Ustawienia „Zamów do” i „Odwołaj do” określają, do kiedy płatnik może zamówić i odwołać posiłek lub inny produkt z oferty. Każdą ofertę w katalogu ustawiasz osobno.

• Zamów do – do kiedy (lub do której godziny) płatnik może zamówić zaplanowane produkty.
• Odwołaj do – do kiedy (lub do której godziny) płatnik może odwołać zamówiony produkt. Po tym terminie płatnik zobaczy komunikat „Termin odwołania minął”.

Jak zmienić godzinę

1. Wejdź w Sklep i wybierz katalog, np. z obiadami.
2. Przejdź do zakładki Oferta i kliknij ofertę, którą chcesz zmienić. W szczegółach oferty, w sekcji Zamówienia indywidualne, zobaczysz aktualne terminy.
3. Kliknij ikonę ołówka (Edytuj).
4. Przewiń do sekcji Zamówienia indywidualne i upewnij się, że przełącznik jest włączony.
5. Przy Zamów do albo Odwołaj do włącz przełącznik, jeśli jest wyłączony.
6. Z listy wybierz punkt odniesienia, najczęściej Dzień zamówienia.
7. Kliknij ikonę suwaków obok listy i ustaw:
   • Godzina – w formacie GG:MM, np. 08:00,
   • Przesunięcie dni – 0 oznacza ten sam dzień, -1 dzień wcześniej, -2 dwa dni wcześniej itd.,
   • Pomiń weekend – po włączeniu przesunięcie liczy tylko dni robocze (poniedziałek–piątek).
8. Kliknij Zapisz.

Punkty odniesienia

• Dzień zamówienia – termin liczony od dnia, na który zamówiony jest posiłek (dzień wydania), a nie od dnia złożenia zamówienia. To najczęstszy wybór przy obiadach.
• Początek miesiąca – termin liczony od 1. dnia miesiąca, w którym przypada posiłek. Przydaje się przy zamówieniach na cały miesiąc z góry.
• Koniec miesiąca – termin liczony od ostatniego dnia miesiąca, w którym przypada posiłek.

Przykłady ustawień

• Zamówienia do 8:00 w dniu posiłku: Zamów do → Dzień zamówienia, godzina 08:00, przesunięcie 0.
• Odwołanie do 22:00 dnia poprzedniego: Odwołaj do → Dzień zamówienia, godzina 22:00, przesunięcie -1. To domyślne ustawienie w nowej ofercie.
• Odwołanie do 14:00 w poprzedni dzień roboczy: Odwołaj do → Dzień zamówienia, godzina 14:00, przesunięcie -1, Pomiń weekend włączone. Posiłek na poniedziałek można wtedy odwołać do piątku do 14:00.
• Zamówienia na cały miesiąc do 3 dni przed jego początkiem: Zamów do → Początek miesiąca, godzina 12:00, przesunięcie -3. Obiady na październik można wtedy zamówić do 28 września do 12:00.

Warto wiedzieć

• Nowe terminy działają od razu po zapisaniu. Termin odwołania sprawdzany jest w chwili odwoływania, więc zmiana obejmuje też zamówienia złożone wcześniej.
• Terminy dotyczą tylko płatników, którzy widzą daną ofertę. Oferta pokazuje się płatnikom na podstawie reguł albo przypisania do grup płatników. Dzięki temu różne grupy mogą mieć różne oferty i terminy, np. młodsze klasy jedną ofertę, a starsze inną. Jeśli chcesz zmienić godzinę tylko dla części płatników, edytuj ofertę przypisaną do ich grupy.
• Jeśli chcesz zmienić godziny dla kilku ofert (np. różnych zestawów obiadowych), powtórz kroki dla każdej z nich.
• Jak odwołać posiłek za płatnika, opisaliśmy w instrukcji Odwołanie zamówionego posiłku przez firmę cateringową.

Społeczna Szkoła Podstawowa Integracyjna nr 100 STO w Warszawie działa od 1996 roku. Założona z inicjatywy środowiska rodziców i nauczycieli skupionych wokół idei edukacji integracyjnej, przez blisko trzy dekady wypracowała silną pozycję wśród warszawskich szkół niepublicznych. Dziś funkcjonuje w dwóch lokalizacjach i kształci blisko 250 uczniów, w tym dzieci z orzeczeniami o potrzebie kształcenia specjalnego.

Szkoła należy do Społecznego Towarzystwa Oświatowego i od lat zajmuje wysokie miejsca w rankingach szkół podstawowych. To placówka z wypracowanymi tradycjami, certyfikatem ośrodka egzaminacyjnego University of Cambridge i szeroką ofertą zajęć dodatkowych. Zarządzanie taką organizacją – rozproszoną, wielooddziałową, z różnorodnymi strumieniami opłat – wymaga precyzji i bieżącego dostępu do danych finansowych.

Opis sytuacji

Nowa dyrekcja objęła placówkę w trudnym momencie – zastała chaos, który musiała szybko opanować. Nie było czasu na długie poszukiwania – wybrano dużą zewnętrzną firmę księgową, obsługującą wiele placówek. Firma była kompetentna merytorycznie. Problem polegał na czym innym.

Duże biuro rachunkowe oznacza wielu klientów, sformalizowane procedury, ograniczoną dyspozycyjność. Uzyskanie informacji o stanie rozliczeń uczniów wymagało mailowego zadania pytania oraz oczekiwania co najmniej tydzień, podczas gdy rodzice i dyrekcja potrzebują aktualnych danych finansowych na co dzień. Administracji szkoły brakowało wiedzy kto zapłacił, kto zalega i w jakiej kwocie. Firma kontaktowała się z rodzicami w sprawach zaległości bez wiedzy szkoły – nie wiadomo było kiedy i w jaki sposób przebiega komunikacja.

Dla pani Beaty – która w poprzedniej szkole przez lata samodzielnie zarządzała rozliczeniami i miała dane pod ręką w każdej chwili – był to stan nie do zaakceptowania. Potrzebowała narzędzia, które przywróci kontrolę nad stanem finansów szkoły. Szczególnie wrażliwym punktem był kontakt z rodzicami w sprawach zaległości. W jej przekonaniu to szkoła powinna jako pierwsza rozmawiać z rodzicem o problemie – zna kontekst, zna rodzinę, wie, jak poprowadzić rozmowę.

Wyzwania

Przed wdrożeniem Pagaspot szkoła mierzyła się z kilkoma konkretnymi problemami operacyjnymi:

• Brak bieżącego wglądu w płatności. Stan rozliczeń z rodzicami był dostępny dopiero po kontakcie z biurem księgowym – z opóźnieniem wynikającym z rytmu pracy zewnętrznego podmiotu
• Ograniczona kontrola nad komunikacją z rodzicami. Informacje o zaległościach trafiały do rodzin za pośrednictwem biura – szkoła nie wiedziała, co, kiedy i w jaki sposób zostało zakomunikowane
• Trudność w zarządzaniu wieloma strumieniami opłat. Czesne, świetlica, zajęcia dodatkowe, obozy – każda kategoria wymagała oddzielnego śledzenia, a całościowy obraz był trudny do uchwycenia bez przeznaczonego do tego narzędzia.Rozproszenie danych między dwiema lokalizacjami. Dwa budynki, dwie grupy klas, jeden system finansowy – bez centralnego narzędzia trudno było utrzymać spójność

Proces wdrożenia

Pani Beata wiedziała dokładnie, czego szuka – i wiedziała, że Pagaspot to właściwe narzędzie. Decyzja o wdrożeniu była dla niej oczywista.

Po podpisaniu umowy pani Beata przekazała niezbędne informację do Pagaspot. Zespół Pagaspot wprowadził dane, skonfigurował system pod specyfikę SSPI 100, dodał naliczenia i przygotował platformę. Z dnia na dzień system był gotowy do pracy.

Wdrożenie Pagaspot przebiega według prostego podziału: szkoła dostarcza dane – listy uczniów, kategorie opłat, stawki. Zespół Pagaspot konfiguruje system, importuje dane, naliczenia i przygotowuje platformę do pracy.

Rozwiązanie

Pagaspot pełni w SSPI nr 100 STO rolę centralnego systemu do zarządzania opłatami szkolnymi – dostępnego dla dyrekcji i administracji w czasie rzeczywistym, bez pośredników.

• Przejrzysty obraz płatności na żądanie. Dyrekcja w dowolnej chwili widzi, kto zapłacił, kto ma zaległości i za co – bez oczekiwania na raport z zewnątrz
• Zarządzanie wieloma kategoriami opłat w jednym miejscu. Czesne, świetlica, zajęcia dodatkowe, wyjazdy – wszystkie strumienie opłat są widoczne w jednym panelu, przypisane do konkretnych uczniów
• Kontrola nad komunikacją z rodzicami. Szkoła może samodzielnie zdecydować, kiedy i jak przypominać o płatnościach. Informacje mogą trafiać do rodziców bezpośrednio – we właściwym momencie.Integralność danych bez uzależnienia od jednej osoby. System jest dostępny dla uprawnionych pracowników, a dane nie znikają razem ze zmianą obsady w sekretariacie

Osiągnięte rezultaty

• Bieżący wgląd w finanse – stan rozliczeń dostępny od ręki, bez czekania na zewnętrzne zestawienia
• Skrócenie czasu obsługi płatności – mniej ręcznego śledzenia, brak zapytań do zewnętrznego biura
• Porządek w wielo-kategoriowych opłatach – różne typy płatności w jednym miejscu, przypisane do konkretnych uczniów
• Niezależność operacyjna – administracja samodzielnie zarządza danymi, bez uzależnienia od zewnętrznego podmiotu w codziennych sprawach
• Kontrola nad komunikacją z rodzicami – szkoła wie, kto ma zaległości i sama decyduje, kiedy i w jaki sposób reagować; automatyczne powiadomienia dla rodziców są gotowe do uruchomienia w dowolnym momencie

„Gdy rodzic pyta o rozliczenie, sprawdzenie zajmuje mi dwie minuty – nie muszę na nikogo czekać"
Pani Beata, kierowniczka administracji SSPI nr 100 STO

Efekt

Szkoła odzyskała podstawową wiedzę o stanie rozliczeń z rodzicami. Dyrekcja wie, co się dzieje z płatnościami w czasie rzeczywistym. Gdy nauczyciel przychodzi zapytać, kto zapłacił za wycieczkę – odpowiedź jest gotowa w kilka sekund.

