Fundacja Sternik Poznań prowadzi 4 szkoły, na każdym poziomie – od przedszkola, aż po liceum. Każdego roku uczęszcza do nich prawie 450 uczniów i uczennic.

Opis sytuacji

Szkoły Sternika rozliczają się z rodzicami na podstawie wystawionych na początku miesiąca not finansowych. Spośród naliczeń, które mogą znaleźć się na notach są: czesne, zajęcia dodatkowe, wycieczki, wpisowe, legitymacje, świetlica, transport do szkoły i inne. Przed wprowadzeniem Pagaspot, każda placówka prowadziła własną ewidencję opłat za zajęcia dodatkowe w excelu i przesyłała ją do księgowej, która na tej podstawie ręcznie wystawiała noty.

Przygotowanie not było czasochłonne i składało się z następujących kroków:

  1. Przygotowanie danych przez każdą z czterech placówek,
  2. Przesłanie danych do księgowości,
  3. Ręczne wprowadzenie danych do systemu księgowego i wygenerowanie dokumentów,
  4. Przekazanie rodzicom wygenerowanych dokumentów mailowo lub poprzez ręczne wprowadzenie ich do wewnętrznego systemu, do którego dostęp mają rodzice.

Proces ten zajmował 2-3 dni robocze. W międzyczasie przypadało wiele cyklicznych zobowiązań, które wymagały reakcji.

Noty generowane są 5 dnia miesiąca, natomiast do 10 dnia miesiąca księgowość musi przygotować listę płac oraz zrealizować wypłaty. Po wygenerowaniu not, rodzice w newralgicznym momencie między 5 a 10 dniem miesiąca przesyłali zapytania z prośbą o wyjaśnienia poszczególnych pozycji opłat – co miesiąc takich pytań było około 30-40. Wymagało to zaangażowania dodatkowej osoby do pomocy.

Wyzwania

Kluczowym wymaganiem z perspektywy szkół Sternika w Poznaniu było znalezienie rozwiązania, które usprawni pracę, pozwoli zaoszczędzić czas, umożliwi pozbycie się niepotrzebnej manualnej pracy i zwiększy przejrzystości rozliczeń z perspektywy szkoły i rodziców. Konieczność usprawnienia dotyczyła przede wszystkim rozliczeń opłat związanych z systematycznie odbywającymi się wycieczkami czy wyprawkami. Za każdym razem gdy pojawiała się wycieczka, konieczne było uzgodnienie z każdą ze szkół listy jadących dzieci, na tej podstawie księgowość wyszukiwała poszczególnych kontrahentów w programie księgowym, ręcznie wystawiała noty i przekazywała je do rodziców. Księgowość musiała generować noty w 100% ręcznie. W przypadku 3-osobowej rodziny oznaczało to wystawienie noty z 3 pozycjami, a jeśli dzieci uczęszczają do różnych placówek, konieczne było wygenerowanie 3 oddzielnych not dla każdego dziecka. Ten proces zajmował 3-4 dni robocze.

Obawy

W świetle utrwalonego modelu rozliczeniowego obawą było to, czy właściwym rozwiązaniem jest realizowanie przez rodziców wpłat za wszystkie dzieci na jedno konto bankowego (nie zaś na oddzielne konta poszczególnych placówek jak to odbywało się przed wdrożeniem).

Proces wdrożenia

Pierwszym krokiem do rozpoczęcia działań było przygotowanie prezentacji w oparciu o aktualną sytuację działań szkoły. Ważne było, aby zarząd i księgowość zobaczyła na własnym przykładzie jak Pagaspot przyśpiesza i ułatwia rozliczenia.

W pierwszej kolejności odbyliśmy rozmowę telefoniczną z księgowością, w trakcie której posłuchaliśmy o sposobach dotychczasowej pracy z finansami szkół. Zadaliśmy pytania, które pozwoliły zespołowi Pagaspot skonfigurować system, tak by w trakcie prezentacji w jak największym stopniu odpowiadał aktualnej sytuacji klienta. Zarząd wraz z dyrekcją mieli możliwość zobaczenia systemu odpowiadającego realiom szkoły, co pozwoliło na łatwe zrozumienie jego działania. Dzięki temu pojawiające się pytania dotyczyły istotnych szczegółów, nie zaś podstaw działania systemu.

Po kilku dniach od prezentacji podpisaliśmy umowę i rozpoczęliśmy proces wdrożenia. Na tym etapie zespół Pagaspot przekazał rozpisany plan wdrożenia, który stał się punktem odniesienia dla obu stron w trakcie prac i przygotowań do oficjalnego wdrożenia. Szkołą Sternika otrzymała również indywidualnego konsultanta, który pomógł wdrożyć system i się z niego przeszkolić.

