Automatyzacja płatności w klubie sportowym - poradnik

Automatyzacja płatności w klubie sportowym polega na tym, że należności tworzą się same po zapisie zawodnika, rodzic dostaje powiadomienie z kwotą i płaci online, wpłata przypisuje się do właściwej osoby bez ręcznego porównywania wyciągu, a przypomnienia o zaległościach wychodzą bez udziału trenera czy skarbnika. Klub zajmuje się już tylko wyjątkami. Poniżej pokazujemy, jakie opłaty da się zautomatyzować, jak wygląda ścieżka płatności krok po kroku i jak upominać się o zaległości bez konfliktów.

Jakie płatności obsługuje klub sportowy

W typowym klubie lub akademii sportowej pieniądze wpływają z kilku źródeł, a każde z nich ma inny rytm i zasady. Ogólny przegląd opłat klubowych i tego, dlaczego terminowość wpłat jest dla klubu tak ważna, opisaliśmy w artykule Zarządzanie opłatami w klubie sportowym. Tutaj skupiamy się na tym, jak każdą z nich rozliczać automatycznie.

Najczęstszy błąd to zbieranie wszystkiego jednym przelewem typu „składka + obóz + dres”. Skarbnik musi potem rozbijać kwotę ręcznie, rodzic nie wie, co dokładnie opłacił, a księgowa dostaje jedną wpłatę, która ma kilka różnych podstaw. Składka członkowska i opłata za treningi mogą być też inaczej traktowane podatkowo, dlatego warto rozdzielać je od początku. Jak ustawić składki jako osobne należności cykliczne, pokazujemy na stronie pagaspot.com/kluby-platnosci.

Ile czasu klub traci na ręczne rozliczanie

Wystarczy opisać jeden miesiąc skarbnika, który prowadzi rozliczenia w arkuszu. Na początku miesiąca aktualizuje listę zawodników: kto doszedł, kto zrezygnował, komu przysługuje zniżka za rodzeństwo. Potem rozsyła informację o kwotach mailem albo na grupie rodziców w komunikatorze.

Kilka dni po terminie loguje się do banku i porównuje przelewy z listą. Część tytułów brzmi „składka”, „Ola” albo „za październik”, więc przy każdej takiej wpłacie musi zgadywać, za które dziecko i za co zapłacono. Do tego dochodzą wpłaty gotówkowe przekazane trenerowi na treningu, które trzeba dopisać ręcznie.

Następnie zaczynają się przypomnienia: wiadomości do rodziców, którzy nie zapłacili, i odpowiedzi od tych, którzy pytają „czy już zapłaciłem?” albo „ile jestem winny?”. Gdy w tym samym miesiącu klub zbiera zaliczki na obóz, wszystko trzeba zrobić drugi raz, w osobnej zakładce.

Każda z tych czynności jest prosta. Problem w tym, że powtarzają się co miesiąc, a wykonuje je zwykle jedna osoba po godzinach. Wystarczy jedna pomyłka w arkuszu albo jedna zapomniana wpłata, żeby skończyło się niezręcznym telefonem do rodzica - czasem do takiego, który zapłacił na czas, a czasem do takiego, który o opłacie po prostu zapomniał.

Ścieżka płatności krok po kroku - jak to działa po automatyzacji

Po wdrożeniu systemu płatności ta sama praca układa się w sześć kroków, z których większość dzieje się bez udziału skarbnika.