„Komfort uzyskania odpowiedzi na pytanie »proszę mi powiedzieć, ilu rodziców zapłaciło« – w Pagaspot jest to kilka kliknięć"
Pani Beata

Jeżeli chcesz wprowadzić do Pagaspot dużą grupę nowych płatników lub zaktualizować dane już znajdujące się w systemie, najlepiej zrobić to za pomocą pliku Excel.

Aby zaimportować dane płatników do Pagaspot, otwórz ekran Ustawień i znajdź zakładkę „Płatnicy”. Kliknij przycisk „Importuj płatników”, a następnie uporządkuj kolejność kolumn z danymi w swoim pliku Excel zgodnie z kolejnością wskazaną w sekcji „Oczekiwany format pliku” (Pagaspot pobiera dane zgodnie z kolejnością kolumn, a nie na podstawie ich nazw lub nagłówków).

Jeśli chcesz zaimportować kolumnę z danymi, której nie widzisz we wzorze, np. zawierającą kody płatników, wystarczy, że przeciągniesz odpowiednie pole z sekcji „Nie importuj tych kolumn” do „Oczekiwany format pliku”.
Możesz również dodać własne pola. W zakładce „Płatnicy” znajdź listę „Pola z danymi płatników” i za pomocą przycisku „Dodaj” utwórz nowe pole. Po otwarciu okna „Importuj płatników” znajdziesz je w sekcji „Nie importuj tych kolumn”.

Aby zaimportować przygotowany plik, upuść go na wyznaczone pole. Pagaspot wyświetli ekran pokazujący, w jaki sposób zaimportują się dane. Upewnij się, że dane w kolumnach odpowiadają nagłówkom. Do pierwszego wiersza pobrały się nagłówki z Twojego pliku Excel - usuń je, klikając szary krzyżyk po lewej stronie. Zakończ import, klikając w prawym górnym rogu „Zapisz”.

Pagaspot przeniesie Cię  na ekran “Płatnicy” z wczytanymi danymi z Excela. Sprawdź poprawność danych w karcie płatnika - otwórz ją klikając wybraną osobę.

Jeśli przed importem danych utworzono grupy i ustalono reguły przyporządkowania płatników (artykuł tutaj), na tym etapie będą oni już pogrupowani. Grupy do których przynależą wyświetlą się w karcie płatnika w polu "Grupy".

Wskazówki odnośnie aktualizacji danych płatników

Jeżeli Twoim celem jest zaktualizowanie danych, które już znajdują się w systemie, wykorzystaj plik, który możesz wyeksportować z ekranu „Płatnicy”. W pobranym pliku znajdą się tylko kolumny, które widzisz w Pagaspot. Widok możesz konfigurować w oknie otwierającym się po kliknięciu ikony zębatki.  

Pobierz dane i nanieś zmiany.

Zwróć szczególną uwagę na dane, na podstawie których Pagaspot przyporządkowuje płatników do grup – najczęściej są to dane z pól płatnika „klasa”, „menu/dieta”, „czesne” (odpowiadają im kolumny o takich samych nazwach w Twoim pliku). W tym przypadku treść w komórkach Excela musi odpowiadać treści, na podstawie której reguła przyporządkowuje płatników do grup. Sprawdzisz ją, wybierając na ekranie „Płatnicy” pole „Grupa”, następnie na samym dole listy „Edytuj”, a potem klikając wybraną grupę i sprawdzając treść poniżej „Przypisz płatników regułą”.

Wgraj do Pagaspot plik Excel ze zmianami. System rozpoznaje płatników na podstawie zawartości kolumn imię, nazwisko i kod płatnika (jeśli nie nadano płatnikom kodów, wyłącznie na podstawie dwóch pierwszych), odpowiadających polom płatnika w Pagaspot i aktualizuje ich dane.

Formularze rejestracyjne w Pagaspot umożliwiają zebranie danych od płatników przez internet i automatyczne ich przetworzenie w systemie — bez ręcznego wprowadzania danych. Po wypełnieniu formularza przez rodzica lub uczestnika system może automatycznie dodać płatnika, przypisać go do odpowiednich grup, wysłać link aktywacyjny oraz utworzyć naliczenie.

Przed rozpoczęciem tworzenia formularza zastanów się:

• Jakie dane chcesz zebrać od płatników?
• W jaki sposób podzielić płatników w systemie (grupy)?
• Jakie akcje mają wykonać się automatycznie po wypełnieniu formularza?

Następnie utwórz odpowiednie pola płatnika (Ustawienia → Płatnicy → Pola z danymi płatników) oraz grupy płatników, zanim przystąpisz do tworzenia formularza.

Kluczowe pojęcia — rozróżnienie terminologii

Przed przystąpieniem do konfiguracji formularza ważne jest zrozumienie różnicy między trzema pojęciami, które łatwo ze sobą pomylić:

⚠️  Kod pola formularza i kod pola płatnika to dwie różne rzeczy.

W akcji „Dodaj płatnika" wskazujesz powiązanie: które pole formularza (identyfikowane przez kod pola formularza) ma wypełnić które pole płatnika (identyfikowane przez kod pola płatnika). W skryptach mapujących używasz kodów pól formularza jako zmiennych — nie kodów pól płatnika.

📷 Ustawienia → Płatnicy → Pola z danymi płatników — lista pól płatnika z ikonami typów

📷 Panel Edytuj pole (płatnika) → sekcja Zaawansowane → pole KOD POLA (np. mail)

Tworzenie formularza

Aby utworzyć nowy formularz wejdź na ekran Ustawienia → Formularze → kliknij przycisk „+ Dodaj". Nadaj formularzowi nazwę i kliknij „Dodaj" w prawym dolnym rogu okna dialogowego.

📷 Ustawienia → Formularze → przycisk + Dodaj i okno dialogowe z nazwą formularza

Po utworzeniu formularz pojawi się na liście pod nagłówkiem „Formularze rejestracyjne". Kliknij na jego nazwę — otworzy się panel z opcjami:

• Konfiguruj — otwiera edytor formularza (zakładki Wygląd i Akcje)
• Otwórz — podgląd gotowego formularza od strony użytkownika
• Kopiuj link — kopiuje skrócony link gotowy do wysłania użytkownikom
• Klonuj — tworzy kopię formularza (przydatne przy tworzeniu podobnego dla innej grupy lub organizacji)
• Kosz — usuwa formularz

W panelu widoczne jest też pole Nazwa formularza (można edytować) oraz checkbox Aktywny.

⚠️  Formularz musi mieć zaznaczony checkbox Aktywny, aby był dostępny pod linkiem dla użytkowników.

📷 Panel formularza — Nazwa, checkbox Aktywny, przyciski Otwórz / Kopiuj link / Klonuj

Konfiguracja formularza — zakładka Wygląd

Po kliknięciu „Konfiguruj" otwiera się okno dialogowe z dwoma zakładkami: Wygląd i Akcje. Najpierw konfigurujemy zakładkę Wygląd.

Kliknij przycisk „+ Dodaj" aby dodać pierwsze pole formularza. Po prawej stronie ekranu wyświetli się panel „Edytuj pole formularza".

📷 Edytor formularza — zakładka Wygląd z panelem Edytuj pole formularza po prawej

Opis pola

Nazwa pola widoczna dla osoby wypełniającej formularz — informuje, jakie dane należy wpisać (np. „Imię dziecka", „Adres e-mail opiekuna").

Kod pola formularza

Unikalny identyfikator pola w tym konkretnym formularzu. Jest używany w skryptach (walidujących i mapujących) jako nazwa zmiennej. Obowiązują zasady:

• Nie może zawierać spacji
• Nie może zawierać polskich znaków (ą, ę, ó, ł, ś, ź, ż, ć, ń)
• Może zawierać litery, cyfry i podkreślnik

Przykład: pole o opisie „Imię dziecka" powinno mieć kod pola formularza np. imie_dziecka (bez polskich znaków i spacji). Pole „E-mail opiekuna" może mieć kod email_opiekuna.
Uwaga: kod pola formularza to nie to samo co kod pola płatnika — patrz rozdział „Kluczowe pojęcia".

Typ pola

Określa rodzaj pola dostępnego do wypełnienia. Dostępne typy:

📷 Lista rozwijana Typ pola — widoczne wszystkie opcje: Pole tekstowe, Długie pole tekstowe, Checkbox, Lista rozwijana, Wgranie pliku, Tekst statyczny
📷 Typ Checkbox — Opis pola jako treść zgody, sekcja Załączniki z przyciskiem Dodaj plik
📷 Typ Lista rozwijana — pole Opcje (w kolejnych liniach) i podgląd listy po lewej
📷 Typ Tekst statyczny — opcje Tytuł i Separator

Skrypt walidujący

Określa warunek który musi być spełniony, aby formularz mógł zostać wysłany. Skrypt używa zmiennej field, która zawiera aktualną wartość danego pola formularza. Jeśli pole nie jest obowiązkowe, można pozostawić to pole puste. Szczegółowe omówienie skryptów znajduje się w rozdziale „Skrypty".

Wiadomość błędnej walidacji

Komunikat wyświetlany użytkownikowi na czerwono, gdy warunek skryptu walidującego nie jest spełniony. Powinien jasno wskazywać co należy poprawić (np. „Uzupełnij pole.", „Konieczne wyrażenie zgody.", „Uzupełnij datę poprawnym formatem (DD-MM-RRRR).").

Załączniki

Możliwość dołączenia pliku do pola formularza — np. treści regulaminu przy checkbox'ie zgody. Kliknij „Dodaj plik" aby wgrać załącznik.

Pokaż tylko gdy wartość innego pola

Umożliwia budowanie drzewa decyzyjnego — pole pojawi się wypełniającemu tylko wtedy, gdy w wybranym polu formularza zostanie wpisana lub wybrana konkretna wartość.

Konfiguracja: z listy po lewej wybieramy kod pola formularza źródłowego (np. sekcja), w polu po prawej wpisujemy dokładną wartość (np. Koszykówka). Dopiero gdy wypełniający wybierze tę wartość, pojawi się zależne pole.