Zaledwie dzień później przekazaliśmy uzupełniony danymi, gotowy do wdrożenia system, a niedługo później – z początkiem kolejnego miesiąca pomyślnie zostały wysłane pierwsze noty.

Rozwiązanie

Wdrożyliśmy Pagaspot, który kompleksowo odpowiada na postawione wyzwania.

  1. Naliczenia z tytułu czesnego zostały ustalone raz i przez wskazany okres są generowane automatycznie,
  2. Szkoły przygotowują dane o naliczeniach w ustalonym formacie w pliku Excel, a następnie przesyłają je do księgowości, która importuje pliki do Pagaspot wprowadzając w ten sposób skomplikowane naliczenia agregujące wiele typów naliczeń w różnych kwotach, często dla tych samych osób,
  3. Środki wpłacane są na jedno konto, a następnie dzięki łatwym do pozyskania informacjom z systemu, rozdzielane są na rachunki właściwych szkół.

Obecnie wprowadzenie naliczeń zajmuje około 10 minut. Kolejnym krokiem jest wygenerowanie not, które zajmuje około 5 minut. Ostatnim etapem jest wysyłka powiadomienia z podsumowaniem naliczeń, linkiem do szybkiej płatności i notami w załącznikach. W sytuacji gdy po wygenerowaniu not nastąpi pomyłka w naliczeniu, wystarczy zmodyfikować kwotę naliczenia i wygenerować korektę do noty.

Porównanie czasu pracy szkoły przed i po wdrożeniu Pagaspot

Po naliczeniu system automatycznie wysyła do rodziców personalizowane powiadomienia z szczegółowymi wyliczeniami i linkiem do płatności, który nie wymaga logowania się do aplikacji.

“Pagaspot dało mi oszczędność czasu, która przy wykonywaniu wielu czynności pozwoliła mi wyrobić się “w swoim czasie”. W biurze jest jedna osoba, która dokonuje rozliczeń i co miesiąc, w okresie do 10 dnia miesiąca, nie wiedziała, w co włożyć ręce – tyle było pracy i spraw do ogarnięcia, a dodatkowo rodzice zasypywali nas mailami. Dzięki wdrożeniu Pagaspot pracę mogę wykonać znacznie szybciej, a osoby dotychczas dodatkowo zaangażowane wykonują inne obowiązki, których w szkołach jest wiele. Dzięki Pagaspot praca idzie znacznie sprawniej. Bardzo nam to ułatwiło!“
Magdalena Gosk - księgowa w szkoła Sternika w Poznaniu

Osiągnięte rezultaty

  • Poprawa ściągalności o ~20%
  • Zmniejszenie liczby zapytań o rozliczenia ze strony rodziców o 92.5%
  • Zaoszczędzone 5 dni pełnoetatowej pracy księgowej

Efekt

W błyskawicznym tempie od momentu przekazania danych system był gotowy do pracy. Wraz z wprowadzeniem Pagaspot, rodzice zyskali przejrzystość rozliczeń ze szkołą. W dowolnym momencie każdy rodzic może otworzyć aplikację mobilną i wyświetlić saldo lub szczegółowo sprawdzić stan swoich rozliczeń oraz je opłacić dzięki szybkim przelewem dostępnym w Pagaspot.

Księgowość zyskała dodatkowe 5 dni, które pozwoliły wykonywać pracę dokładniej, bez stresu i konieczności angażowania dodatkowych osób w proces generowania naliczeń. Wyjaśnianie ewentualnych zgłoszeń. Ograniczona do minimum została też manualna praca. Szkoła zyskała narzędzie, które umożliwia szybkie wdrożenie nowej osoby w proces rozliczania co zabezpiecza szkołę w sytuacji choroby pracowników.

“Pagaspot usystematyzowało pracę – pozwala krok po kroku osiągnąć rezultat w postaci dodania naliczeń i wysłania not. Zmniejszyła się o ponad 90% liczba korespondencji z rodzicami w sprawie wyjaśnienia rozliczeń. Oszczędność czasu, oszczędność czasu i jeszcze raz oszczędność czasu.”
Magdalena Gosk - księgowa w szkoła Sternika w Poznaniu

Jeśli któraś z kwestii poruszonych w tym case study jest Ci bliska, bądź borykasz się z innymi wyzwaniami – napisz do nas! Skontaktujemy się żeby omówić Twoją sytuację i znaleźć rozwiązanie.