Przed utworzeniem formularza

Przed rozpoczęciem tworzenie formularza zastanów się jakie dane chcesz zebrać od płatników i w jaki sposób podzielić ich w systemie. Następnie utwórz odpowiednie w tym celu pola płatników, które będą zbierać dane z formularza oraz grupy, do których będą się przypisywać płatnicy po jego wypełnieniu.

Przygotowanie formularza

Zanim formularz zostanie rozesłany do płatników, powinieneś go utworzyć a następnie skonfigurować, dodając odpowiednie pola.

Dodawanie

Aby utworzyć nowy formularz w systemie wejdź na ekran Ustawień -> Formularze -> kliknij przycisk "+ Dodaj". Następnie nadaj formularzowi nazwę i kliknij przycisk "Dodaj" w prawym dolnym rogu okna dialogowego.

Po utworzeniu formularz pojawi się pod nagłówkiem "Formularze". Kliknij w niego i wybierz opcje konfiguruj. Pozwoli to na dostosowanie jego wyglądu oraz akcji w systemie, które ma generować.

Otworzy ci się okno dialogowe z dwoma zakładkami: Wygląd i Akcje. W pierwszej kolejności będziemy konfigurować zakładkę wygląd.

Wygląd

Kliknij przycisk "+Dodaj" aby rozpocząć konfigurację formularza. Po prawej stronie ekranu wyświetli Ci się formularz edycję pola formularza.

OPIS POLA - nadaje polu nazwę, jest informacją jakie dane osoba wypełniająca powinna tam wprowadzić.

KOD POLA - jest to kod, który będzie potrzebny przy późniejszym dodawaniu akcji. Może być taki sam jak opis pola, jednak nie może zawierać żadnych spacji ani polskich znaków.

TYP POLA - pozwala wybrać jakiego rodzaju jest dostępne do wypełnienia.
Możliwości dostępne po kliknięciu "Typu pola":

• Pole tekstowe – wypełniający formularz będzie mógł wpisać krótką treść
• Długie pole tekstowe
• Pole wyboru – wypełniający będzie mógł zaznaczyć checkbox np. akceptujący regulamin lub przyporządkowujący do odpowiedniej grupy
• Lista rozwijana – wypełniający będzie mógł wybrać jedną z wielu dostępnych opcji z rozwijanej listy
• Tekst statyczny – stosowany by wprowadzić dodatkowy tytuł lub separator

SKRYPT WALIDUJĄCY - umożliwia określenie czy pole musi być obowiązkowo wypełnione, aby formularz mógł zostać wysłany. Jeśli tak, należy wpisać jedną z poniższych reguł w zależności od typu pola. Jeśli nie, można pozostawić to pole puste.

Reguły walidujące:
- dla checkboxów: field == "true" - formularz zostanie przesłany tylko, jeśli okienko checkboxa zostanie zaznaczone.
- dla innych typów pola: string.len(field) > 0 - pole nie może być puste, musi zostać w nim zamieszczona jakaś informacja, aby formularz mógł zostać przesłany.

WIADOMOŚĆ BŁĘDNEJ WALIDACJI - umożliwia wprowadzenie komunikatu, który wyświetli się, gdy osoba wypełniająca nie zaznaczy checkboxa lub nie wypełni pola w oczekiwany sposób. Jeśli pole nie jest obowiązkowe, nie musisz wpisywać to żadnej treści.

POKAŻ TYLKO, GDY WARTOŚĆ INNEGO POLA - top pole formularz wyświetli się tylko, jeśli w innym polu formularza zostanie wpisana konkretna wartość. W tym polu możesz wybrać do jakiego pola i jakiej jego wartości chcesz się odnieść

Np. jeśli w polu placówka zostanie wybrane "Przedszkole" to pojawi się pole KLASA

Po dodaniu wszystkich potrzebnych Ci pól formularza kliknij przycisk "Dalej" w prawym górnym rogu, aby przejść do zakładki Akcje.

Akcje

Formularz pozwala na dodanie pięciu rodzajów akcji, które mogą zostać wykonane automatycznie po przesłaniu formularza.

1. Dodaj płatnika - dodaje płatnika do systemu przypisując dane z formularza do odpowiednich pól płatnika i wybranych grup.
2. Aktywuj płatników - wysyła płatnikowi link aktywacyjny zaraz po przesłaniu formularza.
3. Wyślij powiadomienie - pozwala wysłać powiadomienie ze wszystkimi danymi z formularza na wybrany adres email lub numer telefonu.
4. Dodaj naliczenie - od razu po przesłaniu formularza tworzy nowemu płatnikowi naliczenie w systemie.
5. Dodaj do planu naliczeń - od razu po przesłaniu formularza dodaje płatnika do utworzonego wcześniej w systemie planu naliczeń.

Dodatkowe funkcje

Po skonfigurowaniu formularza, wybierz:

• Otwórz – zobaczysz jak wygląda przygotowany formularz.
• Kopiuj link – w schowku skopiujesz skrócony link do formularza, który jest gotowy do wysłania użytkownikom.
• Klonuj – utworzysz kopię formularza, którą z łatwością przekształcisz na formularz dla np. innej organizacji.

Szkoły alternatywne są dużą częścią edukacyjnego krajobrazu naszego kraju. Od dekady ich ilość względem szkół publicznych nieprzerwanie rośnie. Już w roku szkolnym 2022/2023 co 8 uczeń uczęszczał do szkoły alternatywnej, a tendencja ta tylko wzrasta. W tym artykule staramy się odpowiedzieć na pytanie jak finansowane są takie placówki i czym różnią się w tym od szkół publicznych.

Szkoła publiczna to placówka finansowana z subwencji oświatowej państwa i środków samorządowych. Rodzice dzieci płacą w niej tylko i wyłącznie za zajęcia dodatkowe czy wyżywienie dzieci, nie ponoszą jednak żadnych opłat z tytułu czesnego. W odróżnieniu od niej, szkoła niepubliczna wymaga od rodziców opłaty czesnego, pobierając dodatkowo z budżetu państwa dotację na każdego ucznia, zwykle niższą niż analogiczna subwencja dla szkół publicznych. Finansowanie szkoły niepublicznej nie ma jednak tylko jednego źródła, a opiera się zwykle na kilku podstawowych filarach:

• czesnym płaconym przez rodziców,
• dotacji z budżetu państwa,
• wsparciu fundacji lub stowarzyszenia,
• dobrowolnych darowiznach darczyńców indywidualnych.