Przykład: formularz zawiera pole „Województwo" (kod pola formularza: wojewodztwo) oraz 16 ukrytych pól z listami jednostek dla każdego województwa (kody pól formularza: jednostka_ds, jednostka_kp itd.). Każde z ukrytych pól ma ustawione „Pokaż tylko gdy wartość innego pola [wojewodztwo] = [Dolnośląskie]" itd.

📷 Panel Edytuj pole formularza — sekcja Pokaż tylko gdy wartość innego pola

Zmiana kolejności pól

Kolejność pól na formularzu można zmieniać przeciągając je — przytrzymaj pole i przesuń w wybrane miejsce na liście.

Konfiguracja formularza — zakładka Akcje

Po skonfigurowaniu wyglądu kliknij przycisk „Dalej" w prawym górnym rogu, aby przejść do zakładki Akcje. Przycisk zmienia się wtedy na „Zapisz".

Akcje to operacje wykonywane automatycznie w systemie po wysłaniu formularza. Można dodać wiele akcji — każda pojawi się jako osobna pozycja na liście po lewej stronie. Aby dodać akcję, wybierz jej typ z listy rozwijanej „Wybierz akcję..." i kliknij „+".

📷 Zakładka Akcje — lista dostępnych typów akcji

Dodaj płatnika

Tworzy nowego płatnika w systemie i przypisuje dane z formularza do jego pól. Jest to podstawowa akcja — powinna znajdować się w każdym formularzu rejestracyjnym.

Po kliknięciu ołówka przy akcji otwiera się panel konfiguracji z trzema sekcjami:

Mapowanie pól

Lewa kolumna zawiera nazwy pól płatnika (i ich kody pól płatnika widoczne w nawiasach po prawej stronie listy rozwijanej). Przy każdym polu płatnika wybierasz z listy rozwijanej odpowiednie pole formularza — system połączy kod pola formularza z kodem pola płatnika i zapisze dane we właściwym miejscu karty płatnika.

Przykład mapowania:

• Pole płatnika Nazwisko (kod pola płatnika: nazwisko) ← pole formularza Nazwisko dziecka (kod pola formularza: nazwisko_dziecka)
• Pole płatnika Mail (kod pola płatnika: mail) ← pole formularza E-mail opiekuna (kod pola formularza: email_opiekuna)

📷 Akcja Dodaj płatnika — mapowanie pól formularza (kody pól formularza w nawiasach) na pola płatnika

Grupy

Lista wszystkich grup płatników w systemie z checkboxami. Każdy kto wypełni formularz zostanie automatycznie przypisany do zaznaczonych grup.

Dla grup można też wpisać regułę warunkową (przycisk </>), która przypisze płatnika do grupy tylko jeśli w danym polu formularza wybrano konkretną wartość. W regule używasz kodu pola formularza:

Przykład: płatnik trafi do grupy „Sekcja/Koszykówka" tylko jeśli w polu formularza o kodzie sekcja wybrał „Koszykówka":

📷 Akcja Dodaj płatnika — sekcja Grupy z regułami warunkowymi przy wybranych grupach

Wyślij zaproszenie
Checkbox na dole panelu. Jeśli zaznaczony, płatnik otrzyma link aktywacyjny natychmiast po wysłaniu formularza.

Aktywuj płatników

Wysyła płatnikowi e-mail z linkiem aktywacyjnym zaraz po przesłaniu formularza. Alternatywnie można użyć opcji „Wyślij zaproszenie" w akcji „Dodaj płatnika".

Wyślij powiadomienie

Wysyła wszystkie dane z formularza na wskazany adres e-mail i/lub numer telefonu (SMS). Przydatne do powiadamiania administratora o nowych rejestracjach. Można dodać regułę warunkową „Włącz akcję regułą".

⚠️ Wysyłka SMS jest dodatkowo płatna — 0,10 zł netto za każdą wiadomość.

📷 Akcja Wyślij powiadomienie — pola adresu e-mail i numeru telefonu

Dodaj naliczenie

Tworzy jednorazowe naliczenie dla nowego płatnika od razu po wysłaniu formularza. Konfiguracja: Tytuł, Kwota należności, Dni na zapłatę, Numer konta (z listy kont bankowych w systemie), Kategoria należności (z listy kategorii w systemie). Można dodać regułę warunkową „Włącz akcję regułą".

📷 Akcja Dodaj naliczenie — pola konfiguracji z listą kategorii należności

Dodaj do planu naliczeń

Dodaje płatnika do istniejącego planu naliczeń od razu po wysłaniu formularza.

⚠️ Wymaganie wstępne: plan naliczeń musi być już wcześniej utworzony w systemie i mieć przypisanego co najmniej jednego płatnika — dopiero wtedy pojawi się na liście do wyboru.

Konfiguracja: wybierz plan naliczeń z listy i wpisz kwotę. Można dodać regułę warunkową „Włącz akcję regułą", aby plan był przypisywany tylko określonej grupie płatników.

Przykład: jeden formularz obsługuje wiele sekcji. Każda sekcja ma osobną akcję z własną regułą. W regule używasz kodu pola formularza:

Akcja 2: Dodaj do planu naliczeń — Plan: Koszykówka, Kwota: 80 PLN
         Włącz akcję regułą: sekcja == "Koszykówka"

Akcja 3: Dodaj do planu naliczeń — Plan: Pływanie, Kwota: 120 PLN
         Włącz akcję regułą: sekcja == "Pływanie"

Gdzie sekcja to kod pola formularza pola z listą rozwijaną sekcji, a „Koszykówka" / „Pływanie" to dokładne wartości opcji z tej listy.

📷 Akcja Dodaj do planu naliczeń — z polem Plan naliczeń, Kwota i regułą warunkową

Skrypty

W kilku miejscach konfiguracji formularza można użyć skryptów w języku Lua. Skrypty umożliwiają zaawansowane przetwarzanie danych: walidację formatów, łączenie pól, transformację wartości.

⚠️ Skrypty używają kodów pól formularza jako zmiennych — nie kodów pól płatnika. Kody muszą być dokładnie takie, jak zostały zdefiniowane w zakładce Wygląd (bez polskich znaków i spacji).

Skrypty walidujące

Wpisywane w polu „Skrypt walidujący" podczas edycji pola formularza. Formularz zostanie wysłany tylko jeśli skrypt zwróci true. Zmienna field zawiera aktualną wartość danego pola formularza.

Pole obowiązkowe (pole tekstowe lub lista rozwijana)

string.len(field) > 0

Sprawdza czy pole nie jest puste. Komunikat błędu: np. „Uzupełnij pole."

Obowiązkowy checkbox

field == "true"

Formularz zostanie wysłany tylko jeśli checkbox jest zaznaczony. Stosowane przy zgodach RODO i regulaminach. Komunikat błędu: np. „Konieczne wyrażenie zgody."

Walidacja adresu e-mail

string.find(field, "@") ~= nil

Sprawdza czy wpisany tekst zawiera znak @. Komunikat błędu: np. „Wpisz poprawny adres e-mail."

Walidacja formatu daty (DD-MM-RRRR)

return (function()
    local d, m, r = (field or ""):match("^(%d%d)%-(%d%d)%-(%d%d%d%d)$")
    d = tonumber(d)
    m = tonumber(m)
    r = tonumber(r)
    return d ~= nil
        and d >= 1 and d <= 31
        and m >= 1 and m <= 12
        and r >= 1926 and r <= 2026
end)()

Sprawdza czy data ma poprawny format i czy wartości mieszczą się w sensownym zakresie. Komunikat błędu: np. „Uzupełnij datę poprawnym formatem (DD-MM-RRRR)."

Skrypty mapujące

Wpisywane w panelu akcji „Dodaj płatnika" — kliknij przycisk </> obok wybranego pola płatnika. Skrypt przetwarza wartości pól formularza (identyfikowanych przez kody pól formularza) i zwraca wynik, który zostanie zapisany w polu płatnika (identyfikowanym przez kod pola płatnika).

Łączenie dwóch pól formularza w jedno pole płatnika

Operator .. łączy wartości tekstowe. W poniższym przykładzie opiekun_nazwisko i opiekun_imie to kody pól formularza — muszą dokładnie odpowiadać kodom zdefiniowanym w zakładce Wygląd:

opiekun_nazwisko .. " " .. opiekun_imie

Wynik (np. „Kowalski Jan") zostanie zapisany w polu płatnika „Imię i nazwisko rodzica" (o kodzie pola płatnika np. imie_nazwisko_rodzica).

Wyodrębnianie roku z daty

W poniższym przykładzie dataurodzenia to kod pola formularza pola z datą urodzenia:

local _, _, year = dataurodzenia:find("(%d%d%d%d)$")
return year

Wyciąga rok z daty (np. z „15-03-2010" zwróci „2010") i zapisuje go w polu płatnika „Rok urodzenia" (o kodzie pola płatnika np. rok_urodzenia).

Agregowanie wielu checkboxów w jedno pole tekstowe płatnika

Gdy formularz zawiera wiele checkboxów (np. 14 alergenów o kodach pól formularza alergen_1…alergen_14), skrypt łączy zaznaczone w jedną listę:

alergeny = {}
if alergen_1 == "true" then
    table.insert(alergeny, "1. Zboża zawierające gluten")
end
if alergen_2 == "true" then
    table.insert(alergeny, "2. Skorupiaki i produkty pochodne")
end
-- (kolejne alergeny analogicznie...)
Wynik (lista zaznaczonych alergenów) zostanie zapisany w jednym polu płatnika „Alergeny" (o kodzie pola płatnika np. alergeny).

Wybór wartości na podstawie warunku

Skrypt pozwala zwrócić różną wartość w zależności od tego, co wypełniający wybrał w innym polu formularza. Ogólna postać skryptu:

if kod_pola_zrodlowego == "wartość_1" then return kod_pola_wynikowego_1 end
if kod_pola_zrodlowego == "wartość_2" then return kod_pola_wynikowego_2 end
-- (kolejne wartości analogicznie...)

Gdzie kod_pola_zrodlowego to kod pola formularza z listą rozwijaną (pole decydujące), a kod_pola_wynikowego_1, kod_pola_wynikowego_2 itd. to kody pól formularza zawierających wartości do zwrócenia (zazwyczaj ukrytych za pomocą opcji „Pokaż tylko gdy wartość innego pola").

