Formularze rejestracyjne – instrukcja tworzenia i konfiguracji

Wprowadzenie

Formularze rejestracyjne w Pagaspot umożliwiają zebranie danych od płatników przez internet i automatyczne ich przetworzenie w systemie — bez ręcznego wprowadzania danych. Po wypełnieniu formularza przez rodzica lub uczestnika system może automatycznie dodać płatnika, przypisać go do odpowiednich grup, wysłać link aktywacyjny oraz utworzyć naliczenie.

Przed rozpoczęciem tworzenia formularza zastanów się:

• Jakie dane chcesz zebrać od płatników?
• W jaki sposób podzielić płatników w systemie (grupy)?
• Jakie akcje mają wykonać się automatycznie po wypełnieniu formularza?

Następnie utwórz odpowiednie pola płatnika (Ustawienia → Płatnicy → Pola z danymi płatników) oraz grupy płatników, zanim przystąpisz do tworzenia formularza.

Kluczowe pojęcia — rozróżnienie terminologii

Przed przystąpieniem do konfiguracji formularza ważne jest zrozumienie różnicy między trzema pojęciami, które łatwo ze sobą pomylić:

⚠️  Kod pola formularza i kod pola płatnika to dwie różne rzeczy.

W akcji „Dodaj płatnika" wskazujesz powiązanie: które pole formularza (identyfikowane przez kod pola formularza) ma wypełnić które pole płatnika (identyfikowane przez kod pola płatnika). W skryptach mapujących używasz kodów pól formularza jako zmiennych — nie kodów pól płatnika.

📷 Ustawienia → Płatnicy → Pola z danymi płatników — lista pól płatnika z ikonami typów

📷 Panel Edytuj pole (płatnika) → sekcja Zaawansowane → pole KOD POLA (np. mail)

Tworzenie formularza

Aby utworzyć nowy formularz wejdź na ekran Ustawienia → Formularze → kliknij przycisk „+ Dodaj". Nadaj formularzowi nazwę i kliknij „Dodaj" w prawym dolnym rogu okna dialogowego.

📷 Ustawienia → Formularze → przycisk + Dodaj i okno dialogowe z nazwą formularza

Po utworzeniu formularz pojawi się na liście pod nagłówkiem „Formularze rejestracyjne". Kliknij na jego nazwę — otworzy się panel z opcjami:

• Konfiguruj — otwiera edytor formularza (zakładki Wygląd i Akcje)
• Otwórz — podgląd gotowego formularza od strony użytkownika
• Kopiuj link — kopiuje skrócony link gotowy do wysłania użytkownikom
• Klonuj — tworzy kopię formularza (przydatne przy tworzeniu podobnego dla innej grupy lub organizacji)
• Kosz — usuwa formularz

W panelu widoczne jest też pole Nazwa formularza (można edytować) oraz checkbox Aktywny.

⚠️  Formularz musi mieć zaznaczony checkbox Aktywny, aby był dostępny pod linkiem dla użytkowników.

📷 Panel formularza — Nazwa, checkbox Aktywny, przyciski Otwórz / Kopiuj link / Klonuj

Konfiguracja formularza — zakładka Wygląd

Po kliknięciu „Konfiguruj" otwiera się okno dialogowe z dwoma zakładkami: Wygląd i Akcje. Najpierw konfigurujemy zakładkę Wygląd.

Kliknij przycisk „+ Dodaj" aby dodać pierwsze pole formularza. Po prawej stronie ekranu wyświetli się panel „Edytuj pole formularza".

📷 Edytor formularza — zakładka Wygląd z panelem Edytuj pole formularza po prawej

Opis pola

Nazwa pola widoczna dla osoby wypełniającej formularz — informuje, jakie dane należy wpisać (np. „Imię dziecka", „Adres e-mail opiekuna").

Kod pola formularza

Unikalny identyfikator pola w tym konkretnym formularzu. Jest używany w skryptach (walidujących i mapujących) jako nazwa zmiennej. Obowiązują zasady:

• Nie może zawierać spacji
• Nie może zawierać polskich znaków (ą, ę, ó, ł, ś, ź, ż, ć, ń)
• Może zawierać litery, cyfry i podkreślnik

Przykład: pole o opisie „Imię dziecka" powinno mieć kod pola formularza np. imie_dziecka (bez polskich znaków i spacji). Pole „E-mail opiekuna" może mieć kod email_opiekuna.
Uwaga: kod pola formularza to nie to samo co kod pola płatnika — patrz rozdział „Kluczowe pojęcia".