W przypadku niektórych placówek do tej listy należałoby dodać: dedykowane projekty unijne, sponsoring lokalnych firm i przychody z wynajmu powierzchni, np. pod zajęcia sportowe.

Status niepubliczny szkół alternatywnych daje dużą swobodę w zarządzaniu placówką i wybranym przez nią modelu edukacji. Wymaga jednak od szkoły zbudowania stabilnego modelu finansowania, który będzie działał skutecznie w oparciu o środki od rodziców i dodatkowe przychody. Podstawowym i najbardziej widocznym źródłem finansowania szkoły alternatywnej, jak już wspomnieliśmy, jest czesne. Jego wysokość wynika z prostej kalkulacji:

To jednak nie koniec. Do tego rachunku szkoła dolicza najczęściej bufor bezpieczeństwa, który zapewni jej płynność finansową przez cały rok, a także w niestandardowych sytuacjach. Częstym rozwiązaniem jest np. pobieranie przez szkołę czesnego przez 12 miesięcy w roku, co pozwala na stałe wypłaty i pokrycie kosztów stałych. Szkoły różnią się też między sobą pod względem zakresu usług objętych pod hasłem czesnego – w niektórych szkołach czesne może obejmować posiłki, dodatkowe zajęcia i inne usługi.

Bardzo dobrym nawykiem w przypadku czesnego jest zawarcie czytelnej umowy z rodzicami przez szkołę. W takie umowie powinna się znaleźć informacja, co jest zawarte w ramach czesnego, co jest kosztem dodatkowym, a także jakie są terminy płatności. Taka przejrzystość zmniejsza frustrację i buduje zaufanie po obu stronach (placówki i rodzica). Kluczowe zapisy w takiej umowie powinny dotyczyć:

• okresu wypowiedzenia umowy,
• zasad zwrotu opłaty wpisowej,
• konsekwencji zaległości w płatnościach,
• indeksacji czesnego,
• przysługujących rodzicom zniżek.

Taka dobrze skonstruowana umowa zabezpieczy interes szkoły i rodziców. Mimo pokusy, często pojawiającej się w edukacji alternatywnej, by “rozluźnić” zasady współpracy z rodzicami, ze strony szkoły istotne jest trzymanie się jasnych reguł finansowych, gdyż ich brak może zakończyć się kryzysem budżetowym, a także napięciami w relacjach z rodzicami.

Inną przydatną praktyką w porządkowaniu finansów szkoły alternatywnej jest gruntowne przemyślenie sposobu ściągania czesnego. W dzisiejszych czasach pomocne okazują się systemy automatyzujące ten proces, które wyręczają szkołę w kwestii pilnowania rodziców z terminami płatności i dostarczają narzędzi uczytelniających sytuację finansową. Automatyzacja procesów płatności przekłada się też na większą ściągalność opłat. System, który poprawia cykliczność opłat czesnego zapewnia szkole stabilność finansową i płynność.

Chcesz uporządkować finanse swojej szkoły? Sprawdź system do płatności, który zrobi to za Ciebie!

Związek Alternatywa w Krajowej Administracji Skarbowej jest dynamicznie rozwijającą się organizacją, do której co miesiąc dołączają dziesiątki nowych członków chcących ubiegać się o lepsze warunki zatrudnienia w sferze budżetowej, ale nie tylko.

Opis sytuacji

Związkowa Alternatywa w KAS zwróciła się do nas z zapytaniem o możliwość opracowania mechanizmu ułatwiającego księgowanie zbiorczych przelewów od poszczególnych Izb Urzędu Skarbowego. W odpowiedzi na tę potrzebę wdrożyliśmy nasz system Pagaspot oraz przygotowaliśmy nową funkcjonalność, która umożliwia rozliczenie dowolnej wielkości wpłat zbiorczych na setki pojedynczych osób przy pomocy kilku kliknięć.

Wyzwania Związku

Rozliczanie wpłat z tytułu składek prowadzone było ręcznie w excelu, co wymagało
pełnoetatowego zaangażowania dwóch osób w proces przenoszenia i identyfikacji wpłat z wyciągu bankowego do excela. Przy wątpliwości związanej z tym czy wszystkie wpłaty od danego członka zostały zaksięgowane, konieczne było ponowne zweryfikowanie wszystkich wpłat na rachunku bankowym z wprowadzonymi do excela. Jednocześnie ponaglenia do osób, które zapomniały o wpłacie wymagało manualnego pisania wiadomości lub dzwonienia do zalegających.

Rozliczanie wpłat u tego Klienta wiązało się z następującymi szczegółami:

1. Wpłaty dzielą się na indywidualne, jak i zbiorcze, dokonywane przez pracodawców (potrącenie z pensji za zgodą pracownika),
2. W ciągu miesiąca jest ich blisko 4 tysiące,
3. Przy tak dużej liczbie członków, regularnie pojawiają się członkowie o tych samych imionach i nazwiskach co wymaga dodatkowej weryfikacji, na kogo powinny zostać rozliczone wpłaty.

Związkowa Alternatywa w KAS poszukiwała rozwiązania, które umożliwi:

1. skrócenie czasu poświęconego na rozliczenie wpłat,
2. wgląd w aktualny stan rozliczeń dla członków,
3. zwiększenie precyzji rozliczeniowej – brak błędów,
4. Poprawę ściągalności i systematyczność wpłat.

“Excel już nie wystarczał, był prymitywny. Pracowałam w urzędzie i wystawiałam upomnienie na zaległości i weryfikowałam czy należne zgadza się z wpłatą - miałam doświadczenie i widziałam, że potrzebujemy czegoś więcej niż excela. Potrzebowałam żeby nie było pomyłek - w excelu łatwo zrobić pomyłkę, a w programie te pomyłki nie występują.”
Iwona Promińska - skarbniczka ZA w KAS

Proces wdrożenia

Związkowa Alternatywa w KAS korzystała z własnego pliku excel, w którym znajdował się rejestr członków wraz z objaśnieniami. Podczas pierwszego spotkania omówiliśmy znaczenie poszczególnych informacji w pliku, tak aby właściwie skonfigurować Pagaspot i wprowadzić dane. Zespół Pagaspot skonfigurował system, wprowadził dane i uzupełnił należności, a następnie umówił się na stacjonarne spotkanie z ZA w KAS w sprawie wdrożenia i szkolenia. W
trakcie spotkania wprowadziliśmy niezbędne poprawki na podstawie uwag skarbniczki. W trakcie wdrożenia jak i pracy ZA w KAS otrzymało indywidualnego konsultanta, który pomógł rozwiązywać wątpliwości. Po trzech miesiącach od wdrożenia, spotkaliśmy się ponownie na żywo by omówić dotychczasową współpracę.