Przykład z podziałem na województwa: pole formularza o kodzie wojewodztwo (lista rozwijana) decyduje, które z ukrytych pól formularza (jednostka1…jednostka16) zostanie zwrócone jako wartość pola płatnika „Jednostka":

if wojewodztwo == "Dolnośląskie" then return jednostka1 end
if wojewodztwo == "Kujawsko-Pomorskie" then return jednostka2 end
if wojewodztwo == "Małopolskie" then return jednostka3 end
-- (pozostałe województwa analogicznie...)

Wynik zostanie zapisany w polu płatnika „Jednostka" (o kodzie pola płatnika np. jednostka).

Udostępnianie formularza

Aktywacja formularza

Zanim wyślesz link do klientów, upewnij się że formularz ma zaznaczony checkbox Aktywny w panelu formularza. Nieaktywny formularz nie jest dostępny pod linkiem.

Kopiowanie linku

Kliknij „Kopiuj link" w panelu formularza — w schowku zostanie zapisany skrócony link gotowy do wysłania użytkownikom (e-mailem, SMS-em).

Klonowanie formularza

Kliknij „Klonuj" aby stworzyć kopię formularza — przydatne gdy chcesz przygotować podobny formularz dla innej grupy lub organizacji.

Checklista przed wysłaniem linku do klientów

📷 Panel formularza — checkbox Aktywny i przyciski Otwórz / Kopiuj link / Klonuj

Campus Bemke w Wadowicach to powierzchnia 32 hektarów zaprojektowana jako spójne środowisko edukacji, rozwoju i codziennego funkcjonowania zaangażowanej społeczności. To fizyczna przestrzeń hubu edukacyjnego Bemke — modelu, który łączy edukację z rozwojem osobistym w inspirującej przestrzeni.

Na kampusie obecnie działają szkoła podstawowa oraz przedszkole, a w planach rozwojowych jest uruchomienie kolejnego poziomu edukacji. Przestrzeń tworzą powiązane ze sobą miejsca: historyczne Collegium Marianum, nowoczesna Wioska Edukacyjna, tereny zielone, park oraz codzienne przestrzenie nauki, pracy i spotkań. Dzięki temu Campus Bemke nie jest wyłącznie zapleczem infrastrukturalnym, ale środowiskiem, które wspiera rozwój kompetencji, charakteru, samodzielności i odpowiedzialności.

Istotnym elementem funkcjonowania kampusu jest własna kuchnia wraz z zapleczem gastronomicznym. Obsługuje ona uczniów, kadrę placówek i pozostałych pracowników, a równocześnie rozwija ofertę cateringu zewnętrznego dla szkół, przedszkoli i innych instytucji. Codziennie przygotowywanych jest tu ponad 500 posiłków — wydawanych na miejscu w dwóch lokalizacjach oraz dostarczanych do okolicznych placówek.

W Bemke żywienie traktowane jako część codziennego doświadczenia edukacyjnego: budowania dobrych nawyków, troski o zdrowie i budowania wspólnoty. Z tego powodu kuchnia i catering są ważnym obszarem infrastruktury wspierającej funkcjonowanie placówek oraz rozwój całego kampusu.

Wyzwania organizacji

Dynamiczny rozwój ma swoją cenę. Im więcej placówek, wydawanych posiłków, zewnętrznych odbiorców — tym więcej punktów, w których coś może pójść nie tak. W pewnym momencie zespół odpowiedzialny za usługi gastronomiczne zdał sobie sprawę, że dotychczasowe narzędzia przestały nadążać za tempem, w jakim rośnie organizacja.

Główny problem cateringu

Zewnętrzne placówki przesyłały zamówienia SMS-em, rodzice zgłaszali nieobecność dziecka za pomocą wewnętrznej aplikacji – na tej podstawie zespół ustalał liczbę posiłków do przygotowania.

„Zbierałam te dane wieczorami i ręcznie zestawiałam w Excelu – zajmowało to nawet 40–45 minut dziennie."
— Paulina, zespół cateringowy Fundacji Campus Bemke

Przy takiej skali operacji ręczne zarządzanie procesem generowało konkretne, narastające wyzwania:

• Brak automatyzacji procesu – zbieranie zamówień, przepisywanie danych i przygotowywanie agendy dla kuchni odbywało się ręcznie, każdego dnia.
• Dynamicznie rosnąca liczba wydawanych posiłków i rodzajów diet – im więcej placówek i indywidualnych potrzeb żywieniowych, tym większe ryzyko błędu przy ręcznym zarządzaniu.
• Brak systemowego narzędzia do zarządzania sprzedażą i rozliczania opłat – należności od klientów indywidualnych były trudne do śledzenia i egzekwowania, co prowadziło do narastających zaległości płatniczych.
• Nadprodukcja posiłków generująca straty finansowe – bez pewnych danych o liczbie jedzących kuchnia regularnie produkowała za dużo, a niesprzedane posiłki lądowały w koszu.

Kontrola, która wymykała się z rąk

Przy ponad 500 posiłkach dziennie i kilkunastu zewnętrznych odbiorcach ręczna weryfikacja zamówień stała się niemożliwa. Bez narzędzia pokazującego w czasie rzeczywistym kto zamówił, kto opłacił i co dokładnie wysłać — każdy błąd miał natychmiastowe konsekwencje. Kierowca dowoził brakujące posiłki, placówka czekała, a dzieci jadły z opóźnieniem. Każda taka sytuacja nadwyrężała wizerunek i generowała dodatkowe koszty.

• Brak wglądu w czasie rzeczywistym — zespół nie wiedział na bieżąco kto zamówił, kto opłacił i co dokładnie powinno trafić do której placówki.
• Błędy przy kompletowaniu zamówień — źle spakowane termoporty oznaczały dodatkowy kurs kierowcy, opóźnienie posiłku dla dzieci i sfrustrowanego klienta.
• Brak kontroli nad wydawką wewnętrzną — posiłki odbierały osoby, które ich nie zamówiły lub nie opłaciły, bo nie było narzędzia do weryfikacji przy okienku.
• Czas zespołu pochłaniany przez liczenie i przepisywanie — zamiast skupić się na gotowaniu, kuchnia traciła czas na ręczne zarządzanie informacją, którą powinien obsługiwać system.

Zaległości w płatnościach

Campus Bemke działa w strukturach fundacji, czyli organizacji non profit. Każda wypracowana nadwyżka jest przeznaczana na cele statutowe: rozwoju infrastruktury, oferty edukacyjno-rozwojowej oraz programów stypendialnych. Z tego powodu obszar gastronomii musi być zarządzany odpowiedzialnie, efektywnie i w oparciu o dane.

Przed wdrożeniem systemu brakowało narzędzi, które pozwalałyby na bieżąco kontrolować koszty, liczbę wydawanych posiłków i rozliczenia. Nadprodukcja generowała straty, korzystanie z wyżywienia nie zawsze było właściwie ewidencjonowane, a ręczne rozliczenia były czasochłonne i podatne na opóźnienia.

Zarząd postawił jasny cel: uporządkować funkcjonowanie usług gastronomicznych tak, aby ten obszar działał stabilnie, przejrzyście i możliwie efektywnie.

Świadoma decyzja o zmianie

Zespół potrzebował systemu, który obsłuży obecną skalę, uwzględni specyfikę i da przestrzeń do dalszego wzrostu. Takiego, który zastąpi ręczną pracę automatyzacją, da pełny wgląd w operacje w czasie rzeczywistym i pozwoli wreszcie podejmować decyzje na podstawie danych, a nie intuicji.

Rozpoczął się etap rozmów z dostawcami rozwiązań dostępnych  na rynku. Jednak duże systemy prezentowały zamknięty ekosystem — sztywne schematy, mało rozbudowane scenariusze dla użytkowników, brak możliwości integracji z własnymi narzędziami. Mniejsze z kolei były skomplikowane i technicznie niewystarczające. Tu potrzebna była elastyczność połączona z intuicyjnością, którą zapewniła Pagaspot.

„Pagaspot to nowoczesny i technologicznie otwarty system — nawet jeśli czegoś nie ma, modyfikacje i dostosowania nie stanowią problemu, nie trzeba czekać miesięcy na przebudowę. Pagaspot jest elastyczne i gotowe na różne scenariusze dla różnych użytkowników. Nie musimy dostosowywać się do systemu — to system umożliwia nam taką konfigurację, która jest dla nas odpowiednia. Na przykład nauczyciel może zamawiać na dowolny dzień, a dzieci korzystają z automatycznie generujących się zamówień subskrypcyjnych."
— Kasia, zespół IT w Fundacji Campus Bemke

Rozwiązanie

​​Każde z wyzwań, z którymi mierzył się zespół fundacji, miało swoje źródło w tym samym miejscu — braku jednego, spójnego systemu, który zaopiekuje całą operację od zamówienia po rozliczenie. Pagaspot jest takim systemem.

Pełna kontrola nad wydawką — koniec z posiłkami „w ciemno"

Przy wejściu na stołówkę stanął tablet z czytnikiem kart. Dziecko przykłada legitymację szkolną — system w ciągu sekundy pokazuje na drugim tablecie osoby wydającej, jaki i czy posiłek jest zamówiony i opłacony. Nauczyciel nie musi niczego weryfikować ręcznie, a kuchnia ma pewność, że talerz z odpowiednią dietą trafia do właściwej osoby. Dla najmłodszych dzieci, które łatwo gubią legitymacje, to nauczyciel odbija swoją kartę i oznacza, które dziecko jest.

“Na ekranie wydawki widzę wszystkie najważniejsze informacje – czy wydać dużą czy małą porcję, jaką dietę, czy zamówienie jest opłacone. Wyeliminowaliśmy pomyłki w wydawaniu, ponieważ wszystkie informacje o zamówieniach są podane w czytelny sposób.”
Wiktoria, zespół cateringowy w Fundacji Campus Bemke

Ekran kuchni — gotowanie zamiast liczenia

Zamiast zbierania zamówień z SMS-ów, ręcznego przepisywania ich do jednej zbiorczej tabeli i porannego rozpisywania na tablicy w kuchni — jeden ekran, który automatycznie zbiera wszystkie informacje w jednym miejscu. Wiktoria, która zajmuje się jadłospisami i wydawką, przychodziła do pracy wcześniej tylko po to, żeby przygotować kuchni plan produkcji na dany dzień. Teraz ekran w czytelny sposób przedstawia pełny stan zamówień — zarówno łącznie, jak i w podziale na poszczególne placówki. Ile posiłków przygotować, jakie diety uwzględnić, co i w jakiej gramaturze wydać. Kuchnia może skupić się na tym, co robi najlepiej.

