrost przez rok, gwałtowny spadek w wakacje po osobistej interwencji pani Agaty, i nowy cykl od września. W ciągu pierwszych miesięcy pracy z Pagaspotem krzywa zaczęła zachowywać się inaczej. Zadłużenie spadło wcześniej i utrzymuje się na wyraźnie niższym poziomie. Bez dodatkowej pracy. Bez telefonów. Pagaspot sam przypomina rodzicom o należnościach.

Mniej osób zaangażowanych w kontrolę danych
Jeden arkusz kontrolny przestał być potrzebny. Pani Agata nie musi już ręcznie rozliczać wyciągów bankowych — Pagaspot automatyzuje proces. Czas, który oboje poświęcali na uzgadnianie liczb, można teraz przeznaczyć na inne sprawy.

Świadomość finansowa w czasie rzeczywistym
To zmiana, której wcześniej w Sapere Aude po prostu nie było. Pan Sławomir przez dwadzieścia lat wiedział, jak firma radzi sobie finansowo — ale zawsze z tygodniowym opóźnieniem, po tym jak dane przeszły przez ręce kilku osób. Teraz widzi to od razu. Ile wpłynęło, ile brakuje, kto nie opłacił wycieczki — bez pytania, bez czekania, bez Excela.

„W Pagaspocie widzę bieżącą sytuację, Excel nie dawał takich możliwości, musiałem zadawać pytania. Teraz nie muszę — aktualny obraz sytuacji finansowej jest dla mnie dostępny w czasie rzeczywistym.
— Sławomir Karnowski, współzałożyciel Sapere Aude

Efekt


Sapere Aude wchodzi w nowy rozdział — z nowym pokoleniem przy sterze i systemem, który kontynuuje dwadzieścia lat ręcznej skrupulatności. Pani Monika współprowadzi firmę z narzędziami, których jej ojciec nie miał na starcie. Pan Sławomir oddaje kontrolę — bo po raz pierwszy ma pewność, że kontrola nie zniknie.

„Te systemy są dużo bardziej przejrzyste i przyjazne użytkownikowi. Jest dużo większy sens skorzystać z takiego rozwiązania, niż żebym przejmowała to, co było robione ręcznie przez ostatnie dwadzieścia lat."
— Monika Karnowska, członkini zarządu Sapere Aude

Dwudziestoletni Excel wciąż żyje — ale jest o kilka arkuszy lżejszy. I to, jak mówi pan Sławomir, dopiero początek.