Rozwiązanie

W ciągu zaledwie 2 tygodni udało się skonfigurować, przetestować i wdrożyć system Pagaspot. Zgodnie z założeniami system pozwolił maksymalnie oszczędzić czas skarbniczek m.in. dzięki importowi wyciągów bankowych, który zautomatyzował najbardziej czasochłonną część pracy, czyli – rozliczanie wpłat. Po pierwszej konfiguracji w postaci przyporządkowania wpłat, obecnie po zaciągnięciu wyciągu bankowego, wszystkie wpłaty pojawiają się na liście do rozliczenia.

[na granatowym tle] Pagaspot uczy się rozpoznawania wpłat i po miesiącu automatycznie podpowiada, na kogo rozliczyć wpłatę i na jakie konkretnie składki.

Identyfikacja wpłat, przebiega na podstawie numeru rachunku bankowego osoby wpłacającej, dzięki czemu wyeliminowane zostały pomyłki w rozliczeniach wpłat osób o tych samych imionach i nazwiskach. Dodatkowo, zaimportowane wpłaty można rozliczać w kilka osób, na kilku urządzeniach w tym samym momencie. Jeśli nie zakończymy rozliczania, z łatwością można powrócić do ostatnich nierozliczonych wpłat by dokończyć pracę.

Ponadto wdrożony system Pagaspot umożliwia automatyczną wysyłkę wiadomości o nowej składce do wybranych członków oraz automatyczną wysyłkę ponagleń do zalegających. Dzięki temu członkowie są dobrze poinformowani, a jeśli zapomną o wpłacie składki, Pagaspot zawczasu im przypomni o zaległości. Każde powiadomienie z Pagaspot zawiera link do płatności nie wymagający logowania, który umożliwia w wygodny sposób opłacenie składki za pomocą szybkich płatności.

Członkowie wpłacający samodzielnie mają możliwość zalogowania się na swoje konto i wyświetlenia stanu rozliczeń wraz z możliwością dokonania płatności czy wysłania wiadomości do Związku.

Osiągnięte rezultaty

• Skrócenie czasu potrzebnego na rozliczenia o ok. 90%
• Podgląd aktualnego stanu rozliczeń 24/7
• Redukcja błędów w rozliczeniach o 99%

Efekt

Oszczędność ponad 80 godzin skarbniczki miesięcznie, która dzięki uzyskanym dodatkowym godzinom może zająć się nowymi wyzwaniami. Zarząd zyskał narzędzie, dzięki któremu w dowolnym momencie może sprawdzić stan składkowy w całym Związku.

“Można powiedzieć, że ze 100% czasu na rozliczenia, teraz poświęcamy 10%. Wielka oszczędność.”
Iwona Promińska - skarbniczka ZA w KAS

Dowiedz się jak Pagaspot może usprawnić pracę administracji w Twoim Związku Zawodowym! W trakcie darmowej rozmowy z konsultantem zapytamy Cię o Twoją sytuację i na tej podstawie powiemy Ci czy i w jaki sposób jesteśmy w stanie Ci pomóc. Z tej możliwości skorzystało ponad 170 organizacji korzystających z Pagaspot.

Sprawdzenie zaległości według zadanych kryteriów

Wejdź na ekran płatnicy i kliknij zakładkę Windykacja.

• A - umożliwia wyświetlenie zaległości przez pryzmat konkretnych dzieci / adresów email / numerów telefonów
  Gdy ten sam email jest użyty przy np. 2 płatnikach, zaległość jest sumowana.
• B - umożliwia konfigurację tego ekranu - np. wyświetlenie dodatkowych pól płatnika.
  Lista kolumn ustawiona tutaj, jest niezależna od głównego ekranu "Płatnicy"
• C - pozwala na wybranie kategorii naliczeń, które nas interesują.
  Na liście pozostaną tylko płatnicy którzy mają jakąkolwiek zaległość, w wybranych kategoriach. (np. zostawiając wybrane tylko 'Posiłki' zobaczymy listę osób zalegających w tej kategorii)
• D - określa ile dni, musiało już minąć od terminu zapłaty.
  (np. po wpisaniu 60, system policzy tylko zaległości których termin płatności minął już conajmniej 60 dni temu)
  
  Po kliknięciu na dany wiersz, system pokaże szczegóły płatnika/płatników, oraz listę zaległości.

Wysyłka personalizowanego ponaglenia

Zaznacz płatnika i kliknij Przygotuj ponaglenie

Pagaspot pokaże nam się ekran, na którym przygotowujemy wiadomość:

• A - to podsumowanie wcześniej wybranych płatników i ich zaległości,
• B - pozwala wybrać sposób dostarczenia wiadomości
  (tylko jeśli na poprzednim ekranie wybraliśmy Sortuj według: "Nazwa"),
• C - Baza szablonów wiadomości
  (wspólna dla wszystkich użytkowników)
• D - W Szablonie, można używać specjalnych tagów:
  {SumaZaleglosci},
  {LiczbaZaleglosci},
  {LinkDoPlatnosci},
  Gdzie system podstawi odpowiednie dane w każdej wiadomości
• E - Po stworzeniu wiadomości, możemy ją zapisać jako szablon, nadając jej nazwę szablonu.
  I oczywiście wysłać guzikiem "Wyślij".