Naklejki i termoporty — zero pomyłek przy cateringu zewnętrznym

Każde zamówienie wychodzące do zewnętrznej placówki jest teraz weryfikowane z systemem i oznaczane naklejką. Wcześniej naklejki pisano ręcznie — dziś system generuje je automatycznie na podstawie zamówień. Jeśli coś nie zgadza się z listą, ekran od razu to sygnalizuje. Efekt? Ponad 50% mniej pomyłek przy kompletowaniu zamówień, a telefony od sfrustrowanych klientów z placówek odeszły w przeszłość.

Subskrypcje — spokój głowy dla rodziców i przewidywalność dla kuchni

Rodzice notorycznie zapominali zamawiać posiłki na kolejny miesiąc. Pagaspot rozwiązał ten problem subskrypcjami — system automatycznie rezerwuje obiady na cały miesiąc, a rodzic dostaje powiadomienie i płaci jednym kliknięciem. Kuchnia z wyprzedzeniem wie, ile posiłków przygotować. Mniej marnowania jedzenia i nerwowych telefonów, więcej przewidywalności po obu stronach.

Automatyczne rozliczenia — koniec z zaległościami

Płatności, które wcześniej trzeba było ręcznie śledzić i windykować, przejęło Pagaspot. Campus Bemke wydaje jedynie opłacone posiłki – jeżeli rodzic nie opłaci zamówienia, system przypomni mu o opłacie. Jeśli rodzic nie ureguluje płatności, system automatycznie odwoła zamówienie i poinformuje o tym rodzica. Efekt jest wymowny:  100% ściągalności należności za posiłki u klienta indywidualnego.

Automatyczna fiskalizacja — zgodność z prawem bez dodatkowej pracy

Każda wpłata generuje paragon w czasie rzeczywistym — bez udziału księgowości, bez ręcznego wystawiania dokumentów. Jeśli drukarka napotka problem — brak papieru, prądu czy internetu — system natychmiast wysyła powiadomienie. Księgowość odetchnęła, a fundacja ma pewność, że każda transakcja jest udokumentowana zgodnie z prawem.

Otwartość na rozwój — system, który rośnie razem z organizacją

Najlepsze systemy powstają w bliskiej współpracy z klientem — to myśl, która przyświeca zespołowi Pagaspot. Pagaspot wyróżnia nie tylko to, co już potrafi — ale gotowość do tego, czego jeszcze nie ma. System integruje się przez API z innymi narzędziami, a mądre pomysły ze strony klientów są realnie rozważane i wdrażane. Tak powstał ekran kuchni, automatyczna fiskalizacja czy dedykowane widoki dla różnych grup użytkowników. System ma solidne fundamenty i szeroki wachlarz gotowych funkcji — a tam, gdzie pojawia się uzasadniona potrzeba, jest przestrzeń na rozwój.

Osiągnięte rezultaty

Przy tak złożonej organizacji, mimo niewielkiej ilości czasu, w zaledwie 3 miesiące udało się dostosować i wdrożyć rozwiązanie:

• 100% ściągalności
• skrócenie o 75% czasu poświęcanego na rozliczenia zewnętrznych placówek,
• 15h pracy mniej przy przygotowaniu agendy dla kuchni — generuje się automatycznie,
• jedno miejsce — wszystkie dane cateringowe zawsze pod ręką.

Efekt

Wdrożenie Pagaspot to nie tylko wymiana narzędzi — to zmiana sposobu działania organizacji. Fundacja wchodziła w projekt z wyzwaniami proceduralnymi wynikającymi z szybkiego wzrostu oraz potrzebą uporządkowania przepływu danych finansowych. Dziś działa na kompletnych danych, z zerowym zadłużeniem klientów i procesami, które skalują się razem z cateringiem.

Czas, który zespół tracił na ręczne przepisywanie, liczenie i weryfikowanie — zniknął. Plan dla kuchni generuje się automatycznie. Naklejki drukują się jednym kliknięciem. Rozliczenia z placówkami zewnętrznymi, które zajmowały cztery godziny miesięcznie, zamykają się w jednej.

Ale największa zmiana jest niewidoczna w tabelkach. Zarządzający po raz pierwszy mają pełny obraz tego, co dzieje się w kuchni — kto zamówił, kto zapłacił, co wychodzi do której placówki i ile to kosztuje. Decyzje, które wcześniej podejmowano na wyczucie, dziś opierają się na danych.

„Teraz opieramy się na konkretnych cyklach i danych. Wiemy, ile dzieci je danego dnia, analizujemy które pozycje jadłospisu cieszą się największym powodzeniem i na tej podstawie dopasowujemy menu, żeby zwiększyć sprzedaż."
— Maciej, szef usług gastronomicznych w Fundacji Campus Bemke

Sapere Aude to rodzinny projekt edukacyjny budowany przez ponad dwadzieścia lat — od jednego przedszkola w gminie Jabłonna, które ogłosiło likwidację, przez sieć placówek, aż po szkołę podstawową i liceum w Rajszewie pod Warszawą. Dziś Sapere Aude to trzy przedszkola, szkoła i liceum, do których uczęszcza kilkuset uczniów.

Współzałożyciel, pan Sławomir Karnowski, to człowiek ukształtowany przez zainteresowanie ekonomią i pracę w korporacji. Nieoczywisty zbieg okoliczności poskutkował założeniem firmy, która działa nieprzerwanie już ponad dwie dekady. Jego filozofia zarządzania gospodarką finansową opiera się na  pełnej zgodności danych. Przez lata tę precyzję zapewniał osobiście — przy pomocy Excela prowadzonego nieprzerwanie od 2006 roku. Istotnym impulsem do zmiany okazała się współpraca międzypokoleniowa. Córka, pani Monika, wnosząc doświadczenie z obszaru bankowości inwestycyjnej oraz perspektywę dalszego rozwoju organizacji, przyczyniła się do otwarcia firmy na nowe rozwiązania. Wspólnie z panem Sławomirem podjęli decyzję o modernizacji dotychczasowych procesów, kierując się potrzebą dalszego rozwoju, komfortu klienta i zwiększenia efektywności działania. W rezultacie zdecydowano o wsparciu manualnych metod pracy systemem automatycznym.

W marcu 2026 roku Sapere Aude weszło w nowy etap: pan Sławomir formalnie przekazał córce pani Monice współwłasność firmy i stanowisko członkini zarządu. pani Monika — z doświadczeniem z bankowości inwestycyjnej — przejmuje organizację już z Pagaspotem na pokładzie.

Opis sytuacji

Sapere Aude przez lata wypracowało własny, skuteczny system zarządzania finansami. Pięć dyrektorek aktualizowało dane swoich placówek. Skrupulatna pani Agata posiadająca doświadczenie w księgowości co miesiąc ręcznie wprowadzała wyciągi bankowe do arkusza i przesyłała go panu Sławomirowi. Ten weryfikował zgodność własnym arkuszem kontrolnym i przenosił dane do bazy analitycznej. Dopiero wtedy miał pewność, że liczby się zgadzają.

System był skuteczny i precyzyjny. Ale wymagał wielu rąk, wielu kroków i — co najważniejsze — pełnej koncentracji każdej osoby w łańcuchu. Jedno przeoczenie, jedna pomyłka przy przepisywaniu skutkowały godzinami wyjaśnień, żeby wrócić do zgodności.

Równolegle narastał problem, który widać było wyraźnie na wykresach: zadłużenie rodziców. Zaległości rosły przez cały rok szkolny, a spadały tylko latem, gdy pani Agata windykowała należności za pomocą licznych telefonów i maili. Firma wiedziała o problemie, nie miała jednak narzędzia, które rozwiązałoby go systemowo.

Wyzwania

Sapere Aude mierzyło się z trzema powiązanymi ze sobą wyzwaniami.

• Kontrola oparta na ludziach, nie na systemie
  Zgodność finansowa firmy spoczywała na barkach konkretnych osób — pani Agaty, pana Sławomira i dyrektorek placówek. To działało, dopóki każdy był skupiony i dostępny. Ale ten model nie skaluje się łatwo i nie wybacza błędów. Każda zmiana personalna, każde niedopatrzenie wymuszały ręczne wyjaśnianie rozbieżności.
• Zadłużenie rodziców bez automatycznej reakcji
  Rodzice spóźniali się z płatnościami - często po prostu o nich zapominali lub odkładali w czasie. Działo się tak, ponieważ musieli sami pamiętać o terminowym wykonaniu przelewu; nie mieli podglądu swojego salda i stanu rozliczenia płatności za edukację dziecka w danym roku szkolnym. W przypadku braku terminowej płatności, pani Agata musiała aktywnie, przypominać o zaległościach i brakach każdemu z osobna. Zabierało to czas i energię, a efekt był tymczasowy — każdy nowy rok szkolny zaczynał nowy cykl narastania zaległości.
• Brak wglądu w czasie rzeczywistym
  Pan Sławomir wiedział, jakie są przychody — ale zawsze z opóźnieniem. Dane docierały do niego dopiero, kiedy pani Agata je uzupełniła, on sam zweryfikował płatności, a następnie porównał z wyciągami bankowymi i saldem. Odpowiedź na pytanie "na jaką kwotę zalegają rodzice?" nie była łatwo dostępna i szybko się dezaktualizowała.

Proces wdrożenia

Pagaspot pojawił się w Sapere Aude w grudniu 2025 roku. Wdrożenie było szybkie i proste, między innymi dlatego, że firma bardzo dobrze wiedziała, czego chce. Rodzice zareagowali pozytywnie na wprowadzenie nowej funkcjonalności. Pan Sławomir od lat zarządzał nią w oparciu o dane i miał precyzyjnie określone oczekiwania: Pagaspot musi się zgadzać ze stanem w banku.

Przez pierwsze miesiące oba systemy działały równolegle – nie rezygnował z Excela, sprawdzał, czy Pagaspot daje te same liczby. Grudzień, styczeń, luty, marzec. Miesiąc po miesiącu zgodność była pełna. To był moment, w którym jeden z arkuszy kontrolnych — ten służący do weryfikacji danych wprowadzanych przez panią Agatę — przestał być potrzebny. System robił to sam.

