Rodzaje płatności w szkole

Współczesną szkołę niepubliczną możemy porównać do złożonego mechanizmu, na którego funkcjonowanie sumuje się wiele składników. Rodzic, chcąc wybrać odpowiednią placówkę dla swojego dziecka, będzie kierował się tym, by była ona jak najlepsza pod względem oferty edukacyjnej, zajęć pozalekcyjnych, posiłków, i przyjaznego, bezpiecznego otoczenia. Wszystkie te składowe, aby funkcjonować dobrze, muszą być ze sobą harmonijnie połączone w jednej, dobrze zarządzanej szkole. Dlatego też opłaty za nie stają się jednym z podstawowych tematów dla dyrekcji i administracji szkolnej. We współczesnej szkole płatności to nie tylko czesne i opłaty za obiady, ale i należności za zajęcia pozalekcyjne, wycieczki, podręczniki, dodatkowe materiały edukacyjne, mundurki i wiele innych.

Warto nadmienić, że niepubliczne placówki oświatowe, w porównaniu z publicznymi, utrzymują swoje funkcjonowanie przede wszystkim w oparciu o wpłaty z tytułu czesnego, z dużo mniejszym czynnikiem innych dotacji, np. tych z Ministerstwa Edukacji. O ile więc funkcjonowanie w oparciu o dotację jest dla szkoły zupełnie pewne i bezpieczne, o tyle nadzór i kontrola nad płatnościami ze strony rodziców leżą w całości po stronie szkoły. Zapewnienie jakościowej oferty dla rodziców i dzieci powinno być ściśle sprzężone z wydajnym systemem płatności, gdyż tylko wtedy układ ten działa dobrze.

Czesne w Twojej szkole to pestka, ale chciałbyś przyłączyć do swoich rozliczeń opłaty za obiady? Przeczytaj więcej o modułach cateringowych i obiadowych.

Model rozliczeń – jak obecnie funkcjonuje?

Terminowość wnoszenia opłat szkolnych zapewnia stabilność finansową każdej placówki oświatowej. Umożliwia również wypłaty wynagrodzeń pracowniczych, utrzymanie budynku oraz realizację dopłat do czesnego uczniów w trudnej sytuacji. Niestety, aktualny model zbierania płatności w szkołach często opiera się na zacofanych metodach, w ramach których  praca związana z weryfikacją wpłat i dbaniem o ściągalność jest wykonywana ręcznie. Księgowość i administracja szkolna często nie może nadążyć za rodzicami i ich zaległościami w płatnościach. Tabele księgowe nie są czytelne, a posługiwać się nimi umie zwykle tylko jedna osoba. Z kolei administracja posługuje się metodami ręcznymi, takimi jak tabela w excelu, w skrajnych przypadkach – zeszyt, o zaległościach przypominając za pomocą pojedynczych telefonów czy e-maili. Tego typu modele rozliczeń skutkują w większości przypadków słabą ściągalnością opłat i licznymi błędami. Rodzice zalegający z czesnym często nie wiedzą ile zalegają, lub gdzie mogą swoją należność opłacić, a w ręcznie prowadzonych notatkach administracji zdarzają się błędy. Przede wszystkim jednak takie metody nie uczą terminowości w płatnościach, nie wprowadzają jej jako reguły. Zaburza to tym samym jakościowe i płynne funkcjonowanie szkoły.

Twoja szkoła prowadzi płatne zajęcia pozalekcyjne i chciałbyś objąć je jednym, intuicyjnym systemem rozliczeniowym? Zobacz, jak to zrobić!

Terminowe płatności – dlaczego są tak ważne?

Tymczasem terminowe płatności to jeden z podstawowych czynników prawidłowego funkcjonowania placówki oświatowej i jej administracji. Ich brak może powodować frustrację i szukanie niestandardowych rozwiązań ze strony szkoły, np. chęć naliczania niepłacącym rodzicom odsetek. Prawdziwym problemem bardzo często okazuje się być jednak niedopasowana metoda przypominania o płatnościach lub brak jakichkolwiek przypomnień. W takiej sytuacji ściągalność pozostaje na słabym poziomie, a frustracja ze strony szkoły narasta.