Powiadomienia windykacyjne

Wysłane powiadomienia windykacyjne będą widoczne w historii powiadomień.
W zakładce "Wiadomości" > "Wysłane powiadomienia"

Następnie:

1. Kliknij Zaloguj w prawym górnym rogu ekranu. Otworzy Ci się ekran logowania.
2. Na ekranie logowania wybierz jedną z opcji:

1. Zapomniałem Hasła
   Kliknij w to pole, a pojawi się możliwość wpisania adresu mailowego. Na ten adres Pagaspot wyśle link do ustawienia ponownie hasła. Kliknij w niego, ustal nowe hasło i zaloguj się ponownie tym hasłem.
2. Magic link
   Wypełnij pole z mailem i kliknij Magic Link, Pagaspot wyśle do Ciebie mailowo link, po kliknięciu w niego otworzy Ci się zalogowane konto.
3. Sign in with Google
   Jeśli masz maila w domenie Google, to bezpieczny i wygodny sposób na logowanie, który nie wymaga pamiętania dodatkowego hasła.

Szkoły wykorzystują Pagaspot w różnym zakresie, między innymi do zbierania płatności z tytuł czesnego, opłat za zajęcia dodatkowe czy wyżywienie. Jeśli jesteś rodzicem szkolnym i Twoja placówka zapowiedziała wdrożenie Pagaspot, ten artykuł pomoże Ci zorientować się jak działa aplikacja, zanim otrzymasz link do rejestracji.

Dostępne są:

• aplikacja mobilna na AppStore i Google Play
• aplikacja dostępna w przeglądarce

Po zalogowaniu się, na dolnej belce zobaczysz dostępne zakładki. Domyślnie są to:

Pulpit

Na tym ekranie:

• dodasz dzieci do konta
• wyświetlisz płatności do zrealizowania
• wyświetlisz saldo za każde dziecko
• zobaczysz zrealizowane płatności

Wiadomości

Na tym ekranie będziesz mógł/mogła:

• otrzymać wiadomość od szkoły i na nią odpisać
• napisać wiadomość do szkoły w sprawie płatności

Koszyk

Zostaniesz do niego przeniesiony_a po oznaczeniu na pulpicie, które płatności chcesz uregulować.

Uwagi:

• pobrałeś_aś aplikację ale nic w niej nie ma? Sprawdź czy zalogowałeś_aś się mailem, na który dostałeś_aś zaproszenie
• jeśli potrzebujesz pomocy, napisz do szkoły przez wiadomości wewnątrz systemowe lub na maila pomoc@pagaspot.com
• Chcesz zamówić posiłki – w tym artykule zobaczysz jak to zrobić

1. numer rachunku bankowego jest poprawny (Ustawienia -> Naliczenia)
2. jest zaakceptowany przez Pagaspot (Ustawienia -> Naliczenia)
3. bramka płatnicza jest włączona dla kategorii, na którą naliczona jest płatność

4. do naliczenia jest przyporządkowany właściwy numer konta do wpłat

5. W przypadku wykorzystywania indywidualnych rachunków bankowych, upewnij się, czy w polu płatnika podany jest właściwy indywidualny numer rachunku bankowego

Jeśli nie znalazłeś_aś rozwiązania swojego problem, koniecznie napisz do nas na pomoc@pagaspot.com

Chętnie Ci pomożemy!

Podczas przekierowania do banku jesteś zobowiązany do zalogowania się i potwierdzenia transakcji (w aplikacji mobilnej lub rzadziej poprzez kod SMS). W momencie kiedy dokonasz płatności na swoim urządzeniu mobilnym, konieczne jest przełączenie się między oknami, a następnie akceptacja płatności w aplikacji banku. Po zaakceptowaniu transakcji musisz wrócić na stronę internetową bądź do aplikacji gdzie zainicjowałeś_aś płatność (przejście również pomiędzy oknami), wówczas automatycznie zostaniesz wylogowywany z banku. Pojawia się informacja, że zostaniesz automatycznie przeniesiony na stronę sklepu. W tym czasie nie zamykaj strony i odczekaj do końca przekierowania, po którym otrzymasz potwierdzenie przyjęcia płatności do realizacji.

W przypadku gdy zamkniesz okno i nie odczekasz do finalnego przeniesienia na stronę płatności lub stracisz zasięg/połączenie internetowe, system nie zaakceptuje transakcji pomimo ewentualnego zaakceptowania jej przez bank.
Brak poprawnej autoryzacji przerywa cały proces. Jeśli zauważysz problemy związane z wyżej opisaną procedurą, zalecamy:

• kontakt się ze swoim bankiem w celu weryfikacji autoryzacji konkretnej transakcji
• zmianę kanału płatności na inny np. na BLIK.
  

Nie mogę przelać jednorazowo więcej niż 4700 pln

W przypadku prowizji progowej, Unia Europejska narzuca ograniczenie kwoty jednorazowego przelewu, który wynosi 1000 EUR (~4700 pln). Jeżeli masz do zapłacenia opłaty na sumarycznie wyższą kwotę, podziel płatność.

Nie mogę zrealizować płatności

Jeżeli problem występuje przy płatności przez aplikację mobilną, zalecamy próbę zalogowania do Pagaspot w przeglądarce i ponownie płatności w przeglądarce.

Jeśli problem nadal występuje, zalecamy podjęcie próby płatności później.

Chcę sprawdzić status mojej płatności

Sprawdzenie statusu transakcji w Autopay jest możliwe po wejściu w link i wpisaniu numeru transakcji, które powinieneś otrzymać w mailowym potwierdzeniu.

Organizacja nie otrzymała mojej płatności, mimo że zrealizowałem_am przelew przez bramkę

W pierwszym kroku zalecamy sprawdzenie statusu transakcji w Autopay - możliwe po wejściu w link.

W drugim kroku, upewnij się czy Autopay nie zwrócił na Twój rachunek przlewanej kwoty.

Inny problem

Jeśli nie znalazłeś_aś rozwiązania swojego problemu w tym artykule, prześlij nam jego opis na maila pomoc@pagaspot.com. Załącz kluczowe informacje, takie jak numer transakcji, kod z maila potwierdzającego, kiedy została zrealizowana transakcja.

Aby dodać w twojej organizacji nowy katalog, wejdź w sklep -> kliknij "Dodaj katalog" -> uzupełnij formularz.

1. Nazwij katalog
2. Wybierz sposób zamawiania
3. Wybierz kategorię produktów
4. Wskaż właściwą kategorię należności
5. Wskaż numer rachunku bankowego, na który będą spływać wpłaty z tytułu zamówień w tym katalogu
6. Określ czas na opłacenie zamówień złożonych w tym katalogu
7. Kliknij  "Zapisz"

Subskrypcje to mechanizm umożliwiający automatycznie odnawiać zapisy, zamówienia na produkty i usługi. Przykładowo dla zajęć pozalekcyjnych byłoby to automatyczne tworzenie zamówień i tym samym naliczeń za zajęcia pozalekcyjne odbywające się w kolejnym miesiącu, analogicznie w przypadku zamawiania posiłków.