W ciągu czterech miesięcy od wdrożenia Pagaspot stał się głównym źródłem danych o przychodach firmy. Excel pozostał — ale jako narzędzie analityczne, zasilane już nie ręcznie wprowadzanymi danymi, a zagregowanymi raportami z Pagaspot.

Rozwiązanie

Pagaspot wziął na siebie powtarzalną, żmudną część pracy administracyjnej — tak żeby ludzie mogli skupić się na tym, czego żaden system nie zrobi za nich.

• Automatyczne przypomnienia zamiast ręcznej windykacji
  Pagaspot automatycznie informuje rodziców o zaległościach. Ci, którzy zarejestrowali się w aplikacji, przy każdym logowaniu widzą wyraźny sygnał: coś jest do opłacenia. Nie czekają na telefon. Aplikacja daje im przejrzysty wgląd w ich saldo oraz widoczne terminy płatności.
• Jeden widok zamiast wielu arkuszy
  Pan Sławomir przestał potrzebować złożonego procesu, żeby odpowiedzieć na pytanie o stan płatności. Dane, które wcześniej wymagały wyciągu bankowego, arkusza od pani Agaty i własnej weryfikacji, teraz są widoczne od razu po zalogowaniu do Pagaspot. Naliczenia, wpłaty, zaległości — wszystko w jednym miejscu, dostępne 24/7, bez filtrowania i przepisywania.
• Weryfikacja zgodności bez dodatkowej pracy
  Wyciąg bankowy w formacie CSV trafia bezpośrednio do Pagaspot. System porównuje wpłaty z naliczeniami. Pan Sławomir nie musi już prowadzić arkusza kontrolnego do weryfikacji danych wprowadzanych przez panią Agatę — Pagaspot robi to automatycznie. Jeden krok z procesu zniknął, a precyzja pozostała.
• Zapisy na wycieczki i zajęcia dodatkowe w systemie
  Pagaspot obsługuje też płatności oraz zapisy na zielone szkoły i wycieczki. Pan Sławomir po raz pierwszy może w czasie rzeczywistym śledzić, kto wpłacił pierwszą ratę, kto drugą, a kto żadnej. Wie dokładnie, ile dzieci jedzie — i może reagować na nieścisłości zanim wycieczka się rozpocznie, a nie dopiero po fakcie.

Osiągnięte rezultaty

• Zadłużenie spadło
  Rodzicom zostało przedstawione atrakcyjne rozwiązanie, które stanowi istotne usprawnienie ze względu na wygodę, przejrzystość oraz oszczędność czasu. Rodzic otrzymuje gotową informację o należności, a płatność może zostać zrealizowana szybko i bez ryzyka błędu System płatności porządkuje proces rozliczeń i pozwala ograniczyć formalności do minimum, co jest szczególnie istotne w przypadku regularnych, powtarzalnych opłat. Przez trzy poprzednie lata szkolne wykres zadłużenia rysował ten sam wzorzec: powolny wzrost przez rok, gwałtowny spadek w wakacje po osobistej interwencji pani Agaty, i nowy cykl od września. W ciągu pierwszych miesięcy pracy z Pagaspotem krzywa zaczęła zachowywać się inaczej. Zadłużenie spadło wcześniej i utrzymuje się na wyraźnie niższym poziomie. Bez dodatkowej pracy. Bez telefonów. Pagaspot sam przypomina rodzicom o należnościach.
  
• Mniej osób zaangażowanych w kontrolę danych
  Jeden arkusz kontrolny przestał być potrzebny. Pani Agata nie musi już ręcznie rozliczać wyciągów bankowych — Pagaspot automatyzuje proces. Czas, który oboje poświęcali na uzgadnianie liczb, można teraz przeznaczyć na inne sprawy.
  
• Świadomość finansowa w czasie rzeczywistym
  To zmiana, której wcześniej w Sapere Aude po prostu nie było. Pan Sławomir przez dwadzieścia lat wiedział, jak firma radzi sobie finansowo — ale zawsze z tygodniowym opóźnieniem, po tym jak dane przeszły przez ręce kilku osób. Teraz widzi to od razu. Ile wpłynęło, ile brakuje, kto nie opłacił wycieczki — bez pytania, bez czekania, bez Excela.

„W Pagaspocie widzę bieżącą sytuację, Excel nie dawał takich możliwości, musiałem zadawać pytania. Teraz nie muszę — aktualny obraz sytuacji finansowej jest dla mnie dostępny w czasie rzeczywistym.
— Sławomir Karnowski, współzałożyciel Sapere Aude

Efekt

Sapere Aude wchodzi w nowy rozdział — z nowym pokoleniem przy sterze i systemem, który kontynuuje dwadzieścia lat ręcznej skrupulatności. Pani Monika współprowadzi firmę z narzędziami, których jej ojciec nie miał na starcie. Pan Sławomir oddaje kontrolę — bo po raz pierwszy ma pewność, że kontrola nie zniknie.

„Te systemy są dużo bardziej przejrzyste i przyjazne użytkownikowi. Jest dużo większy sens skorzystać z takiego rozwiązania, niż żebym przejmowała to, co było robione ręcznie przez ostatnie dwadzieścia lat."
— Monika Karnowska, członkini zarządu Sapere Aude

Dwudziestoletni Excel wciąż żyje — ale jest o kilka arkuszy lżejszy. I to, jak mówi pan Sławomir, dopiero początek.

Przed utworzeniem formularza

Przed rozpoczęciem tworzenie formularza zastanów się jakie dane chcesz zebrać od płatników i w jaki sposób podzielić ich w systemie. Następnie utwórz odpowiednie w tym celu pola płatników, które będą zbierać dane z formularza oraz grupy, do których będą się przypisywać płatnicy po jego wypełnieniu.

Przygotowanie formularza

Zanim formularz zostanie rozesłany do płatników, powinieneś go utworzyć a następnie skonfigurować, dodając odpowiednie pola.

Dodawanie

Aby utworzyć nowy formularz w systemie wejdź na ekran Ustawień -> Formularze -> kliknij przycisk "+ Dodaj". Następnie nadaj formularzowi nazwę i kliknij przycisk "Dodaj" w prawym dolnym rogu okna dialogowego.

Po utworzeniu formularz pojawi się pod nagłówkiem "Formularze". Kliknij w niego i wybierz opcje konfiguruj. Pozwoli to na dostosowanie jego wyglądu oraz akcji w systemie, które ma generować.

Otworzy ci się okno dialogowe z dwoma zakładkami: Wygląd i Akcje. W pierwszej kolejności będziemy konfigurować zakładkę wygląd.

Wygląd

Kliknij przycisk "+Dodaj" aby rozpocząć konfigurację formularza. Po prawej stronie ekranu wyświetli Ci się formularz edycję pola formularza.

OPIS POLA - nadaje polu nazwę, jest informacją jakie dane osoba wypełniająca powinna tam wprowadzić.

KOD POLA - jest to kod, który będzie potrzebny przy późniejszym dodawaniu akcji. Może być taki sam jak opis pola, jednak nie może zawierać żadnych spacji ani polskich znaków.

TYP POLA - pozwala wybrać jakiego rodzaju jest dostępne do wypełnienia.
Możliwości dostępne po kliknięciu "Typu pola":

• Pole tekstowe – wypełniający formularz będzie mógł wpisać krótką treść
• Długie pole tekstowe
• Pole wyboru – wypełniający będzie mógł zaznaczyć checkbox np. akceptujący regulamin lub przyporządkowujący do odpowiedniej grupy
• Lista rozwijana – wypełniający będzie mógł wybrać jedną z wielu dostępnych opcji z rozwijanej listy
• Tekst statyczny – stosowany by wprowadzić dodatkowy tytuł lub separator

SKRYPT WALIDUJĄCY - umożliwia określenie czy pole musi być obowiązkowo wypełnione, aby formularz mógł zostać wysłany. Jeśli tak, należy wpisać jedną z poniższych reguł w zależności od typu pola. Jeśli nie, można pozostawić to pole puste.

Reguły walidujące:
- dla checkboxów: field == "true" - formularz zostanie przesłany tylko, jeśli okienko checkboxa zostanie zaznaczone.
- dla innych typów pola: string.len(field) > 0 - pole nie może być puste, musi zostać w nim zamieszczona jakaś informacja, aby formularz mógł zostać przesłany.

WIADOMOŚĆ BŁĘDNEJ WALIDACJI - umożliwia wprowadzenie komunikatu, który wyświetli się, gdy osoba wypełniająca nie zaznaczy checkboxa lub nie wypełni pola w oczekiwany sposób. Jeśli pole nie jest obowiązkowe, nie musisz wpisywać to żadnej treści.

POKAŻ TYLKO, GDY WARTOŚĆ INNEGO POLA - top pole formularz wyświetli się tylko, jeśli w innym polu formularza zostanie wpisana konkretna wartość. W tym polu możesz wybrać do jakiego pola i jakiej jego wartości chcesz się odnieść

Np. jeśli w polu placówka zostanie wybrane "Przedszkole" to pojawi się pole KLASA

Po dodaniu wszystkich potrzebnych Ci pól formularza kliknij przycisk "Dalej" w prawym górnym rogu, aby przejść do zakładki Akcje.

Akcje

Formularz pozwala na dodanie pięciu rodzajów akcji, które mogą zostać wykonane automatycznie po przesłaniu formularza.

1. Dodaj płatnika - dodaje płatnika do systemu przypisując dane z formularza do odpowiednich pól płatnika i wybranych grup.
2. Aktywuj płatników - wysyła płatnikowi link aktywacyjny zaraz po przesłaniu formularza.
3. Wyślij powiadomienie - pozwala wysłać powiadomienie ze wszystkimi danymi z formularza na wybrany adres email lub numer telefonu.
4. Dodaj naliczenie - od razu po przesłaniu formularza tworzy nowemu płatnikowi naliczenie w systemie.
5. Dodaj do planu naliczeń - od razu po przesłaniu formularza dodaje płatnika do utworzonego wcześniej w systemie planu naliczeń.