Terminowe wnoszenie opłat takich jak czesne wymaga wyrobienia odpowiednich nawyków u rodziców, nauki regularności poprzez doświadczenie. Wyrobienie takiego nawyku od początku drogi edukacyjnej dziecka powinno być istotnym elementem współpracy między szkołą a rodzicem. W szkole, która nie potrafi uporządkować finansowego chaosu pojawiają się nieporozumienia w komunikacji z rodzicami. Na szczęście dobra wiadomość jest taka, że w placówce, która ma kwestie opłat pod kontrolą, współpraca ta może przebiegać płynnie i budować stabilną, opartą na zaufaniu relację.

Opłaty – model klarownej komunikacji z rodzicami

Jasna i otwarta komunikacja w sprawie opłat jest szczególnie istotna w przypadku chęci poprawy relacji z rodzicami ze strony szkoły. Przejrzystość w informowaniu o kosztach buduje w nich zaufanie i pozytywny odbiór sprawności działania placówki. Dzięki dobrze dobranej komunikacji i sprawnie działającej metodzie zarządzania płatnościami, szkoła może harmonijnie rozwijać się w oparciu o oczekiwania uczniów i rodziców. W takiej otwartej komunikacji pomocne okazują się nowoczesne systemy i narzędzia do zarządzania szkołą. Jeśli rodzice zalegają z płatnościami i ich zadłużenia się pogłębiają, może to być oznaką niewydajności obecnie działającego w szkole systemu. Warto wtedy pomyśleć nad zmianą metody ściągania zaległości i poszukaniem rozwiązania systemowego.

Nowoczesne modele zarządzania płatnościami

Na czym polega przełomowość dedykowanych systemów do zarządzania płatnościami? Są to aplikacje stworzone z myślą o rozwiązaniu wszystkich opisanych powyżej problemów. Dostępne są o dowolnej porze dnia i nocy, dla wszystkich, z dowolnego urządzenia. Automatyzują powtarzalne czynności, przyspieszając czas pracy administracji szkolnej, jak i moment przychodzenia do rodzica powiadomień, jednocześnie niwelując do zera ryzyko pomyłki lub zagapienia się z przypomnieniem. Taki system może efektywnie wspierać rozliczającego po stronie placówki i przyczyniać się do efektywności jego pracy, jednak nie zastępuje go w pełni. Dla dyrekcji placówki wdrożenie systemu wiąże się z dostarczaniem regularnej, pełnej informacji o stanie finansów, która generowana jest automatycznie.

Dla rodzica wdrożenie przez szkołę aplikacji również oznacza wiele rozwiązanych problemów. Dostęp do stanu swoich rozliczeń, dla każdego dziecka, mają cały czas, w telefonie lub w przeglądarce. Nie muszą więc pytać szkoły o stan swoich płatności – mogą sprawdzić je sami. W komunikatach otrzymywanych przez rodziców pojawia się mniej błędów – ręczne przenoszenie danych zostaje bowiem wykluczone. Czas rozliczenia, zaksięgowania opłat jest skrócony, tym samym przez większą część miesiąca rodzic w ogóle nie zaprząta sobie głowy opłatami. System wyręcza pracowników i rodziców z niekomfortowych rozmów i wymian maili na temat rozliczeń i sam wysyła merytoryczne powiadomienia. Ponadto, system ten działa na zasadzie profilaktyki – komunikując automatycznie o nowej opłacie, zawczasu przypomina o upływie terminu jej opłacenia, co przyczynia się do budowy nawyków regularnego płacenia.

Ponadto system ten działa na zasadzie profilaktyki – komunikując automatycznie o nowej opłacie, zawczasu przypomina o upływie terminu jej opłacenia, co przyczynia się do budowy nawyków regularnego płacenia.
Dlaczego rodzice mają problem z regularnymi płatnościami?

Jeśli zainteresowały Cię te rozwiązania, już teraz umów się na spotkanie i porozmawiaj z naszym ekspertem o Twojej sytuacji rozliczeniowej. W tym celu wypełnij formularz kontaktowy na naszej stronie.