Typ pola

Określa rodzaj pola dostępnego do wypełnienia. Dostępne typy:

📷 Lista rozwijana Typ pola — widoczne wszystkie opcje: Pole tekstowe, Długie pole tekstowe, Checkbox, Lista rozwijana, Wgranie pliku, Tekst statyczny
📷 Typ Checkbox — Opis pola jako treść zgody, sekcja Załączniki z przyciskiem Dodaj plik
📷 Typ Lista rozwijana — pole Opcje (w kolejnych liniach) i podgląd listy po lewej
📷 Typ Tekst statyczny — opcje Tytuł i Separator

Skrypt walidujący

Określa warunek który musi być spełniony, aby formularz mógł zostać wysłany. Skrypt używa zmiennej field, która zawiera aktualną wartość danego pola formularza. Jeśli pole nie jest obowiązkowe, można pozostawić to pole puste. Szczegółowe omówienie skryptów znajduje się w rozdziale „Skrypty".

Wiadomość błędnej walidacji

Komunikat wyświetlany użytkownikowi na czerwono, gdy warunek skryptu walidującego nie jest spełniony. Powinien jasno wskazywać co należy poprawić (np. „Uzupełnij pole.", „Konieczne wyrażenie zgody.", „Uzupełnij datę poprawnym formatem (DD-MM-RRRR).").

Załączniki

Możliwość dołączenia pliku do pola formularza — np. treści regulaminu przy checkbox'ie zgody. Kliknij „Dodaj plik" aby wgrać załącznik.

Pokaż tylko gdy wartość innego pola

Umożliwia budowanie drzewa decyzyjnego — pole pojawi się wypełniającemu tylko wtedy, gdy w wybranym polu formularza zostanie wpisana lub wybrana konkretna wartość.

Konfiguracja: z listy po lewej wybieramy kod pola formularza źródłowego (np. sekcja), w polu po prawej wpisujemy dokładną wartość (np. Koszykówka). Dopiero gdy wypełniający wybierze tę wartość, pojawi się zależne pole.

Przykład: formularz zawiera pole „Województwo" (kod pola formularza: wojewodztwo) oraz 16 ukrytych pól z listami jednostek dla każdego województwa (kody pól formularza: jednostka_ds, jednostka_kp itd.). Każde z ukrytych pól ma ustawione „Pokaż tylko gdy wartość innego pola [wojewodztwo] = [Dolnośląskie]" itd.

📷 Panel Edytuj pole formularza — sekcja Pokaż tylko gdy wartość innego pola

Zmiana kolejności pól

Kolejność pól na formularzu można zmieniać przeciągając je — przytrzymaj pole i przesuń w wybrane miejsce na liście.

Konfiguracja formularza — zakładka Akcje

Po skonfigurowaniu wyglądu kliknij przycisk „Dalej" w prawym górnym rogu, aby przejść do zakładki Akcje. Przycisk zmienia się wtedy na „Zapisz".

Akcje to operacje wykonywane automatycznie w systemie po wysłaniu formularza. Można dodać wiele akcji — każda pojawi się jako osobna pozycja na liście po lewej stronie. Aby dodać akcję, wybierz jej typ z listy rozwijanej „Wybierz akcję..." i kliknij „+".

📷 Zakładka Akcje — lista dostępnych typów akcji

Dodaj płatnika

Tworzy nowego płatnika w systemie i przypisuje dane z formularza do jego pól. Jest to podstawowa akcja — powinna znajdować się w każdym formularzu rejestracyjnym.

Po kliknięciu ołówka przy akcji otwiera się panel konfiguracji z trzema sekcjami:

Mapowanie pól

Lewa kolumna zawiera nazwy pól płatnika (i ich kody pól płatnika widoczne w nawiasach po prawej stronie listy rozwijanej). Przy każdym polu płatnika wybierasz z listy rozwijanej odpowiednie pole formularza — system połączy kod pola formularza z kodem pola płatnika i zapisze dane we właściwym miejscu karty płatnika.

Przykład mapowania:

• Pole płatnika Nazwisko (kod pola płatnika: nazwisko) ← pole formularza Nazwisko dziecka (kod pola formularza: nazwisko_dziecka)
• Pole płatnika Mail (kod pola płatnika: mail) ← pole formularza E-mail opiekuna (kod pola formularza: email_opiekuna)

📷 Akcja Dodaj płatnika — mapowanie pól formularza (kody pól formularza w nawiasach) na pola płatnika

Grupy

Lista wszystkich grup płatników w systemie z checkboxami. Każdy kto wypełni formularz zostanie automatycznie przypisany do zaznaczonych grup.