Dodatkowe funkcje

Po skonfigurowaniu formularza, wybierz:

• Otwórz – zobaczysz jak wygląda przygotowany formularz.
• Kopiuj link – w schowku skopiujesz skrócony link do formularza, który jest gotowy do wysłania użytkownikom.
• Klonuj – utworzysz kopię formularza, którą z łatwością przekształcisz na formularz dla np. innej organizacji.

Szkoły niepubliczne, prywatne i alternatywne, a także edukacja domowa cieszą się w Polsce coraz większą popularnością. Każdy rodzic, pragnąc dla swojego dziecka jak najlepszej edukacji, staje prędzej czy później przed wyborem odpowiedniej placówki. Dylematy te nie kończą się jednak przeważnie na kwestii ideowej czy edukacyjnej – istotnym aspektem dla większości rodziców pozostaje przyziemna kwestia finansów. Wysokość czesnego i innych opłat szkolnych często są warunkiem decydującym dla rodzica. W tym artykule zestawiamy wysokość opłat w edukacji publicznej i prywatnej i piszemy, co warto wiedzieć na ich temat.

Na początku warto zaznaczyć, że terminy szkoła prywatna i szkoła społeczna nie oznaczają tego samego, choć często używane są wymiennie. Obie należą do szerszej grupy szkolnictwa niepublicznego, funkcjonującego poza systemem państwowym. Szkoły prywatne działają na zasadach zbliżonych do przedsiębiorstwa, poza celami edukacyjnymi działają też więc dla zysku. W odróżnieniu od nich szkoły społeczne, zarządzane przez stowarzyszenia, fundacje czy organizacje rodzicielskie nie działają dla zysku, a wszystkie nadwyżki przeznaczają na rozwój placówki. Rodzice mają w nich nieporównywalnie większy wpływ na całość funkcjonowania szkoły, w tym na wysokość czesnego.

Czesne płacone przez rodziców w szkole społecznej zapewnia przeważnie cały szereg usług, w tym:

• realizację podstawy programowej,
• wynagrodzenie kadry nauczycielskiej i pozostałych pracowników szkoły,
• utrzymanie infrastruktury szkolnej,
• materiały edukacyjne dla dzieci,
• zajęcia dodatkowe,
• opiekę świetlicową.

Z kolei wysokość czesnego w takiej szkole zależeć może od szeregu różnych czynników. Istotna będzie lokalizacja placówki – w większym mieście opłata będzie przeważnie wyższa niż małym. Szkoły podstawowe różnią się też opłatami od liceów. Kluczowa jest też specyfikacja placówki i oferta zajęć dodatkowych – szkoły oferujące dodatkowe lekcje sportowe, muzyczne, artystyczne i językowe będą przeważnie droższe. Nie bez wpływu na cenę czesnego jest też ulotne pojęcie reputacji i tradycji szkoły – nie da się jednak ukryć, że szkoły o dłuższej, ugruntowanej tradycji nauczania mogą żądać wyższej ceny. Na wysokość czesnego, zwłaszcza w szkole społecznej, mogą też wpływać rozmaite zniżki, oferowane np. w oparciu o zaangażowanie rodziców, wielodzietność, terminową płatność czy inne czynniki.

Orientacyjna wartość czesnego w szkołach niepublicznych w Polsce waha się w  najczęściej od kilkuset do kilku tysięcy złotych miesięcznie, w szkołach międzynarodowych więcej. Warto pamiętać, że opłaty te często podlegają waloryzacji rocznej i mogą nie być jedynymi wymaganymi przez szkoły płatnościami – dochodzą do nich takie opłaty jak wpisowe, opłaty rekrutacyjne, a także inne, zależne od konkretnej placówki.

Wartością dodaną w szkole niepublicznej często jest oferta zajęć dodatkowych, niekiedy wliczonych w czesne. Z pewnością zajęcia te mogą stanowić konkurencyjny czynnik dla rodzica, który nie musi troszczyć się organizacją dodatkowych aktywności pozaszkolnych dla swoich dzieci, gdyż cała oferta znajduje się w jednym miejscu. Przy wyborze placówki warto sprawdzić jednak, czy koszt zajęć dodatkowych wliczony jest w czesne.

Podsumowując, wybór między szkołą publiczną, społeczną a prywatną jest kwestią połączenia kilku kluczowych czynników, spośród których często najistotniejszym okazuje się wysokość opłat szkolnych. Przy wyborze placówki warto sprawdzić, od czego zależą opłaty, czy przysługują nam zniżki, a także jaka oferta zajęć dodatkowych włączona jest w zakres usług szkoły. Szkoły prywatne i społeczne mogą okazać się ciekawą alternatywą dla tych rodziców, którzy chcą postawić na wszechstronny rozwój swoich dzieci. Przed podjęciem decyzji o wyborze placówki warto odwiedzić kilka z nich, zasięgnąć porady innych rodziców, a także skalkulować wysokość opłat i dostępnych zniżek.

Szkoły alternatywne są dużą częścią edukacyjnego krajobrazu naszego kraju. Od dekady ich ilość względem szkół publicznych nieprzerwanie rośnie. Już w roku szkolnym 2022/2023 co 8 uczeń uczęszczał do szkoły alternatywnej, a tendencja ta tylko wzrasta. W tym artykule staramy się odpowiedzieć na pytanie jak finansowane są takie placówki i czym różnią się w tym od szkół publicznych.

Szkoła publiczna to placówka finansowana z subwencji oświatowej państwa i środków samorządowych. Rodzice dzieci płacą w niej tylko i wyłącznie za zajęcia dodatkowe czy wyżywienie dzieci, nie ponoszą jednak żadnych opłat z tytułu czesnego. W odróżnieniu od niej, szkoła niepubliczna wymaga od rodziców opłaty czesnego, pobierając dodatkowo z budżetu państwa dotację na każdego ucznia, zwykle niższą niż analogiczna subwencja dla szkół publicznych. Finansowanie szkoły niepublicznej nie ma jednak tylko jednego źródła, a opiera się zwykle na kilku podstawowych filarach:

• czesnym płaconym przez rodziców,
• dotacji z budżetu państwa,
• wsparciu fundacji lub stowarzyszenia,
• dobrowolnych darowiznach darczyńców indywidualnych.

W przypadku niektórych placówek do tej listy należałoby dodać: dedykowane projekty unijne, sponsoring lokalnych firm i przychody z wynajmu powierzchni, np. pod zajęcia sportowe.

Status niepubliczny szkół alternatywnych daje dużą swobodę w zarządzaniu placówką i wybranym przez nią modelu edukacji. Wymaga jednak od szkoły zbudowania stabilnego modelu finansowania, który będzie działał skutecznie w oparciu o środki od rodziców i dodatkowe przychody. Podstawowym i najbardziej widocznym źródłem finansowania szkoły alternatywnej, jak już wspomnieliśmy, jest czesne. Jego wysokość wynika z prostej kalkulacji:

To jednak nie koniec. Do tego rachunku szkoła dolicza najczęściej bufor bezpieczeństwa, który zapewni jej płynność finansową przez cały rok, a także w niestandardowych sytuacjach. Częstym rozwiązaniem jest np. pobieranie przez szkołę czesnego przez 12 miesięcy w roku, co pozwala na stałe wypłaty i pokrycie kosztów stałych. Szkoły różnią się też między sobą pod względem zakresu usług objętych pod hasłem czesnego – w niektórych szkołach czesne może obejmować posiłki, dodatkowe zajęcia i inne usługi.

Bardzo dobrym nawykiem w przypadku czesnego jest zawarcie czytelnej umowy z rodzicami przez szkołę. W takie umowie powinna się znaleźć informacja, co jest zawarte w ramach czesnego, co jest kosztem dodatkowym, a także jakie są terminy płatności. Taka przejrzystość zmniejsza frustrację i buduje zaufanie po obu stronach (placówki i rodzica). Kluczowe zapisy w takiej umowie powinny dotyczyć:

• okresu wypowiedzenia umowy,
• zasad zwrotu opłaty wpisowej,
• konsekwencji zaległości w płatnościach,
• indeksacji czesnego,
• przysługujących rodzicom zniżek.

Taka dobrze skonstruowana umowa zabezpieczy interes szkoły i rodziców. Mimo pokusy, często pojawiającej się w edukacji alternatywnej, by “rozluźnić” zasady współpracy z rodzicami, ze strony szkoły istotne jest trzymanie się jasnych reguł finansowych, gdyż ich brak może zakończyć się kryzysem budżetowym, a także napięciami w relacjach z rodzicami.

Inną przydatną praktyką w porządkowaniu finansów szkoły alternatywnej jest gruntowne przemyślenie sposobu ściągania czesnego. W dzisiejszych czasach pomocne okazują się systemy automatyzujące ten proces, które wyręczają szkołę w kwestii pilnowania rodziców z terminami płatności i dostarczają narzędzi uczytelniających sytuację finansową. Automatyzacja procesów płatności przekłada się też na większą ściągalność opłat. System, który poprawia cykliczność opłat czesnego zapewnia szkole stabilność finansową i płynność.

Chcesz uporządkować finanse swojej szkoły? Sprawdź system do płatności, który zrobi to za Ciebie!

Związek Alternatywa w Krajowej Administracji Skarbowej jest dynamicznie rozwijającą się organizacją, do której co miesiąc dołączają dziesiątki nowych członków chcących ubiegać się o lepsze warunki zatrudnienia w sferze budżetowej, ale nie tylko.

Opis sytuacji

Związkowa Alternatywa w KAS zwróciła się do nas z zapytaniem o możliwość opracowania mechanizmu ułatwiającego księgowanie zbiorczych przelewów od poszczególnych Izb Urzędu Skarbowego. W odpowiedzi na tę potrzebę wdrożyliśmy nasz system Pagaspot oraz przygotowaliśmy nową funkcjonalność, która umożliwia rozliczenie dowolnej wielkości wpłat zbiorczych na setki pojedynczych osób przy pomocy kilku kliknięć.

Wyzwania Związku

Rozliczanie wpłat z tytułu składek prowadzone było ręcznie w excelu, co wymagało
pełnoetatowego zaangażowania dwóch osób w proces przenoszenia i identyfikacji wpłat z wyciągu bankowego do excela. Przy wątpliwości związanej z tym czy wszystkie wpłaty od danego członka zostały zaksięgowane, konieczne było ponowne zweryfikowanie wszystkich wpłat na rachunku bankowym z wprowadzonymi do excela. Jednocześnie ponaglenia do osób, które zapomniały o wpłacie wymagało manualnego pisania wiadomości lub dzwonienia do zalegających.