Żeby skonfigurować subskrypcje zwróć uwagę na dwie kwestie:

1. Poprawne skonfigurowanie oferty
2. Włączenie subskrypcji dla konkretnych płatników

Poprawne skonfigurowanie oferty

Wejdź na ekran sklepu, do zakładki oferta. Wybierz pozycję w ofercie i kliknij edytuj. Na dole formularza edycji znajdziesz możliwość włącznia subskrypcji.

• Dzień kiedy doda się zamówienie - wybierz kiedy i o której godzinie Pagaspot ma automatycznie wygenerować subskrypcję i równolegle naliczenie za dany miesiąc
• Ogranicz do kiedy można się zapisać - włącz jeśli chcesz ustalić dzień, do którego płatnicy będą mogli zamówić/się zapisać (przydatne przy zapisach na dłuższy okres np. semestr/rok zajęć)
• Zapisz na obecny miesiąc do dnia - jeśli chcesz by nowe osoby mogły dopisać się do subskrypcji, ustal do kiedy jest to możliwe na aktualny miesiąc (dostępne są następujące opcje: początek miesiąca, koniec miesiąca, dzień zamówienia). W przypadku każdej z nich możesz dodatkowo ustalić godzinę i liczbę dni. Za pomocą tej funkcji możesz umożliwić rodzicowi zapisanie się np. do 7 dnia miesiąca do godziny 12:00 na zajęcia w tym miesiącu

Włączenie subskrypcji dla konkretnych płatników

Wejdź na ekran subskrypcji i kliknij Dodaj subskrypcję

Wybierz z listy:

• po lewej stronie tych, których chcesz dodać do subskrypcji
• po prawej stronie zajęcia, na które chcesz by pagaspot automatycznie generowało naliczenie na kolejny okres

System Pagaspot pozwala organizacji na dodanie uprawnień różnego stopnia. Poniższy artykuł omówi rodzaje oraz funkcje tych uprawnień, a także proces nadawania dostępu nowemu adresowi email.

Rodzaje uprawnień

Administrator organizacji

Nadanie uprawnień administratora organizacji pozwala użytkownikowi na dostęp do wszystkich ekranów systemu, łącznie z ich pełną zawartością. Osoba z takimi uprawnieniami widzi wszystkich płatników, ich naliczenia, wpłaty, wiadomości, zawartość wszystkich katalogów w sklepie, raporty miesięczne z saldami, a także może wprowadzać zmiany w ustawieniach systemu.

Dostęp do wiadomości

Dostęp do wiadomości pozwala użytkownikowi nieposiadającemu pełnych uprawnień na wgląd w wiadomości przesyłanych przez użytkowników, odpowiadanie na nie oraz tworzenie i zamykanie wątków.

Dostęp do płatników

Uprawnienia dotyczące dostępu do płatników pozwalają ograniczyć wgląd użytkownika w płatników tylko do określonych grup. Taki użytkownik nie będzie mógł zobaczyć informacji na temat innych płatników w systemie.

Dostęp do kategorii naliczeń

Tak nadany dostęp wyświetli na ekranie naliczeń informacje dotyczące naliczeń tylko z wybranych przez Nas kategorii np. czesne, obiady, wycieczki itp. W ten sposób system pozwala chronić informację płatników, do których nie każdy użytkownik w systemie powinien mieć dostęp.

Administrator katalogu

Tego typu dostęp pozwala wybrać, do którego z katalogów w sklepie płatnik powinien mieć dostęp. Mogą się tam znaleźć takie pozycje jak: obiady, wycieczki, mundurki itp. System pozwala wybrać katalog, do którego użytkownik ma mieć dostęp, co pozwoli mu zobaczyć zamówienia w katalogu, dodać ofertę czy wygenerować raport z zamówień.

Dostęp do zamówień (wydawka)

Ten rodzaj dostępu pozwala określić, które grupy płatników powinien widzieć użytkownik po kliknięciu w Sklepie ekranu wydawki. Można to ograniczyć do placówek, klas bądź skorzystać z jeszcze innej klasyfikacji w zależności od potrzeb.

Dodawanie uprawnień

Aby nadać uprawnienia nowemu użytkownikowi wejdź na ekran Ustawienia, zakładka Dostępy.

Kliknij Dodaj, wpisz adres mailowy, wybierz rodzaj uprawnień, które chcesz nadać (wybrane opcje zaznaczą się checkboxem lub wyświetlą niebieską czcionką) i potwierdź klikając niebieski przycisk Zapisz.

Konfiguracja tytułu przelewu na postawie danych w polach płatnika

Aby skonfigurować tytuł przelewu wejdź na ekran ustawienia, zakładkę płatnicy.

1. Wybierz pole płatnika, z którego dane powinny się zaciągnąć do tytułu przelewu
2. Po prawej stronie wyświetli się pole ze szczegółami, kliknij "Zaawansowane"
3. Skopiuj kod pola

Wejdź na zakładkę naliczenia, wybierz rachunek bankowy i w polu "Szablon tytułu przelewu" wpisz formułę zawierającą skopiowany kod pola. Jeśli chcesz zawrzeć więcej informacji, możesz po dwukropku ":" wpisać kolejny kod pola. Pamiętaj, że tytuł przelewu ma ograniczoną ilość znaków, w związku z tym nie wszystkie dodatkowe informacje mogą się zmieścić.

Formuła: [clients:kod_pola_1:kod_pola_2]

W tym przypadku: [clients:klasa]  -> przykładowy tytuł przelewu będzie wyglądał tak: "PCA6DPPSASEC Mikołaj Piotrowski:1A"

Gdzie:

• kod na początku jest nadawany automatycznie przez bramkę płatniczą,
• imię i nazwisko płatnika,
• treść z dodanego pola przypisanego do płatnika.

