Oczekiwania rodziców w nowoczesnej szkole
We współczesnej szkole komunikacja z rodzicami to podstawa udanej współpracy. Rodzic płacąc za nauczanie dziecka w placówce niepublicznej wymaga komunikacji otwartej, szczerej i opartej na jasnych zasadach. Dlatego, gdy w szkole pojawia się problem z terminowymi płatnościami, może to być oznaką nieodpowiedniego zarządzania i braku jasności w formułowanych przez szkołę oczekiwaniach.
Rodzicom zdarza się nie uiszczać w terminie opłat za czesne, podręczniki, legitymacje i tym podobne należności, które pozostają jednak niezbędne do funkcjonowania szkoły. Powodem takiego stanu rzeczy często okazuje się być niewydajność pracy sekretariatu lub przeciążenie pracą – w takiej sytuacji kontrola wszystkich rodziców zajmuje dużo czasu i nie jest skuteczna. Gdy rodzice z własnej inicjatywy zadadzą pytanie o swoje płatności, wyjaśnienia i sprawdzenie również pochłaniają czas i energię. Sytuacja ta nie ma jednak przeważnie innej ścieżki rozwiązania – rodzice sami nie kontrolują swojego stanu rozliczeń i nie są w stanie sprawdzić na własną rękę ile zalegają.
Wydaje się jednak, że nawet samo doprowadzenie do tego typu sytuacji jest niepotrzebne i mnoży problemy i tak zajętemu personelowi. Rozwiązaniem byłoby regularne komunikowanie rodzicom o zbliżającej się płatności lub automatyczne opłaty cykliczne. Bez wiedzy o terminie płatności trudno jest o niej pamiętać.
Dobrym przykładem tego typu problemu jest sytuacja jednej z dużych warszawskich placówek niepublicznych, która podpisując z rodzicami umowę przy przyjmowaniu dziecka do szkoły oczekiwała, że tym samym zamyka raz na zawsze temat płatności. Kwota podana w umowie miała być raz w miesiącu przelewana na konto szkoły przez rodziców, bez jakiegokolwiek przypominania o terminie lub wysokości opłaty. Doprowadziło to w oczywisty sposób do sytuacji, w której spora część rodziców zaczęła zalegać szkole z płatnościami, a odkręcanie tego stanu rzeczy było już niewykonalne.
Chcesz uniknąć takiej sytuacji? Dowiedz się, jak wdrożyć nowoczesny system do zarządzania płatnościami w szkole.
Praca księgowości i sekretariatu – wyzwania
Tego typu sytuacja jest też ogromnym wyzwaniem dla pracowników szkoły, na których spoczywa odpowiedzialność za ściąganie opłat, w warunkach polskiej szkoły zwykle są to pracownicy i pracowniczki sekretariatu i księgowości. Podstawowym wyzwaniem dla szkoły płynącym z niedociągnięć w organizacji płatności są problemy z płynnością, które pojawić się mogą bardzo łatwo, gdy część rodziców nie płaci na czas.
By nie utracić płynności, szkoła często ucieka się do doraźnych metod naprawczych, takich jak dodatkowe przypomnienia, telefony, mailingi. Nierzadko do tych czynności zatrudniana jest dodatkowa osoba, która pełni rolę windykatora, nieprzyjemną dla obu stron. Taka praca zajmuje również dużo czasu i może nie być skuteczna. Wizerunek szkoły zawsze bardzo cierpi na chaosie rozliczeniowym – taka sytuacja w oczach rodzica świadczy o nieskutecznej pracy sekretariatu i księgowości i nie buduje mechanizmów dobrej, regularnej współpracy przy podstawowych opłatach za czesne.
W sytuacji braku regularnej, bieżącej komunikacji na linii szkoła–rodzic, otrzymanie przez rodzica wiadomości z przypomnieniem o zalegającej dużej płatności jest nieprzyjemne i niekomfortowe. Takie komunikaty, w obliczu słabej sytuacji finansowej szkoły, zdarzają się być agresywne i ponaglające. Jakkolwiek zrozumiałym jest, że takie napięcia mogą się rodzić, należy powiedzieć jasno, że jest to sytuacja do której nie należy doprowadzać. Wszystkie problemy z płynnością, zarówno po stronie szkoły jak i rodzica, powinny być komunikowane i rozwiązywane odpowiednio wcześniej. Jednocześnie – rodzic któremu szkoła nie przypominała o płaceniu, który w trakcie współpracy nie musiał płacić regularnie, nagle otrzymujący powiadomienie o dużym długu wobec szkoły, może czuć się nieodpowiednio potraktowany.
Czy istnieje systemowe rozwiązanie problemu?
Prawdopodobnie zastanawiasz się teraz, czy wszystkich opisanych powyżej problemów można uniknąć już na wstępie. A może któryś z nich jest problemem w twojej szkole, borykasz się z nim od jakiegoś czasu i zastanawiasz się nad możliwym rozwiązaniem? W nowoczesnej szkole żaden z opisanych powyżej przypadków nie musi być twoim zmartwieniem. Już w kolejny czwartek przeczytasz więcej o rozwiązaniach, jakie na problemy z płatnościami proponuje rynek!