Rozliczanie wpłat u tego Klienta wiązało się z następującymi szczegółami:

1. Wpłaty dzielą się na indywidualne, jak i zbiorcze, dokonywane przez pracodawców (potrącenie z pensji za zgodą pracownika),
2. W ciągu miesiąca jest ich blisko 4 tysiące,
3. Przy tak dużej liczbie członków, regularnie pojawiają się członkowie o tych samych imionach i nazwiskach co wymaga dodatkowej weryfikacji, na kogo powinny zostać rozliczone wpłaty.

Związkowa Alternatywa w KAS poszukiwała rozwiązania, które umożliwi:

1. skrócenie czasu poświęconego na rozliczenie wpłat,
2. wgląd w aktualny stan rozliczeń dla członków,
3. zwiększenie precyzji rozliczeniowej – brak błędów,
4. Poprawę ściągalności i systematyczność wpłat.

“Excel już nie wystarczał, był prymitywny. Pracowałam w urzędzie i wystawiałam upomnienie na zaległości i weryfikowałam czy należne zgadza się z wpłatą - miałam doświadczenie i widziałam, że potrzebujemy czegoś więcej niż excela. Potrzebowałam żeby nie było pomyłek - w excelu łatwo zrobić pomyłkę, a w programie te pomyłki nie występują.”
Iwona Promińska - skarbniczka ZA w KAS

Proces wdrożenia

Związkowa Alternatywa w KAS korzystała z własnego pliku excel, w którym znajdował się rejestr członków wraz z objaśnieniami. Podczas pierwszego spotkania omówiliśmy znaczenie poszczególnych informacji w pliku, tak aby właściwie skonfigurować Pagaspot i wprowadzić dane. Zespół Pagaspot skonfigurował system, wprowadził dane i uzupełnił należności, a następnie umówił się na stacjonarne spotkanie z ZA w KAS w sprawie wdrożenia i szkolenia. W
trakcie spotkania wprowadziliśmy niezbędne poprawki na podstawie uwag skarbniczki. W trakcie wdrożenia jak i pracy ZA w KAS otrzymało indywidualnego konsultanta, który pomógł rozwiązywać wątpliwości. Po trzech miesiącach od wdrożenia, spotkaliśmy się ponownie na żywo by omówić dotychczasową współpracę.

Rozwiązanie

W ciągu zaledwie 2 tygodni udało się skonfigurować, przetestować i wdrożyć system Pagaspot. Zgodnie z założeniami system pozwolił maksymalnie oszczędzić czas skarbniczek m.in. dzięki importowi wyciągów bankowych, który zautomatyzował najbardziej czasochłonną część pracy, czyli – rozliczanie wpłat. Po pierwszej konfiguracji w postaci przyporządkowania wpłat, obecnie po zaciągnięciu wyciągu bankowego, wszystkie wpłaty pojawiają się na liście do rozliczenia.

[na granatowym tle] Pagaspot uczy się rozpoznawania wpłat i po miesiącu automatycznie podpowiada, na kogo rozliczyć wpłatę i na jakie konkretnie składki.

Identyfikacja wpłat, przebiega na podstawie numeru rachunku bankowego osoby wpłacającej, dzięki czemu wyeliminowane zostały pomyłki w rozliczeniach wpłat osób o tych samych imionach i nazwiskach. Dodatkowo, zaimportowane wpłaty można rozliczać w kilka osób, na kilku urządzeniach w tym samym momencie. Jeśli nie zakończymy rozliczania, z łatwością można powrócić do ostatnich nierozliczonych wpłat by dokończyć pracę.

Ponadto wdrożony system Pagaspot umożliwia automatyczną wysyłkę wiadomości o nowej składce do wybranych członków oraz automatyczną wysyłkę ponagleń do zalegających. Dzięki temu członkowie są dobrze poinformowani, a jeśli zapomną o wpłacie składki, Pagaspot zawczasu im przypomni o zaległości. Każde powiadomienie z Pagaspot zawiera link do płatności nie wymagający logowania, który umożliwia w wygodny sposób opłacenie składki za pomocą szybkich płatności.

Członkowie wpłacający samodzielnie mają możliwość zalogowania się na swoje konto i wyświetlenia stanu rozliczeń wraz z możliwością dokonania płatności czy wysłania wiadomości do Związku.

Osiągnięte rezultaty

• Skrócenie czasu potrzebnego na rozliczenia o ok. 90%
• Podgląd aktualnego stanu rozliczeń 24/7
• Redukcja błędów w rozliczeniach o 99%

Efekt

Oszczędność ponad 80 godzin skarbniczki miesięcznie, która dzięki uzyskanym dodatkowym godzinom może zająć się nowymi wyzwaniami. Zarząd zyskał narzędzie, dzięki któremu w dowolnym momencie może sprawdzić stan składkowy w całym Związku.

“Można powiedzieć, że ze 100% czasu na rozliczenia, teraz poświęcamy 10%. Wielka oszczędność.”
Iwona Promińska - skarbniczka ZA w KAS

Dowiedz się jak Pagaspot może usprawnić pracę administracji w Twoim Związku Zawodowym! W trakcie darmowej rozmowy z konsultantem zapytamy Cię o Twoją sytuację i na tej podstawie powiemy Ci czy i w jaki sposób jesteśmy w stanie Ci pomóc. Z tej możliwości skorzystało ponad 170 organizacji korzystających z Pagaspot.

Sprawdzenie zaległości według zadanych kryteriów

Wejdź na ekran płatnicy i kliknij zakładkę Windykacja.

• A - umożliwia wyświetlenie zaległości przez pryzmat konkretnych dzieci / adresów email / numerów telefonów
  Gdy ten sam email jest użyty przy np. 2 płatnikach, zaległość jest sumowana.
• B - umożliwia konfigurację tego ekranu - np. wyświetlenie dodatkowych pól płatnika.
  Lista kolumn ustawiona tutaj, jest niezależna od głównego ekranu "Płatnicy"
• C - pozwala na wybranie kategorii naliczeń, które nas interesują.
  Na liście pozostaną tylko płatnicy którzy mają jakąkolwiek zaległość, w wybranych kategoriach. (np. zostawiając wybrane tylko 'Posiłki' zobaczymy listę osób zalegających w tej kategorii)
• D - określa ile dni, musiało już minąć od terminu zapłaty.
  (np. po wpisaniu 60, system policzy tylko zaległości których termin płatności minął już conajmniej 60 dni temu)
  
  Po kliknięciu na dany wiersz, system pokaże szczegóły płatnika/płatników, oraz listę zaległości.

Wysyłka personalizowanego ponaglenia

Zaznacz płatnika i kliknij Przygotuj ponaglenie

Pagaspot pokaże nam się ekran, na którym przygotowujemy wiadomość:

• A - to podsumowanie wcześniej wybranych płatników i ich zaległości,
• B - pozwala wybrać sposób dostarczenia wiadomości
  (tylko jeśli na poprzednim ekranie wybraliśmy Sortuj według: "Nazwa"),
• C - Baza szablonów wiadomości
  (wspólna dla wszystkich użytkowników)
• D - W Szablonie, można używać specjalnych tagów:
  {SumaZaleglosci}, aby podstawić łączną kwotę zaległości we wszystkich kategoriach naliczeń (bez waluty);
  {Naliczenia:XYZ}, gdzie XYZ jest nazwą kategorii naliczeń, aby podstawić sumę zaległości w konkretnej kategorii (bez waluty). Przykładowo tag {Naliczenia:Czesne} spowoduje podstawienie kwoty zaległości w kategorii Czesne. Do powyższego tagu można dodać „Słownie”:{Naliczenia:XYZ:Słownie}, aby suma zaległości została wyrażona słownie, np. „Sto dwadzieścia trzy złote i czterdzieści dwa grosze”;
  {LiczbaZaleglosci}, aby podstawić liczbę naliczeń, w ramach których płatnik posiada zaległość. Przykładowo jeśli płatnik zalega za Czesne (maj 2026), Czesne (czerwiec 2026) i Obiady (maj 2026), liczba zaległości wynosi 3.
  {LinkDoPlatnosci}, aby wstawić link do płatności (Pagaspot generuje dla każdego płatnika indywidualny link – po jego otwarciu płatnik widzi swoje naliczenia, może je dodać do koszyka i opłacić);
  {Płatnik:XYZ}, gdzie XYZ jest nazwą pola przekopiowaną z Ustawienia → Pola z danymi płatników, aby podstawić dane z dowolnego pola płatnika. Przykładowo tag {Płatnik:Rachunek bankowy} spowoduje podstawienie danych z pola o nazwie „Rachunek bankowy”;
  {Data}, aby wstawić bieżącą datę. Data pojawi się w formacie np. 06 lip 2026
  {Data+X}, gdzie X = 1, 2, 3, 4..., aby wstawić przyszłą datę, np. termin zapłaty. Przykładowo tag {Data+4} w powiadomieniu wysyłanym 6 lip 2026 zostanie zastąpiony datą 10 lip 2026.

• E - Po stworzeniu wiadomości, możemy ją zapisać jako szablon, nadając jej nazwę szablonu.

I oczywiście wysłać guzikiem "Wyślij".

Powiadomienia windykacyjne

Wysłane powiadomienia windykacyjne będą widoczne w historii powiadomień.
W zakładce "Wiadomości" > "Wysłane powiadomienia"

Następnie:

1. Kliknij Zaloguj w prawym górnym rogu ekranu. Otworzy Ci się ekran logowania.
2. Na ekranie logowania wybierz jedną z opcji:

1. Zapomniałem Hasła
   Kliknij w to pole, a pojawi się możliwość wpisania adresu mailowego. Na ten adres Pagaspot wyśle link do ustawienia ponownie hasła. Kliknij w niego, ustal nowe hasło i zaloguj się ponownie tym hasłem.
2. Magic link
   Wypełnij pole z mailem i kliknij Magic Link, Pagaspot wyśle do Ciebie mailowo link, po kliknięciu w niego otworzy Ci się zalogowane konto.
3. Sign in with Google
   Jeśli masz maila w domenie Google, to bezpieczny i wygodny sposób na logowanie, który nie wymaga pamiętania dodatkowego hasła.