Konfiguracja tytułu przelewu na postawie kodów naliczeń

W przypadku płatności cyklicznych, wejdź na ekran Naliczeń -> Plany naliczeń. Kliknij w dany plan i "Edytuj szczegóły". Wpisz kod, który chcesz by pojawił się w tytule przelewu i zapisz. Zalecamy nadawanie kodów, które zawierają krótką treść.

Po wejściu w naliczenie wygenerowane z planu, w tytule pojawi się kod wraz z okresem, którego dotyczy naliczenie.

W przypadku dodawania pojedynczych naliczeń, wpisz kod ręcznie.

Wejdź na zakładkę naliczenia, wybierz rachunek bankowy i w polu "Szablon tytułu przelewu" wpisz formułę [bill-codes]

W tym przypadku: [clients:klasa][bill-codes] -> przykładowy tytuł przelewu będzie wyglądał tak: "PCA6DPPSASEC Mikołaj Piotrowski:1A CZ/25M04"

W razie pytań, prosimy o kontakt: pomoc@pagaspot.com

Różne płatności w klubie sportowym

To, że funkcjonowanie klubu sportowego opiera się na składkach jego członków – to żadna nowość. Wszystkie aspekty funkcjonowania klubu: od zatrudnienia trenerów, wynajmowanego miejsca, przez stroje, bluzy, gadżety, po zgrupowania i wyjazdy, wymagają terminowych opłat od korzystających z nich zawodników.

Niekiedy kluby decydują się na starania o miejskie dotacje dla swojej działalności. Oczywiście – otrzymanie dotacji może jest ogromnym wsparciem, należy jednak pamiętać, że działalność klubu nie może być oparta jedynie na systemie grantowym, ponieważ klub, niezależnie od wyników konkursów, powinien cały czas funkcjonować sprawnie i dostarczać swoim zawodnikom najlepszą jakość.

Jak więc funkcjonują składki członkowskie w klubie? Większość klubów przyjmuje nowych członków na podstawie wpisowego. To pierwsza opłata wnoszona przez zawodnika lub jego rodziców do klubu. Mimo, że opłata ta jest jednorazowa, warto przy jej okazji dokładnie poinformować rodzica, jak będą wyglądać następne, już regularne płatności. Proces płacenia powinien być regularny i mieć jasno określone zasady, terminy i wysokości składek.

Te regularne płatności, w zależności od charakteru i wielkości klubu sportowego moga wyglądać inaczej. Do typowych składek naliczanych przez klub sportowy możemy zaliczyć: miesięczną lub roczną składkę członkowską, opłaty za indywidualne treningi, opłaty za zawody. Dochodzą do tego opłaty jednorazowe, np. za sprzęt sportowy lub klubowy dres. Większość klubów organizuje również wyjazdy, obozy i zgrupowania – to również przedsięwzięcie, które wymaga sprawnego zebrania opłat. W przypadku takiego wyjazdu klub może posłużyć się specjalnie stworzonym na jego rzecz formularzem, który na podstawie wybranych przez zawodnika opcji naliczy odpowiednią opłatę.

Rozliczenia w klubie - jak to funkcjonuje obecnie?

Obecne funkcjonowanie opłat klubowych w Polsce przebiega zwykle wedle prostego schematu. Małe kluby korzystają z podstawowych narzędzi, takich jak wiadomości mailowe, telefony, umowy, które zobowiązują do regularnych płatności na klubowe konto. Takie płatności zwykle rozliczane są w Excelu przez prezesa klubu, pracownika administracji lub księgowości.

Taki model ma wiele zalet, ale też i kilka wad. Po pierwsze: w małych klubach rozliczeniami zajmuje się zwykle jedna, i tak obciążona obowiązkami osoba. Jej dostępność dla księgowości oraz rodziców czy zawodników jest więc niska. Rodzice nie mają na bieżąco dostępu do informacji o swoich płatnościach i nie dopytują o nie. Dla osoby rozliczającej w klubie taka praca potrafi też być przytłaczająca, windykacja okazuje się niemożliwa ze względu na ograniczenia czasowe. W przypadku potencjalnych błędów obowiązki i zażalenia spadają na jedną, i tak przeciążoną osobę.

Rozwój i wzrost ilości członków to dla klubu sytuacja bardzo pożądana. Należy przygotować się jednak na nowy wyzwania, które mogą się w związku z nią pojawić. Wraz z przyrostem członków, rosną też koszty i zapotrzebowanie na profesjonalną obsługę zawodników. Gdy klub staje się większy, potrzebne stają się narzędzia pozwalające za tym nadążyć. W tym okresie warto zastanowić się nad wdrożeniem ułatwiającego pracę systemu. Więcej o dostępnych na rynku rozwiązaniach przeczytasz w dalszej części artykułu.

Terminowe płatności i jak je wyegzekwować

A dlaczego regularnie wpływające składki członkowskie są dla klubu tak ważne? Przede wszystkim dlatego, że są podstawą jego sprawnego funkcjonowania, zapewniają zabezpieczenie dla wynagrodzeń, najmu obiektu, inwestycji, wyjazdów. Z perspektywy zarządzania klubem są więc kwestią kluczową.

Z perspektywy rodziców i zawodników terminowość jest równie ważna. Składki płacone na czas pozwalają zachować płynność finansową i nie powodują nawarstwiających się zaległości, które mogą być trudne do opłacenia przy dużej kumulacji. Do tego – badania wskazują, że wysokość zadłużenia ma istotny wpływ na postrzeganą zdolność do jego spłaty. W przypadku dużej zaległości następuje więc efekt psychologicznej bariery u dłużnika, który jest niekorzystny dla obu stron. Rodzice, którzy nie płacą regularnie, będą niechętnie odpowiadać na ponaglające komunikaty o konieczności zapłaty.

Dla dziecka taka sytuacja też może być bardzo przykra. Niekiedy kluby decydują się na rozwiązania ponaglające rodziców, które odbijają się właśnie na nim – dziecko z nieopłaconą składką nie zostaje wpuszczane na treningi, co stawia je w niezręcznej sytuacji względem rówieśników. O ile rozwiązanie to może sprawdzać się w przypadku młodszych dzieci, o tyle przy starszych rocznikach jest już trudne do egzekwowania, gdyż nie wiadomo, kto właściwie ma zapłacić – rodzic czy dziecko?

