Prowadzisz klub sportowy? Płatności i składki członkowskie to spora część twojej pracy. Dowiedz się jak poprawić terminowość opłat od zawodników i rodziców, usprawnić działanie swojej księgowości i rozwiązać problemy z płynnością. Zacznij poruszać się śmiało w świecie płatności online i usprawniających pracę aplikacji.

Różne płatności w klubie sportowym

To, że funkcjonowanie klubu sportowego opiera się na składkach jego członków – to żadna nowość. Wszystkie aspekty funkcjonowania klubu: od zatrudnienia trenerów, wynajmowanego miejsca, przez stroje, bluzy, gadżety, po zgrupowania i wyjazdy, wymagają terminowych opłat od korzystających z nich zawodników.

Niekiedy kluby decydują się na starania o miejskie dotacje dla swojej działalności. Oczywiście – otrzymanie dotacji może jest ogromnym wsparciem, należy jednak pamiętać, że działalność klubu nie może być oparta jedynie na systemie grantowym, ponieważ klub, niezależnie od wyników konkursów, powinien cały czas funkcjonować sprawnie i dostarczać swoim zawodnikom najlepszą jakość.

Jak więc funkcjonują składki członkowskie w klubie? Większość klubów przyjmuje nowych członków na podstawie wpisowego. To pierwsza opłata wnoszona przez zawodnika lub jego rodziców do klubu. Mimo, że opłata ta jest jednorazowa, warto przy jej okazji dokładnie poinformować rodzica, jak będą wyglądać następne, już regularne płatności. Proces płacenia powinien być regularny i mieć jasno określone zasady, terminy i wysokości składek.

Te regularne płatności, w zależności od charakteru i wielkości klubu sportowego moga wyglądać inaczej. Do typowych składek naliczanych przez klub sportowy możemy zaliczyć: miesięczną lub roczną składkę członkowską, opłaty za indywidualne treningi, opłaty za zawody. Dochodzą do tego opłaty jednorazowe, np. za sprzęt sportowy lub klubowy dres. Większość klubów organizuje również wyjazdy, obozy i zgrupowania – to również przedsięwzięcie, które wymaga sprawnego zebrania opłat. W przypadku takiego wyjazdu klub może posłużyć się specjalnie stworzonym na jego rzecz formularzem, który na podstawie wybranych przez zawodnika opcji naliczy odpowiednią opłatę.

Rozliczenia w klubie - jak to funkcjonuje obecnie?

Obecne funkcjonowanie opłat klubowych w Polsce przebiega zwykle wedle prostego schematu. Małe kluby korzystają z podstawowych narzędzi, takich jak wiadomości mailowe, telefony, umowy, które zobowiązują do regularnych płatności na klubowe konto. Takie płatności zwykle rozliczane są w Excelu przez prezesa klubu, pracownika administracji lub księgowości.

Taki model ma wiele zalet, ale też i kilka wad. Po pierwsze: w małych klubach rozliczeniami zajmuje się zwykle jedna, i tak obciążona obowiązkami osoba. Jej dostępność dla księgowości oraz rodziców czy zawodników jest więc niska. Rodzice nie mają na bieżąco dostępu do informacji o swoich płatnościach i nie dopytują o nie. Dla osoby rozliczającej w klubie taka praca potrafi też być przytłaczająca, windykacja okazuje się niemożliwa ze względu na ograniczenia czasowe. W przypadku potencjalnych błędów obowiązki i zażalenia spadają na jedną, i tak przeciążoną osobę.

Rozwój i wzrost ilości członków to dla klubu sytuacja bardzo pożądana. Należy przygotować się jednak na nowy wyzwania, które mogą się w związku z nią pojawić. Wraz z przyrostem członków, rosną też koszty i zapotrzebowanie na profesjonalną obsługę zawodników. Gdy klub staje się większy, potrzebne stają się narzędzia pozwalające za tym nadążyć. W tym okresie warto zastanowić się nad wdrożeniem ułatwiającego pracę systemu. Więcej o dostępnych na rynku rozwiązaniach przeczytasz w dalszej części artykułu.

Terminowe płatności i jak je wyegzekwować

A dlaczego regularnie wpływające składki członkowskie są dla klubu tak ważne? Przede wszystkim dlatego, że są podstawą jego sprawnego funkcjonowania, zapewniają zabezpieczenie dla wynagrodzeń, najmu obiektu, inwestycji, wyjazdów. Z perspektywy zarządzania klubem są więc kwestią kluczową.