1. Zapis zawodnika. Rodzic wypełnia formularz zapisu online, który klub umieszcza na swojej stronie, albo klub importuje istniejącą listę członków z Excela. Dane trafiają od razu do jednej bazy.
2. Automatyczna należność. Do zawodnika przypisują się opłaty według ustawionych zasad: składka cykliczna, opłata za treningi w danej grupie, wpisowe. Zniżki, na przykład za drugie dziecko, nalicza system, a nie skarbnik z kalkulatorem.
3. Powiadomienie do rodzica. Rodzic dostaje informację o nowej opłacie z kwotą, terminem i linkiem do płatności. Jedno powiadomienie może podsumowywać opłaty za wszystkie dzieci w klubie.
4. Płatność online. Rodzic płaci szybkim przelewem lub BLIK-iem bez logowania, prosto z linku w mailu, albo w aplikacji mobilnej lub przeglądarkowej. Nie musi przepisywać numeru konta ani wymyślać tytułu przelewu.
5. Automatyczne przypisanie wpłaty. Płatność online sama rozlicza właściwą należność. Tradycyjne przelewy rozlicza się, importując wyciąg bankowy i zatwierdzając podpowiedzi systemu, a gotówkę przyjętą na treningu wystarczy odnotować w systemie.
6. Raport i kontrola. Zarząd w każdej chwili widzi stan rozliczeń: kto zapłacił, kto zalega i ile, z listą posortowaną od największej zaległości. Zestawienie dla księgowej nie wymaga składania danych z kilku zakładek.

W Pagaspot cała ta ścieżka działa w jednym miejscu. Klub może ustawić opłaty jednorazowe, raty miesięczne, opłaty za semestr i karnety, naliczać odsetki za zaległe płatności i zbierać wpłaty na dowolną liczbę rachunków bankowych, na przykład osobno dla każdej sekcji. Płatności przez bramkę trafiają na konto klubu następnego dnia, a przy wpłacie gotówkowej Pagaspot może wygenerować potwierdzenie do wydrukowania i przekazania rodzicowi.

Jak wygląda to w praktyce? Jeden ze skarbników klubu korzystającego z Pagaspot opisuje, że rozliczanie składek zajmuje mu obecnie około dwóch godzin miesięcznie, a przypomnień o zaległościach nie musi już wysyłać sam.

Zaległości bez awantur - jak komunikować się z rodzicami

Zaległości zdarzają się w każdym klubie, a większość z nich wynika z zapomnienia, a nie ze złej woli. Dlatego kluczem jest przewidywalny harmonogram przypomnień, który działa tak samo dla wszystkich. Wtedy nikt nie czuje się wyróżniony, a trener nie musi pełnić roli windykatora.

Sprawdzony harmonogram wygląda tak:

1. Informacja o nowej opłacie - w dniu naliczenia, z kwotą, terminem i linkiem do płatności.
2. Przypomnienie przed terminem - kilka dni wcześniej, tylko do osób, które jeszcze nie zapłaciły.
3. Monit po terminie - około tygodnia po terminie, z aktualną kwotą zaległości i linkiem do płatności.
4. Rozmowa osobista - wyjątek, a nie stały punkt miesiąca: tylko gdy mimo przypomnień zaległość obejmuje kilka okresów. Rozmawia prezes lub skarbnik, nie trener przy dziecku.

Ton wiadomości ma być rzeczowy i życzliwy. Zakładamy, że rodzic zapomniał, i ułatwiamy mu zapłatę jednym kliknięciem. Przykładowe treści:

Przypomnienie przed terminem: Dzień dobry, przypominamy, że do 10 listopada mija termin opłaty za treningi Kuby w listopadzie (180 zł). Możesz zapłacić szybkim przelewem lub BLIK-iem z tego linku: [link]. Jeśli opłata jest już uregulowana, zignoruj tę wiadomość. Dziękujemy!

Monit po terminie: Dzień dobry, nie odnotowaliśmy jeszcze opłaty za treningi Kuby za listopad (180 zł, termin minął 10 listopada). Prosimy o wpłatę z linku: [link]. Jeśli potrzebujesz rozłożyć płatność albo coś się nie zgadza, odpisz na tę wiadomość - chętnie pomożemy.

Kwoty i daty w przykładach są ilustracyjne.

Zasady na wypadek dłuższych zaległości, na przykład kiedy klub może wstrzymać udział w zajęciach, warto zapisać w regulaminie i przekazać rodzicom przy zapisie. Dzięki temu rozmowa dotyczy reguł znanych od początku, a nie decyzji podjętej pod wpływem emocji. Dziecko nie powinno dowiadywać się o zaległości na treningu, przy rówieśnikach.