Dla grup można też wpisać regułę warunkową (przycisk </>), która przypisze płatnika do grupy tylko jeśli w danym polu formularza wybrano konkretną wartość. W regule używasz kodu pola formularza:

Przykład: płatnik trafi do grupy „Sekcja/Koszykówka" tylko jeśli w polu formularza o kodzie sekcja wybrał „Koszykówka":

📷 Akcja Dodaj płatnika — sekcja Grupy z regułami warunkowymi przy wybranych grupach

Wyślij zaproszenie
Checkbox na dole panelu. Jeśli zaznaczony, płatnik otrzyma link aktywacyjny natychmiast po wysłaniu formularza.

Aktywuj płatników

Wysyła płatnikowi e-mail z linkiem aktywacyjnym zaraz po przesłaniu formularza. Alternatywnie można użyć opcji „Wyślij zaproszenie" w akcji „Dodaj płatnika".

Wyślij powiadomienie

Wysyła wszystkie dane z formularza na wskazany adres e-mail i/lub numer telefonu (SMS). Przydatne do powiadamiania administratora o nowych rejestracjach. Można dodać regułę warunkową „Włącz akcję regułą".

⚠️ Wysyłka SMS jest dodatkowo płatna — 0,10 zł netto za każdą wiadomość.

📷 Akcja Wyślij powiadomienie — pola adresu e-mail i numeru telefonu

Dodaj naliczenie

Tworzy jednorazowe naliczenie dla nowego płatnika od razu po wysłaniu formularza. Konfiguracja: Tytuł, Kwota należności, Dni na zapłatę, Numer konta (z listy kont bankowych w systemie), Kategoria należności (z listy kategorii w systemie). Można dodać regułę warunkową „Włącz akcję regułą".

📷 Akcja Dodaj naliczenie — pola konfiguracji z listą kategorii należności

Dodaj do planu naliczeń

Dodaje płatnika do istniejącego planu naliczeń od razu po wysłaniu formularza.

⚠️ Wymaganie wstępne: plan naliczeń musi być już wcześniej utworzony w systemie i mieć przypisanego co najmniej jednego płatnika — dopiero wtedy pojawi się na liście do wyboru.

Konfiguracja: wybierz plan naliczeń z listy i wpisz kwotę. Można dodać regułę warunkową „Włącz akcję regułą", aby plan był przypisywany tylko określonej grupie płatników.

Przykład: jeden formularz obsługuje wiele sekcji. Każda sekcja ma osobną akcję z własną regułą. W regule używasz kodu pola formularza:

Akcja 2: Dodaj do planu naliczeń — Plan: Koszykówka, Kwota: 80 PLN
         Włącz akcję regułą: sekcja == "Koszykówka"

Akcja 3: Dodaj do planu naliczeń — Plan: Pływanie, Kwota: 120 PLN
         Włącz akcję regułą: sekcja == "Pływanie"

Gdzie sekcja to kod pola formularza pola z listą rozwijaną sekcji, a „Koszykówka" / „Pływanie" to dokładne wartości opcji z tej listy.

📷 Akcja Dodaj do planu naliczeń — z polem Plan naliczeń, Kwota i regułą warunkową

Skrypty

W kilku miejscach konfiguracji formularza można użyć skryptów w języku Lua. Skrypty umożliwiają zaawansowane przetwarzanie danych: walidację formatów, łączenie pól, transformację wartości.

⚠️ Skrypty używają kodów pól formularza jako zmiennych — nie kodów pól płatnika. Kody muszą być dokładnie takie, jak zostały zdefiniowane w zakładce Wygląd (bez polskich znaków i spacji).

Skrypty walidujące

Wpisywane w polu „Skrypt walidujący" podczas edycji pola formularza. Formularz zostanie wysłany tylko jeśli skrypt zwróci true. Zmienna field zawiera aktualną wartość danego pola formularza.

Pole obowiązkowe (pole tekstowe lub lista rozwijana)

string.len(field) > 0

Sprawdza czy pole nie jest puste. Komunikat błędu: np. „Uzupełnij pole."

Obowiązkowy checkbox

field == "true"

Formularz zostanie wysłany tylko jeśli checkbox jest zaznaczony. Stosowane przy zgodach RODO i regulaminach. Komunikat błędu: np. „Konieczne wyrażenie zgody."

Walidacja adresu e-mail

string.find(field, "@") ~= nil

Sprawdza czy wpisany tekst zawiera znak @. Komunikat błędu: np. „Wpisz poprawny adres e-mail."

