Związek Alternatywa w Krajowej Administracji Skarbowej jest dynamicznie rozwijającą się organizacją, do której co miesiąc dołączają dziesiątki nowych członków chcących ubiegać się o lepsze warunki zatrudnienia w sferze budżetowej, ale nie tylko.

Opis sytuacji

Związkowa Alternatywa w KAS zwróciła się do nas z zapytaniem o możliwość opracowania mechanizmu ułatwiającego księgowanie pojedynczych wpłat od członków, jak i zbiorczych przelewów od poszczególnych Izb Urzędu Skarbowego. W odpowiedzi na tę potrzebę wdrożyliśmy nasz system Pagaspot oraz przygotowaliśmy nową funkcjonalność, która umożliwia rozliczenie kilkutysięcznej wpłaty na setki osób przy pomocy kilku kliknięć.

Wyzwania Związku

Rozliczanie wpłat z tytułu składek prowadzone było ręcznie w excelu, co wymagało
pełnoetatowego zaangażowania dwóch osób w proces przenoszenia i identyfikacji wpłat z wyciągu bankowego do excela. Przy wątpliwości związanej z tym czy wszystkie wpłaty od danego członka zostały zaksięgowane, konieczne było ponowne zweryfikowanie wszystkich wpłat na rachunku bankowym z wprowadzonymi do excela. Jednocześnie ponaglenia do osób, które zapomniały o wpłacie wymagało manualnego pisania wiadomości lub dzwonienia do zalegających.

Rozliczanie wpłat u tego Klienta wiązało się z następującymi szczegółami:

  1. Wpłaty dzielą się na indywidualne, jak i zbiorcze, dokonywane przez pracodawców (potrącenie z pensji za zgodą pracownika),
  2. W ciągu miesiąca jest ich blisko 4 tysiące,
  3. Przy tak dużej liczbie członków, regularnie pojawiają się członkowie o tych samych imionach i nazwiskach co wymaga dodatkowej weryfikacji, na kogo powinny zostać rozliczone wpłaty.

Związkowa Alternatywa w KAS poszukiwała rozwiązania, które umożliwi:

  1. skrócenie czasu poświęconego na rozliczenie wpłat,
  2. wgląd w aktualny stan rozliczeń dla członków,
  3. zwiększenie precyzji rozliczeniowej – brak błędów,
  4. Poprawę ściągalności i systematyczność wpłat.
“Excel już nie wystarczał, był prymitywny. Pracowałam w urzędzie i wystawiałam upomnienie na zaległości i weryfikowałam czy należne zgadza się z wpłatą - miałam doświadczenie i widziałam, że potrzebujemy czegoś więcej niż excela. Potrzebowałam żeby nie było pomyłek - w excelu łatwo zrobić pomyłkę, a w programie te pomyłki nie występują.”
Iwona Promińska - skarbniczka ZA w KAS

Proces wdrożenia

Związkowa Alternatywa w KAS korzystała z własnego pliku excel, w którym znajdował się rejestr członków wraz z objaśnieniami. Podczas pierwszego spotkania omówiliśmy znaczenie poszczególnych informacji w pliku, tak aby właściwie skonfigurować Pagaspot i wprowadzić dane. Zespół Pagaspot skonfigurował system, wprowadził dane i uzupełnił należności, a następnie umówił się na stacjonarne spotkanie z ZA w KAS w sprawie wdrożenia i szkolenia. W
trakcie spotkania wprowadziliśmy niezbędne poprawki na podstawie uwag skarbniczki. W trakcie wdrożenia jak i pracy ZA w KAS otrzymało indywidualnego konsultanta, który pomógł rozwiązywać wątpliwości. Po trzech miesiącach od wdrożenia, spotkaliśmy się ponownie na żywo by omówić dotychczasową współpracę.

Rozwiązanie

W ciągu zaledwie 2 tygodni udało się skonfigurować, przetestować i wdrożyć system Pagaspot. Zgodnie z założeniami system pozwolił maksymalnie oszczędzić czas skarbniczek m.in. dzięki importowi wyciągów bankowych, który zautomatyzował najbardziej czasochłonną część pracy, czyli – rozliczanie wpłat. Po pierwszej konfiguracji w postaci przyporządkowania wpłat, obecnie po zaciągnięciu wyciągu bankowego, wszystkie wpłaty pojawiają się na liście do rozliczenia.

[na granatowym tle] Pagaspot uczy się rozpoznawania wpłat i po miesiącu automatycznie podpowiada, na kogo rozliczyć wpłatę i na jakie konkretnie składki.

Identyfikacja wpłat, przebiega na podstawie numeru rachunku bankowego osoby wpłacającej, dzięki czemu wyeliminowane zostały pomyłki w rozliczeniach wpłat osób o tych samych imionach i nazwiskach. Dodatkowo, zaimportowane wpłaty można rozliczać w kilka osób, na kilku urządzeniach w tym samym momencie. Jeśli nie zakończymy rozliczania, z łatwością można powrócić do ostatnich nierozliczonych wpłat by dokończyć pracę.

Ponadto wdrożony system Pagaspot umożliwia automatyczną wysyłkę wiadomości o nowej składce do wybranych członków oraz automatyczną wysyłkę ponagleń do zalegających. Dzięki temu członkowie są dobrze poinformowani, a jeśli zapomną o wpłacie składki, Pagaspot zawczasu im przypomni o zaległości. Każde powiadomienie z Pagaspot zawiera link do płatności nie wymagający logowania, który umożliwia w wygodny sposób opłacenie składki za pomocą szybkich płatności.

Członkowie wpłacający samodzielnie mają możliwość zalogowania się na swoje konto i wyświetlenia stanu rozliczeń wraz z możliwością dokonania płatności czy wysłania wiadomości do Związku.

Osiągnięte rezultaty

  • Skrócenie czasu potrzebnego na rozliczenia o ok. 90%
  • Podgląd aktualnego stanu rozliczeń 24/7
  • Redukcja błędów w rozliczeniach o 99%

Efekt

Oszczędność ponad 80 godzin skarbniczki miesięcznie, która dzięki uzyskanym dodatkowym godzinom może zająć się nowymi wyzwaniami. Zarząd zyskał narzędzie, dzięki któremu w dowolnym momencie może sprawdzić stan składkowy w całym Związku.

“Można powiedzieć, że ze 100% czasu na rozliczenia, teraz poświęcamy 10%. Wielka oszczędność.”
Iwona Promińska - skarbniczka ZA w KAS

Dowiedz się jak Pagaspot może usprawnić pracę administracji w Twoim Związku Zawodowym! W trakcie darmowej rozmowy z konsultantem zapytamy Cię o Twoją sytuację i na tej podstawie powiemy Ci czy i w jaki sposób jesteśmy w stanie Ci pomóc. Z tej możliwości skorzystało ponad 170 organizacji korzystających z Pagaspot.