Opłaty a komunikacja z rodzicami i zawodnikami

Prawda o składkach klubowych jest również taka, że ich wysokość nie zmienia się bardzo często, przeważnie jej waloryzacja następuje raz do roku. Tak naprawdę raz umówioną składkę rodzic może płacić miesiącami, jest to więc proces, który w łatwy sposób można zautomatyzować. Comiesięczne informacje o składkach, wysyłane np. mailowo przez pracownika klubu nie są potrzebne, gdyż ich wysokość się nie zmienia. To, co jest jednak potrzebne, to regularne, automatyczne przypomnienia do rodziców o stałej składce, którzy dzięki nim mogą wyrobić w sobie nawyk regularnego płacenia. Kluczowa jest też umiejętność informowania rodziców o waloryzacji. Jeśli zastanawiasz się jak to zrobić sprawnie, skutecznie i kulturalnie – sprawdź możliwości, jakie daje system do płatności lub skontaktuj się z nami, chętnie podpowiemy jak to zrobić.

Klub sportowy przeważnie nie ma czasu na generowanie regularnych przypomnień, ta praca może być również nudna i frustrująca. Pomocne w tym okazują się automatyzujące narzędzia, systemy naliczające i rozliczające składki, które przypominają rodzicom o płatnościach. Taki system może być naprawdę dużym odciążeniem dla małych, większych jak i rozwijających się klubów, zdejmuje z zarządzających nimi dbanie o ściągalność i obowiązek przypominania rodzicom o temacie finansów. Komunikacja z rodzicami w temacie opłat, często niezręczna, zostaje przejęta przez uniwersalny system, który wysyła neutralne w swojej treści komunikaty.

Aplikacje do zarządzania płatnościami

Zalet aplikacji zarządzających opłatami jest więcej. Płatności online są bezpieczniejsze i łatwiejsze do monitorowania od wciąż obecnej w naszej przestrzeni płatniczej gotówki. System to przejrzystość – dostęp do niego ma zarówno pracownik klubowy jak i rodzice i zawodnicy, o każdej porze. Procesy wspomagające regularne płatności automatyzują się, a komunikacja z rodzicami staje się sprawniejsza.

Systemy przypominające o płatnościach działają precyzyjnie. Komunikaty wysyłane do rodziców i zawodników są zindywidualizowane, zawierają informację o konkretnej opłacie, terminie zapłaty i dodatkowo posiadają link do płatności, który nie wymaga logowania. Czyni to sytuację klarowną dla każdej ze stron.

Warto znać również dodatkowe możliwości takich systemów. Dla przykładu: zbieranie środków na kilka różnych rachunków bankowych nie stanowi dla narzędzia żadnego problemu. Płatności ratalne za obozy i zgrupowania, zmieniające się i indywidualne kwoty do zapłacenia, rozkładane na kilka transz to również żaden problem. W przypadku chęci płatności z góry za pomocą jednego przelewu generuje w systemie automatyczne rozliczenie całości. Rozwiązania te sprawdzą się więc dla różnych typów rodziców, o różnych przyzwyczajeniach i możliwościach finansowych. Dla wszystkich – automatyzujące narzędzie jest wygodniejsze.

Na koniec należy dodać, że wdrożenie takiego narzędzia jest proste i nie zajmuje klubowi dużo czasu. Wdrożenie zajmie maksymalnie 2 godziny, a w przypadku problemów i wątpliwości konsultant pozostaje zawsze do dyspozycji. Opanowanie obszaru płatności i należyte ułożenie procesów jest warte poświęcenia czasu na wdrożenie, a benefity płynące z załatwienia sprawy przewyższą koszty czasowe.

Zainteresowały Cię możliwości systemowego rozwiązania problemu? Umów się z nami na bezpłatne spotkanie i konsultacje.

Fundacja Sternik Poznań prowadzi 4 szkoły, na każdym poziomie – od przedszkola, aż po liceum. Każdego roku uczęszcza do nich prawie 450 uczniów i uczennic.

Opis sytuacji

Szkoły Sternika rozliczają się z rodzicami na podstawie wystawionych na początku miesiąca not finansowych. Spośród naliczeń, które mogą znaleźć się na notach są: czesne, zajęcia dodatkowe, wycieczki, wpisowe, legitymacje, świetlica, transport do szkoły i inne. Przed wprowadzeniem Pagaspot, każda placówka prowadziła własną ewidencję opłat za zajęcia dodatkowe w excelu i przesyłała ją do księgowej, która na tej podstawie ręcznie wystawiała noty.

Przygotowanie not było czasochłonne i składało się z następujących kroków:

1. Przygotowanie danych przez każdą z czterech placówek,
2. Przesłanie danych do księgowości,
3. Ręczne wprowadzenie danych do systemu księgowego i wygenerowanie dokumentów,
4. Przekazanie rodzicom wygenerowanych dokumentów mailowo lub poprzez ręczne wprowadzenie ich do wewnętrznego systemu, do którego dostęp mają rodzice.

Proces ten zajmował 2-3 dni robocze. W międzyczasie przypadało wiele cyklicznych zobowiązań, które wymagały reakcji.

Noty generowane są 5 dnia miesiąca, natomiast do 10 dnia miesiąca księgowość musi przygotować listę płac oraz zrealizować wypłaty. Po wygenerowaniu not, rodzice w newralgicznym momencie między 5 a 10 dniem miesiąca przesyłali zapytania z prośbą o wyjaśnienia poszczególnych pozycji opłat – co miesiąc takich pytań było około 30-40. Wymagało to zaangażowania dodatkowej osoby do pomocy.

Wyzwania

Kluczowym wymaganiem z perspektywy szkół Sternika w Poznaniu było znalezienie rozwiązania, które usprawni pracę, pozwoli zaoszczędzić czas, umożliwi pozbycie się niepotrzebnej manualnej pracy i zwiększy przejrzystości rozliczeń z perspektywy szkoły i rodziców. Konieczność usprawnienia dotyczyła przede wszystkim rozliczeń opłat związanych z systematycznie odbywającymi się wycieczkami czy wyprawkami. Za każdym razem gdy pojawiała się wycieczka, konieczne było uzgodnienie z każdą ze szkół listy jadących dzieci, na tej podstawie księgowość wyszukiwała poszczególnych kontrahentów w programie księgowym, ręcznie wystawiała noty i przekazywała je do rodziców. Księgowość musiała generować noty w 100% ręcznie. W przypadku 3-osobowej rodziny oznaczało to wystawienie noty z 3 pozycjami, a jeśli dzieci uczęszczają do różnych placówek, konieczne było wygenerowanie 3 oddzielnych not dla każdego dziecka. Ten proces zajmował 3-4 dni robocze.