Z perspektywy rodziców i zawodników terminowość jest równie ważna. Składki płacone na czas pozwalają zachować płynność finansową i nie powodują nawarstwiających się zaległości, które mogą być trudne do opłacenia przy dużej kumulacji. Do tego – badania wskazują, że wysokość zadłużenia ma istotny wpływ na postrzeganą zdolność do jego spłaty. W przypadku dużej zaległości następuje więc efekt psychologicznej bariery u dłużnika, który jest niekorzystny dla obu stron. Rodzice, którzy nie płacą regularnie, będą niechętnie odpowiadać na ponaglające komunikaty o konieczności zapłaty.

Dla dziecka taka sytuacja też może być bardzo przykra. Niekiedy kluby decydują się na rozwiązania ponaglające rodziców, które odbijają się właśnie na nim – dziecko z nieopłaconą składką nie zostaje wpuszczane na treningi, co stawia je w niezręcznej sytuacji względem rówieśników. O ile rozwiązanie to może sprawdzać się w przypadku młodszych dzieci, o tyle przy starszych rocznikach jest już trudne do egzekwowania, gdyż nie wiadomo, kto właściwie ma zapłacić – rodzic czy dziecko?

Opłaty a komunikacja z rodzicami i zawodnikami

Prawda o składkach klubowych jest również taka, że ich wysokość nie zmienia się bardzo często, przeważnie jej waloryzacja następuje raz do roku. Tak naprawdę raz umówioną składkę rodzic może płacić miesiącami, jest to więc proces, który w łatwy sposób można zautomatyzować. Comiesięczne informacje o składkach, wysyłane np. mailowo przez pracownika klubu nie są potrzebne, gdyż ich wysokość się nie zmienia. To, co jest jednak potrzebne, to regularne, automatyczne przypomnienia do rodziców o stałej składce, którzy dzięki nim mogą wyrobić w sobie nawyk regularnego płacenia. Kluczowa jest też umiejętność informowania rodziców o waloryzacji. Jeśli zastanawiasz się jak to zrobić sprawnie, skutecznie i kulturalnie – sprawdź możliwości, jakie daje system do płatności lub skontaktuj się z nami, chętnie podpowiemy jak to zrobić.

Klub sportowy przeważnie nie ma czasu na generowanie regularnych przypomnień, ta praca może być również nudna i frustrująca. Pomocne w tym okazują się automatyzujące narzędzia, systemy naliczające i rozliczające składki, które przypominają rodzicom o płatnościach. Taki system może być naprawdę dużym odciążeniem dla małych, większych jak i rozwijających się klubów, zdejmuje z zarządzających nimi dbanie o ściągalność i obowiązek przypominania rodzicom o temacie finansów. Komunikacja z rodzicami w temacie opłat, często niezręczna, zostaje przejęta przez uniwersalny system, który wysyła neutralne w swojej treści komunikaty.

Aplikacje do zarządzania płatnościami

Zalet aplikacji zarządzających opłatami jest więcej. Płatności online są bezpieczniejsze i łatwiejsze do monitorowania od wciąż obecnej w naszej przestrzeni płatniczej gotówki. System to przejrzystość – dostęp do niego ma zarówno pracownik klubowy jak i rodzice i zawodnicy, o każdej porze. Procesy wspomagające regularne płatności automatyzują się, a komunikacja z rodzicami staje się sprawniejsza.

Systemy przypominające o płatnościach działają precyzyjnie. Komunikaty wysyłane do rodziców i zawodników są zindywidualizowane, zawierają informację o konkretnej opłacie, terminie zapłaty i dodatkowo posiadają link do płatności, który nie wymaga logowania. Czyni to sytuację klarowną dla każdej ze stron.

Warto znać również dodatkowe możliwości takich systemów. Dla przykładu: zbieranie środków na kilka różnych rachunków bankowych nie stanowi dla narzędzia żadnego problemu. Płatności ratalne za obozy i zgrupowania, zmieniające się i indywidualne kwoty do zapłacenia, rozkładane na kilka transz to również żaden problem. W przypadku chęci płatności z góry za pomocą jednego przelewu generuje w systemie automatyczne rozliczenie całości. Rozwiązania te sprawdzą się więc dla różnych typów rodziców, o różnych przyzwyczajeniach i możliwościach finansowych. Dla wszystkich – automatyzujące narzędzie jest wygodniejsze.

Na koniec należy dodać, że wdrożenie takiego narzędzia jest proste i nie zajmuje klubowi dużo czasu. Wdrożenie zajmie maksymalnie 2 godziny, a w przypadku problemów i wątpliwości konsultant pozostaje zawsze do dyspozycji. Opanowanie obszaru płatności i należyte ułożenie procesów jest warte poświęcenia czasu na wdrożenie, a benefity płynące z załatwienia sprawy przewyższą koszty czasowe.

Zainteresowały Cię możliwości systemowego rozwiązania problemu? Umów się z nami na bezpłatne spotkanie i konsultacje.