Walidacja formatu daty (DD-MM-RRRR)

return (function()
    local d, m, r = (field or ""):match("^(%d%d)%-(%d%d)%-(%d%d%d%d)$")
    d = tonumber(d)
    m = tonumber(m)
    r = tonumber(r)
    return d ~= nil
        and d >= 1 and d <= 31
        and m >= 1 and m <= 12
        and r >= 1926 and r <= 2026
end)()

Sprawdza czy data ma poprawny format i czy wartości mieszczą się w sensownym zakresie. Komunikat błędu: np. „Uzupełnij datę poprawnym formatem (DD-MM-RRRR)."

Skrypty mapujące

Wpisywane w panelu akcji „Dodaj płatnika" — kliknij przycisk </> obok wybranego pola płatnika. Skrypt przetwarza wartości pól formularza (identyfikowanych przez kody pól formularza) i zwraca wynik, który zostanie zapisany w polu płatnika (identyfikowanym przez kod pola płatnika).

Łączenie dwóch pól formularza w jedno pole płatnika

Operator .. łączy wartości tekstowe. W poniższym przykładzie opiekun_nazwisko i opiekun_imie to kody pól formularza — muszą dokładnie odpowiadać kodom zdefiniowanym w zakładce Wygląd:

opiekun_nazwisko .. " " .. opiekun_imie

Wynik (np. „Kowalski Jan") zostanie zapisany w polu płatnika „Imię i nazwisko rodzica" (o kodzie pola płatnika np. imie_nazwisko_rodzica).

Wyodrębnianie roku z daty

W poniższym przykładzie dataurodzenia to kod pola formularza pola z datą urodzenia:

local _, _, year = dataurodzenia:find("(%d%d%d%d)$")
return year

Wyciąga rok z daty (np. z „15-03-2010" zwróci „2010") i zapisuje go w polu płatnika „Rok urodzenia" (o kodzie pola płatnika np. rok_urodzenia).

Agregowanie wielu checkboxów w jedno pole tekstowe płatnika

Gdy formularz zawiera wiele checkboxów (np. 14 alergenów o kodach pól formularza alergen_1…alergen_14), skrypt łączy zaznaczone w jedną listę:

alergeny = {}
if alergen_1 == "true" then
    table.insert(alergeny, "1. Zboża zawierające gluten")
end
if alergen_2 == "true" then
    table.insert(alergeny, "2. Skorupiaki i produkty pochodne")
end
-- (kolejne alergeny analogicznie...)
Wynik (lista zaznaczonych alergenów) zostanie zapisany w jednym polu płatnika „Alergeny" (o kodzie pola płatnika np. alergeny).

Wybór wartości na podstawie warunku

Skrypt pozwala zwrócić różną wartość w zależności od tego, co wypełniający wybrał w innym polu formularza. Ogólna postać skryptu:

if kod_pola_zrodlowego == "wartość_1" then return kod_pola_wynikowego_1 end
if kod_pola_zrodlowego == "wartość_2" then return kod_pola_wynikowego_2 end
-- (kolejne wartości analogicznie...)

Gdzie kod_pola_zrodlowego to kod pola formularza z listą rozwijaną (pole decydujące), a kod_pola_wynikowego_1, kod_pola_wynikowego_2 itd. to kody pól formularza zawierających wartości do zwrócenia (zazwyczaj ukrytych za pomocą opcji „Pokaż tylko gdy wartość innego pola").

Przykład z podziałem na województwa: pole formularza o kodzie wojewodztwo (lista rozwijana) decyduje, które z ukrytych pól formularza (jednostka1…jednostka16) zostanie zwrócone jako wartość pola płatnika „Jednostka":

if wojewodztwo == "Dolnośląskie" then return jednostka1 end
if wojewodztwo == "Kujawsko-Pomorskie" then return jednostka2 end
if wojewodztwo == "Małopolskie" then return jednostka3 end
-- (pozostałe województwa analogicznie...)

Wynik zostanie zapisany w polu płatnika „Jednostka" (o kodzie pola płatnika np. jednostka).

Udostępnianie formularza

Aktywacja formularza

Zanim wyślesz link do klientów, upewnij się że formularz ma zaznaczony checkbox Aktywny w panelu formularza. Nieaktywny formularz nie jest dostępny pod linkiem.

Kopiowanie linku

Kliknij „Kopiuj link" w panelu formularza — w schowku zostanie zapisany skrócony link gotowy do wysłania użytkownikom (e-mailem, SMS-em).

Klonowanie formularza

Kliknij „Klonuj" aby stworzyć kopię formularza — przydatne gdy chcesz przygotować podobny formularz dla innej grupy lub organizacji.

Checklista przed wysłaniem linku do klientów

📷 Panel formularza — checkbox Aktywny i przyciski Otwórz / Kopiuj link / Klonuj