Obawy

W świetle utrwalonego modelu rozliczeniowego obawą było to, czy właściwym rozwiązaniem jest realizowanie przez rodziców wpłat za wszystkie dzieci na jedno konto bankowego (nie zaś na oddzielne konta poszczególnych placówek jak to odbywało się przed wdrożeniem).

Proces wdrożenia

Pierwszym krokiem do rozpoczęcia działań było przygotowanie prezentacji w oparciu o aktualną sytuację działań szkoły. Ważne było, aby zarząd i księgowość zobaczyła na własnym przykładzie jak Pagaspot przyśpiesza i ułatwia rozliczenia.

W pierwszej kolejności odbyliśmy rozmowę telefoniczną z księgowością, w trakcie której posłuchaliśmy o sposobach dotychczasowej pracy z finansami szkół. Zadaliśmy pytania, które pozwoliły zespołowi Pagaspot skonfigurować system, tak by w trakcie prezentacji w jak największym stopniu odpowiadał aktualnej sytuacji klienta. Zarząd wraz z dyrekcją mieli możliwość zobaczenia systemu odpowiadającego realiom szkoły, co pozwoliło na łatwe zrozumienie jego działania. Dzięki temu pojawiające się pytania dotyczyły istotnych szczegółów, nie zaś podstaw działania systemu.

Po kilku dniach od prezentacji podpisaliśmy umowę i rozpoczęliśmy proces wdrożenia. Na tym etapie zespół Pagaspot przekazał rozpisany plan wdrożenia, który stał się punktem odniesienia dla obu stron w trakcie prac i przygotowań do oficjalnego wdrożenia. Szkołą Sternika otrzymała również indywidualnego konsultanta, który pomógł wdrożyć system i się z niego przeszkolić.

Zaledwie dzień później przekazaliśmy uzupełniony danymi, gotowy do wdrożenia system, a niedługo później – z początkiem kolejnego miesiąca pomyślnie zostały wysłane pierwsze noty.

Rozwiązanie

Wdrożyliśmy Pagaspot, który kompleksowo odpowiada na postawione wyzwania.

1. Naliczenia z tytułu czesnego zostały ustalone raz i przez wskazany okres są generowane automatycznie,
2. Szkoły przygotowują dane o naliczeniach w ustalonym formacie w pliku Excel, a następnie przesyłają je do księgowości, która importuje pliki do Pagaspot wprowadzając w ten sposób skomplikowane naliczenia agregujące wiele typów naliczeń w różnych kwotach, często dla tych samych osób,
3. Środki wpłacane są na jedno konto, a następnie dzięki łatwym do pozyskania informacjom z systemu, rozdzielane są na rachunki właściwych szkół.

Obecnie wprowadzenie naliczeń zajmuje około 10 minut. Kolejnym krokiem jest wygenerowanie not, które zajmuje około 5 minut. Ostatnim etapem jest wysyłka powiadomienia z podsumowaniem naliczeń, linkiem do szybkiej płatności i notami w załącznikach. W sytuacji gdy po wygenerowaniu not nastąpi pomyłka w naliczeniu, wystarczy zmodyfikować kwotę naliczenia i wygenerować korektę do noty.

Po naliczeniu system automatycznie wysyła do rodziców personalizowane powiadomienia z szczegółowymi wyliczeniami i linkiem do płatności, który nie wymaga logowania się do aplikacji.

“Pagaspot dało mi oszczędność czasu, która przy wykonywaniu wielu czynności pozwoliła mi wyrobić się “w swoim czasie”. W biurze jest jedna osoba, która dokonuje rozliczeń i co miesiąc, w okresie do 10 dnia miesiąca, nie wiedziała, w co włożyć ręce – tyle było pracy i spraw do ogarnięcia, a dodatkowo rodzice zasypywali nas mailami. Dzięki wdrożeniu Pagaspot pracę mogę wykonać znacznie szybciej, a osoby dotychczas dodatkowo zaangażowane wykonują inne obowiązki, których w szkołach jest wiele. Dzięki Pagaspot praca idzie znacznie sprawniej. Bardzo nam to ułatwiło!“
Magdalena Gosk - księgowa w szkoła Sternika w Poznaniu

Osiągnięte rezultaty

• Poprawa ściągalności o ~20%
• Zmniejszenie liczby zapytań o rozliczenia ze strony rodziców o 92.5%
• Zaoszczędzone 5 dni pełnoetatowej pracy księgowej

Efekt

W błyskawicznym tempie od momentu przekazania danych system był gotowy do pracy. Wraz z wprowadzeniem Pagaspot, rodzice zyskali przejrzystość rozliczeń ze szkołą. W dowolnym momencie każdy rodzic może otworzyć aplikację mobilną i wyświetlić saldo lub szczegółowo sprawdzić stan swoich rozliczeń oraz je opłacić dzięki szybkim przelewem dostępnym w Pagaspot.

Księgowość zyskała dodatkowe 5 dni, które pozwoliły wykonywać pracę dokładniej, bez stresu i konieczności angażowania dodatkowych osób w proces generowania naliczeń. Wyjaśnianie ewentualnych zgłoszeń. Ograniczona do minimum została też manualna praca. Szkoła zyskała narzędzie, które umożliwia szybkie wdrożenie nowej osoby w proces rozliczania co zabezpiecza szkołę w sytuacji choroby pracowników.

“Pagaspot usystematyzowało pracę – pozwala krok po kroku osiągnąć rezultat w postaci dodania naliczeń i wysłania not. Zmniejszyła się o ponad 90% liczba korespondencji z rodzicami w sprawie wyjaśnienia rozliczeń. Oszczędność czasu, oszczędność czasu i jeszcze raz oszczędność czasu.”
Magdalena Gosk - księgowa w szkoła Sternika w Poznaniu

Jeśli któraś z kwestii poruszonych w tym case study jest Ci bliska, bądź borykasz się z innymi wyzwaniami – napisz do nas! Skontaktujemy się żeby omówić Twoją sytuację i znaleźć rozwiązanie.