Pagaspot może wysyłać informację o nowej opłacie, przypomnienie przed terminem i monit po terminie automatycznie, e-mailem, powiadomieniem push lub SMS-em. Harmonogram ustawia się raz, a wiadomości trafiają tylko do osób z nieopłaconymi należnościami, także do tych, którzy nie założyli konta w aplikacji. Regularne, automatyczne przypomnienia poprawiają ściągalność opłat, więc rozmowy o zaległościach przestają być comiesięczną koniecznością i stają się wyjątkiem.

Zapisy, limity miejsc i listy rezerwowe

Najwięcej zamieszania powstaje tam, gdzie zapis i płatność żyją osobno: lista chętnych w formularzu, wpłaty na koncie, a miejsca w grupie liczone na kartce. Przy obozach i popularnych grupach kończy się to sytuacją, w której miejsce zajmuje osoba, która nie zapłaciła, a ktoś, kto zapłacił, czeka.

Dobra praktyka to powiązanie zapisu z płatnością:

• Limit miejsc w grupie ustawiony z góry, żeby system sam zamknął zapisy po jego osiągnięciu.
• Płatność przy zapisie albo w krótkim terminie - przy obozach miejsce warto potwierdzać dopiero po wpłacie zaliczki.
• Lista rezerwowa dla osób, które zapisały się po zapełnieniu grupy, żeby zwolnione miejsce można było szybko zaproponować kolejnej osobie.
• Raty przy droższych wyjazdach - zaliczka przy zapisie, reszta w ustalonych terminach, z przypomnieniem przed każdą ratą.

W Pagaspot zapisy i płatności działają w jednym systemie. Klub może określić limit miejsc, prowadzić listę rezerwową i zdecydować, czy rodzic płaci już przy zapisie, czy w późniejszym terminie. Rodzic może też sam zgłosić nieobecność online, a trener odnotowuje obecność w aplikacji Pagaspot Pro. Więcej o module zapisów przeczytasz na stronie pagaspot.com/kluby-zajecia.

Od czego zacząć - wdrożenie w dowolnym momencie sezonu

Nie trzeba czekać na nowy sezon ani na wrzesień. Automatyzację płatności najprościej wprowadzić w dwóch etapach:

1. Najpierw skarbnik i księgowość. Klub importuje listę członków z Excela, ustawia opłaty i zniżki, a przelewy rozlicza z importu wyciągu. Rodzice płacą jak dotychczas, więc nic się dla nich nie zmienia, a ręczne naliczanie i porównywanie przelewów znika od razu.
2. Potem aktywacja rodziców. Gdy zarząd jest gotowy, rodzice dostają informację o nowym sposobie płatności i od tej chwili płacą online z linku w mailu lub w aplikacji, a przypomnienia wychodzą automatycznie.

Moment przejścia do drugiego etapu klub wybiera sam.

Przejście z innego systemu. Jeśli klub korzysta już z innego programu do zapisów lub płatności, wdrożenie wygląda podobnie: listę członków i grup eksportuje się z dotychczasowego systemu do pliku Excel i importuje do Pagaspot. Zaległości ze starego systemu można przenieść do Pagaspot w tym samym imporcie z Excela albo wprowadzić ręcznie, więc rodzic od pierwszego dnia widzi pełny stan rozliczeń, a klub nie musi prowadzić dwóch programów równolegle.

Jeśli obawiasz się wdrożenia albo potrzebujesz rozwiązania od zaraz, zespół Pagaspot bez dodatkowych opłat pomoże skonfigurować system tak, żeby był gotowy do uruchomienia. Gdy sytuacja tego wymaga, możemy uruchomić klub nawet w 2 godziny od podpisania dokumentów i przekazania danych do wprowadzenia.

Najczęstsze pytania (FAQ)

Zobacz, jak Pagaspot może zautomatyzować płatności w Twoim klubie. Z Pagaspot korzysta ponad 170 organizacji i ponad 60 tys. płatników. Najmniejsze kluby mogą korzystać z bezpłatnego planu podstawowego, a aktualne stawki znajdziesz na stronie pagaspot.com/cena. Umów prezentację lub przetestuj Pagaspot za darmo.